Microsoft Access

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1. Conceptos Preliminares

   • •Consulta
     • Son preguntas acerca de los datos en su base de datos. Los datos fuente pueden provenir de una o varias tablas. La consulta reúne la información solicitada y responde en la Hoja de Respuestas Dinámica. No almacenan la información en un fichero.
   • •Tabla
     • Colección de datos acerca de un tema en particular. Los datos de la tabla se representan en formato tabular en columnas (campos) y filas (registros).
   • •Formulario
     •  Introducir, cambiar, ver los registros de una base de datos utilizando un diseño personalizado.
     •  Al abrir un formulario, se recuperan los registros deseados de las tablas, y los presenta de acuerdo al diseño. Los formularios se diseñan sobre TABLAS o VISTAS (CONSULTAS).
   • •Macro
     • Lista de acciones conjunta que deseamos que efectúe Microsoft Access.
   • •Sistema de Gestión de Base de Datos
     • Sistema que almacena y recupera información de la base de datos.
   • •Base de Datos
     • Conjunto de datos interrelacionados sobre un tema o propósito particular.
   • •Módulo
     • Objeto de Microsoft Access que contiene procedimientos escritos en Access Basic.
   • •Informe
     • Se utiliza para presentar los datos de la mejor forma posible en una página impresa, para agrupar registros y mostrar totales y subtotales. Los datos los recogen de TABLAS o VISTAS.

2. Tablas

   • Elementos de una Tabla
     • •Nombre de campo: El nombre de los campos puede estar formado por un máximo de 64 caracteres (letras, números, espacios en blanco o caracteres especiales). Es conveniente que los nombres sean significativos.
     • • Tipos de datos: Hace referencia al contenido y características de la información que contiene el campo. Los tipos de datos más utilizados en ACCESS son los que aparecen en la siguiente tabla:
   • CLAVE PRINCIPAL
     • La clave principal de una tabla es un campo o campos que identifican de forma única cada registro de la tabla. Es útil para:  Localizar rápidamente registros determinados  Combinar información de varias tablas La clave principal NO PUEDE TENER VALORES NULOS NI VALORES DUPLICADOS.

3. Consultas

   • CREACIÓN DE CONSULTAS
     • Posibilidades del cuadro de diálogo Nueva Consulta son:  Vista Diseño: Permite crear la consulta paso a paso en una ventana de diseño.  Utilizando el Asistente: Se activa el Asistente para Consultas que permite crear consultas de selección de forma sencilla.  Asistente para Consultas de Referencias Cruzadas: Permite crear una consulta particular cuyo resultado es la creación de una tabla con tres campos: uno como cabecera de columnas, otro como cabecera de filas y el tercero para mostrar una función  Asistente para Consultas de Buscar Duplicados: En este caso el asistente ayuda a crear una consulta para buscar datos duplicados en un campo determinado  Asistente para Consultas de Buscar No-Coincidentes: Permite crear una consulta para buscar los registros que no tengan relación con otros pertenecientes a tablas que estén relacionadas.
   • Expresiones lógicas con AND y OR
     • Para que una expresión que incluye el operador AND sea cierta se deben cumplir TODAS las condiciones de la expresión que incluye el AND. Para que una expresión que incluye el operador OR sea cierta se debe cumplir AL MENOS UNA de las condiciones de la expresión que incluye el OR.
   • Cuadrícula QBE
     • Permite establecer las condiciones o criterios de la consulta. Se compone de varias filas en las que se especifican los campos a consultar, las tablas de procedencia de dichos campos, los CRITERIOS que deben cumplir los campos o cualquier otra condición de búsqueda. La cuadrícula QBE se corresponde con la siguiente figura:

4. Formularios

   • TIPOS DE FORMULARIOS
     • Los formularios se pueden crear utilizando básicamente 3 métodos: • Mediante un Autoformulario que genera un formulario sencillo a partir de un orígen de filas (por ejemplo una tabla) y un diseño en columnas, u hoja de datos. • A través de Asistentes para Formularios que diseñan un formulario con un formato estándar de forma rápida. El Asistente pregunta por el origen de los registros, los campos, el diseño y el formato que se quiere y crea un formulario basado en esas respuestas. • Desde la Vista Diseño se pueden crear formularios sin asistente, es decir, se parte de cero y se pueden personalizar todos los aspectos.

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