PROTOCOLO

PROTOCOLO

1. Conjunto de operações visando o controle dos documentos que AINDA TRAMITAM no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação, garantindo assim, o acesso à informação

   • Só ocorre na fase corrente no documento
   • Recebimento, registro, distribuição e movimentação

2. RECEBIMENTO

   • Documentos que são recebidos pela instituição (por pessoas, malotes ou correspondência); que entram na instituição ou que são produzidos pela própria instituição, para que sejam formalizados

3. REGISTRO

   • É a etapa de identificação e cadastro dos dados básicos do documento no sistema de controle. é por ele que efetuamos buscas p/ localizar o documento quando precisamos de informações. feito por um sistema manual ou informatizados (origem, espécie, assunto, interessado, etc).

4. AUTUAÇÃO

   • Início ou abertura que transforma documentos entregues no protocolo em processos. É realizada a inserção de capas, numeração de paginas, atribuição de nº de controle, as folhas rubricadas, etc.
     • Dossie: Unidade de arquivamento constituida de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto) PROCESSO: Unidade de arquivamento e documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial 
     • PROCESSO: É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. 
     • AUTUAÇÃO E/OU FORMAÇÃO DE PROCESSO - É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. 
     • Anexação de processo:
       • É um documento utilizado para registrar a juntada de um processo a outro em caráter definitivo.
       • É juntada, em CARÁTER DEFINITIVO, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o n° do processo mais antigo
     • Apensação de processo:
       • DESAPENSAÇÃO: É um documento utilizado para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados. 
       • DESENTRANHAMENTO: É um documento utilizado para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo de forma definitiva, mediante justificativa, quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado .
       • DESMENBRAMENTO: consite na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, PARA A FORMAÇÃO DE UM NOVO PROCESSO. 
       • DILIGÊNCIA: É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. 
       • ENCERRAMENTO OU ARQUIVAMENTO: guarda do documentos, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento.
       • É juntada, em CARÁTER TEMPORÁRIO, com objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência
     • Um processo poderá ser encerrado quando: for deferido ou indeferido; pela expressa renuncia ou desistência do interessado; por decisão motivada de autoridade competente.

5. CLASSIFICAÇÃO

   • Procedimento que buscará classificar/separar o documento em um dos códigos existentes no plano de classificação da instituição. Separa por assunto e por área.
     • Determina sobre qual assunto o documento trata e decidir qual o destino que o documento deve tomar.
     • Documentos que chegarem em envelopes devem ser abertos para que sejam classificados
     • Documentos que vem lacrados com um carimbo escrito sigiloso não serão abertos e nem classificados, são apenas recebidos, registrados e encaminhados
     • Documentos particulares são recebidos, e encaminhados ao interessado

6. EXPEDIÇÃO

   • Envio de documento para OUTRO ORGÃO, EXTERNO a estrutura da instituição
     • é exclusivo do protocolo

7. DISTRIBUIÇÃO

   • REMESSA de documentos para as unidades responsáveis DENTRO da estrutura da PROPRIA instituição
     •  É a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nele tratada. 
     • é a passagem de um setor para o outro, de responsabilidade do proprio setor de trabalho, Essa transferencia é feita, normalmente por meio de guia de encaminhamento

8. DESCLASSIFICAÇÃO

   • Significa retirar os graus de sigilo e a restrição de acesso, tornando um documentos ostensivo ou ordinário

9. RECLASSIFICAÇÃO

   • Alteração de um código atribuido na classificação

10. CONTROLE E MOVIMENTAÇÃO

    • Identificação dos setores por onde tramitam os documentos, permitindo sua recuperação, caso necessário, bem como a identificação de eventuais atrasos na tramitção. Faz-se o controle de fluxo documental desde a entrada/criação do documento na instituição, traçando/registrando todo percurso do documento.

11. O terno "protocolo" significa: Livro de registro da correspondência of icial de uma empresa ou instituição.

    • §2º As atividades de protocolo são aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos, independentemente do suporte

12. 1° Protocolo

    • DILIGÊNCIA
      • É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. 
    • DESPACHO
      • Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não. 
    • DESAPENSAÇÃO
      • É a separação física de processos apensados.
    • DESMEMBRAMENTO
      • – É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e instruções específicas do órgão interessado. 

13. O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos: -Recebimento e classificação; -Registro e movimentação

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