DECRETO 2609 DE 2012

DECRETO 2609 DE 2012

1. Articulo 8. INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS PARA LA GESTION DOCUMENTAL. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivisticos: a- El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) b- La Tabla de Retención Documental (TRD) c- El Programa de Gestión Documental (PGD) d-Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) e- El Inventario Documental. f- Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. g- Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. h- Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. i- Tablas de control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

2. Articulo 9. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. L a gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles debe comprender como mínimo los siguientes procesos: a- Planeación. b- Producción. c- Gestión y tramite. d- Organización. e- Transferencia. d- Disposición de documentos. e- Transferencia. f- Disposición de documentos. g- Preservación a largo plazo. h- Valoración.

3. Articulo 6. COMPONENTES DE LA POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL. Las entidades públicas deben formular una politica de gestión de documentos constituida por los siguientes componentes: a- marco conceptual claro para la gestión de la información fisica y electrónica de las entidades públicas. b- Conjunto de estandares para la gestión de la informacón en cualquier

   • c- Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información , independiente de su soporte y medio de creación. d- Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e- La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las area de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

4. Articulo 5. principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios: a. planeación. b- eficiencia. c- economia. d- control y seguimiento.e- las entidades deberan implementar mecanismos que garanticen que los documentos estan disponible cuando se requiera para las personas autorizadas consultarlo. f- los documentos son evidencia de las actuaciones de la administracion y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados publicos.

   • g- Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. h- Agrupación. i- Vinculo archivistico. j- protección del medio ambiente. k- Autoevaluación. l- Coordinación y acceso. m- Cultura y archivistica. n- Modernización
   • o- Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información. p- Orientación al cuidadado. q- Neutralidad tecnologica. r- Protección de la información y datos.

5. Articulo 2 Tipos de información. Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas , sus dependencias y servidores públicos y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes al a funcion de dicha entidad o que haya sido delegados por esta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan y que se conservan en:

   • a-Documentos de archivo ( fisico y electrónico),b- archivos institucionales ( fisicos y electrónicos), c- sistemas de información corporativos, d- sistemas de trabajo colaborativo, e- sistemas de administración y documentos, f- sistema de mensajeria electrónica,
   • g- portales, internet, y extranet, h- sistemas de base de datos, i- disco duro, servidores, discos o medios portables, j- sintas o medios de video y audio (an{alogo o digital), cintas y medios de soporte, k- uso de tecnologias en l nube

6. Articulo 3. Responsabilidad de la gestión de documentos. la cual esta asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto , es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicarl as normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y las respectivas entidades p{ublicas.

7. Articulo 1. Ambito de aplicacion el presente decreto comprende a la administracion publiica en sus diferentes niveles: nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indigenas y demas entidades que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley general de archivos)

8. Articulo 7. ETAPAS DE LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS. Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado se deben tener en cuenta las siguientes etapas: a- Creación b- Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad tecnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. c. Difusión. d- Administración.

9. Articulo 18. PRESERVACION DE DOCUMENTOS EN AMBIENTES ELECTRONICOS. En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten asi como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos.

10. Articulo 23. CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO. Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características: a- Contenido estable. b- Forma documental Fija. c- Vínculo archivístico. d- Equivalente Funcional.

    • Paragrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el MInisterio de las Tecnologías de la información y las Comunicaciones definirán las excepciones aplicables a este artículo cuando por razones de obsolescencia tecnológica no sea posible garantizarlas sin afectar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos.

11. Articulo 16. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita. a- Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. b- Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD) c- Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

    • d- Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. e- Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones documentales en series y subseries. f- Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadania y de la propia entidad cuando sean requeridos. g- Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en series y subseries a largo plazo independientemente de los procedimientos tecnilógicos utilizados para su creación.

12. Artículo 24. REQUISITOS PARA LA PRESUNCIÓN DE AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo su presunción de autenticidad.

    • a- Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, los nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento , transferencia y disposición. b- Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología. c-Desde el el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado.
    • d- Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado. e- Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad. e- Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad. f- Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos. g- Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida y en el transcurso del tiempo.

13. Artículo 29. REQUISITOS PARA LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta ademas los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la conservación

    • a- El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización. b- Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades de la organización y el valor que las normas procesales le otorguen a cada formato. c- El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. d- Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales.
    • e- Asegurr que los componentes de los documentos electrónicos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación. f- La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsables del archivo de la misma. g- Teniendo en cuenta que el documento electr{onico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación, se debe asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena de conservación. h- Proteger la información y los datos personales de confirmidad con lo señalado en la Ley 1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012.

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