ACUERDO 42 DE 2002

ACUERDO 42 DE 2002

1. Artículo 1º. Objeto

   • Criterios para la organización de los archivos de gestión
     • en las entidades del Estado
       • en sus diferentes niveles de la organización administrativa
         • territorial
           • entidades privadas que cumplen funciones públicas

2. La organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas

   • Artículo 3º
     • Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas
       • Las unidades administrativas y funcionales deben:
         • velar por la conformación
           • organización
             • preservación
               • control de los archivos de gestión
         • teniendo en cuenta los principios de procedencia
           • orden original
             • el ciclo vital de los documentos
               • la normatividad archivística
   • Artículo 4º
     • Criterios para la organización de archivos de gestión
       • La organización de los archivos debe basarse en la Tabla de Retención Documental
       • La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
       • Los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. Forma fisica
         • la fecha más antigua será el primer documento
         • la fecha más reciente se encontrará al final
       • Los documentos que integran las unidades D, estarán debidamente foliados
       • Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular para que permita su ubicación y recuperación
       • Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental
       • Las cajas para la transferencia se identificarán así
         • Código de la dependencia
         • fondo
         • sección
         • legajos
         • identificados con su número respectivo
         • identificados con el número que le corresponda
         • número consecutivo de caja
         • número de expedientes extremos
         • fechas extremas
   • Artículo 5º.
     • Consulta de documentos
       • deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos
         • Si desean que se le expidan copias o fotocopias, deberán ser autorizadas por el jefe
           • se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución
   • Artículo 6º.
     • Préstamo de documentos para trámites internos.
       • si desea trasladar un expediente la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo
         • identificación completa del expediente
           • número total de folios
             • nombre y cargo de quien retira el expediente
               • término perentorio para su devolución.

3. Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.

   • Las entidades deberán organizar
     • sus archivos de gestión de conformidad
       • Tablas de Retención Documenta

4. Artículo 7º

   • Inventario documental.
     • Las entidades de la A. P. adoptarán el Formato Unico de I. D, junto con su instructivo.
       • Instructivo Formato Único de Inventario Documental
         • 1. Entidad remitente.
         • 2. Entidad productora
         • 3. Unidad administrativa
         • 4. Oficina productora
         • 5. Objeto
         • 6. Hoja número
         • 7. Registro de entrada
         • 8. Número de orden
         • 9. Código.
         • 10. Nombre de las series
         • 11. Fechas extremas
         • 12. Unidad de conservación.
         • 13. Número de folios
         • 14. Soporte
         • 15. Frecuencia de consulta
         • 16. Notas
         • 17. Elaborado por
         • 18. Entregado por.
         • 19. Recibido por.

5. Artículo 8.

   • El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

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