Instrumentos Administrativos

Instrumentos Administrativos

1. OFICIO

   • Es un instrumento oficial por medio del cual se puede solicitan o rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones etc.
     • Los elementos que conforma el oficio son: Numero de oficio y referencia Lugar y fecha. Destinatario. Identificación de título y cargo a quienes se dirige el oficio. Vocativo. Contenido o cuerpo del oficio, Despedida Firma, sello y cargo de quien envía. Copia para el archivo.

2. NOTA OFICIAL (Nota común)

   • Una nota oficial es un escrito que realizas de manera formal cuando necesitas dirigirte a una entidad para algún propósito específico (hacer alguna solicitud, quejarte, agradecer).
     • Los elementos que conforma son:1. Lugar y fecha 2. El nombre, título y puesto de la persona a la que la estás dirigiendo. 3. Saludo de bienvenida (apelativo). Seguido de dos puntos. 4. Primer párrafo con la idea principal del motivo de la nota. 5. Segundo párrafo con el complemento de la petición principal. 6. Tercer párrafo (opcional) que señale los beneficios de la petición. 7. Mencionar si se está anexando algún papel, comprobantes, etc. 8. Despedida que indique qué sigue a partir de la carta. 9. Firma y datos para la localización.

3. INFORME

   • Es un documento que se utiliza para dar a conocer el resultado de una revisión, investigación o estudio de un asunto. El texto del documento lleva capítulos, apartados, conceptos específicos o simplemente el nombre de cada información que se esté efectuando.
     • Partes de un Informe 1. Un título. 2. Una introducción. 3. Una exposición (esta puede estar dividida en capítulos y apartados, o simplemente señalarse los puntos más importantes) 4. Una o varias conclusiones. (Dependerá del tema o asunto del cual se elabore el informe).

4. MEMORÁNDUM O MEMORANDO

   • Es un instrumento donde se anotan las actividades que deben hacerse en determinada ocasión o día. Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos, con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos. Su redacción se caracteriza por ser breve, desprovista de frases de cortesía, se utiliza dentro de la misma dependencia, una característica es que no lleva saludo, despedida, ni firma, únicamente se anotan las iniciales de quien lo envía, ya sea después de su nombre, en el encabezamiento o en el punto final.
     • Clases o tipos: 1. Breve 2. Extenso, llamado también Memo
       • Los elementos que conforman un memorándum son: 1. Destinatario 2. Remitente 3. Asunto 4. Fecha

5. FORMULARIO

   • Los formularios sirven para recoger ciertos datos de un individuo, tales como el nombre completo, la edad, la dirección, el grado de instrucción, entre otros. La intención es registrar información específica de una persona. ... Los formularios pueden ser tanto físicos como digitales.

6. ACTA

   • Es un documento histórico que tiene como finalidad dejar constancia de hechos ocurridos considerados de suma importancia, para que formen parte de la memoria de una institución y para dar constancia de que el hecho ocurrió.
     • Elementos que lo conforman: 1. Introducción o encabezamiento: 2. Cláusulas, puntos o cuerpo del Acta 3. Cierre o finalización: 4. Firmas de quienes intervienen:
       • Clases o tipos de Actas: 1. De inicio de labores 2. De fin de ciclo 3. De evaluaciones 4. De toma de posesión 5. De entrega del cargo 6. De revalidación de establecimientos Educativos. 7. De visitas oculares 8. De constitución de OPF´s 9. Por cualquier reunión que a juicio de los participantes o autoridades deba suscribirse un documento con estas características.

7. CONOCIMIENTOS

   • Es una constancia que se suscribe en un libro específico, previamente autorizado por una autoridad competente, relacionado a la recepción y entrega de bienes y documentos o notificaciones de información al personal docente, padres de familia, autoridades, entre otros.
     • Partes o elementos: 1. Número de orden: Correlativo incluyendo el año 2. Contenido: Descripción de lo que se quiere hacer constar, indicando los nombres de las personas que intervienen (quién entrega y quién recibe). 3. Lugar y fecha (también puede ir al inicio) 4. Firma de las personas que intervinieron.
       • Características: 1. Poco formales 2. El cuerpo o desarrollo del conocimiento es corto, un párrafo o dos a lo sumo.

8. CIRCULAR

   • Definición: 1. Orden que una autoridad superior dirige a sus subordinados. 2. Carta dirigida a varias o diversas personas para notificarles algo. 3. Correspondencia que difunde información de interés colectivo. 4. Disposición de rango inferior dentro de la jerarquía normativa, por debajo de la Ley, el Decreto y la orden o Acuerdo Ministerial que regula aspectos organizativos o internos de una materia.
     • Partes o elementos: 1. Encabezado con la palabra CIRCULAR y a la par el número correlativo. 2. Lugar y fecha. 3. Indicación de destinatarios, o sea las personas que deben enterarse y acatar su contenido. 4. Texto con el asunto o contenido. 5. Firma y sello de la autoridad que la extiende (en original, para constancia de su autenticidad).
       • Características: 1. Su función es recordar o informar sobre decisiones, medidas, fecha de sesiones o entrega de documentos, entre otras cosas. 2. Tiene por objeto el mejor cumplimiento de las leyes o de los preceptos reglamentarios. 3. La circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente. 4. Su redacción debe ser sencilla, clara y breve; debe ser redactada de manera que la persona o personas que la lean la entiendan. 5. Utilizar frases y párrafos cortos. 6. Utilizar papel con el logotipo o membrete de la empresa o dependencia que la expide. 7. Para finalizarla hay que agradecer la atención prestada. 8. Se utiliza para brindar información colectiva.

9. EXPEDIENTE:

   • Conjunto de documentos relacionados con el asunto administrativo, en el cual constan las gestiones hechas por los interesados, investigaciones, consultas y lo resuelto por las autoridades competentes.
     • Partes o elementos: Los elementos de un expediente, varían según la naturaleza o razón de ser de la institución a donde se entregará el mismo, generalmente cada oficina implementa un formulario específico o formato para que el (la) interesado (a) presente su expediente.
       • Características: 1. Generalmente, el conjunto de papeles o documentos que forman un expediente, se ordenan en un folder, carpeta o sobre. 2. La mayoría de veces, se conforman de acuerdo a la situación específica, es decir, que quien solicita el expediente pedirá los documentos en el orden que le interese o de su prioridad. 3. Así mismo, la persona, institución u organización demandante, especificará los documentos que le interesen.
         • Clases o tipos Expediente administrativo: Conjunto de antecedentes y documentos relativos a un asunto. Es el medio o recurso que se realiza a través de diversos trámites para resolver o superar ciertas situaciones. En estos expedientes deben constar las certificaciones de las actas que fraccionen las autoridades, directores, Supervisores educativos y de las resoluciones del Ministerio de Educación.

Imagens e arquivos do mapa