Comunicación y documentación del proyecto - created from Mind Map

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¿Cómo dice usted que representa una diferencia?

Comunicación oral La comunicación oral puede ser cara a cara o por vía telefónica. Puede ser mediante el correo de voz o las conferencias de video. La información se puede dar a conocer en una forma más exacta y oportuna a través de la comunicación oral. La cual proporciona un foro para discusión, aclaración, comprensión y retroalimentación immediata.

Comunicaciónn escrita Es frecuente que la comunicación personal por escrito se realice mediante memorándums internos al equipo del proyectos y cartas externas al cliente u otras personas no pertenecientes a la empresa como es el caso de los subcontratistas. Los memorándums y las cartas se pueden transmitir en papel o a través del correo electrónico (email) o por "software" de grupo.

Tipos de reuniones del proyecto Los tres tipos más comunes son: - Reuniones para revisión de la situación. - Reuniones para solucionar problemas. - Reuniones para revisión del diseño técnico.

REUNIONES PARA REVISION DE LA SITUACION Por lo general, la reunión para la revisión de la situación del proyecto la dirige la solicita el gerente del proyecto; normalmente incluye a todo el equipo o por de él, además del cliente y10 la alta dirección del equipo.

RELINIONES PARA SOLUCION DE PROBLEMAS Cuando un miembro individual del equipo del proyecto identifica un problema o posible contratiempo, debe solicitar de inmediato una reunión para la solución de problemas con las personas apropiadas, no esperar una reunión futura para revisión de la situación. El identificar y resolver los problemas tan pronto como sea posible es crítico para el éxito del proyecto.

REUNIONES PARA REVISIÓN DEL DISENO TECNICO Los proyectos que incluyen una fase de diseño, como lo es un sistema de información, probablemente requieran de una o más reuniones de revisión del diseño técnico para asegurar que el cliente esté de acuerdo o apruebe el enfoque del diseño desarrollado por el contratista del proyecto.

Reuniones efectivas Antes, durante y después de una reunión, la persona que convoca o dirige la reunión puede llevar a cabo varios pasos para asegurar que ésta sea efectiva. - Determinar si la reunión es realmente necesaria. - Determinar el propósito de la reunión. - Determinar quiénes necesitan participar en la reunión. - Distribuir una agenda con mucha anticipación a la reunión. - Preparar ayudas visuales o materiales a entregar. - Hacer los arreglos para el salón de la reunión.

Durante la reunión - Comenzar la reunión a tiempo. - Nombrar a un encargado de tomar notas. - Revisar el propósito de la reunión y la agenda. - Facilitar -no dominar- la reunión. - Resumir los resultados de la reunión. - Evitar que se exceda el tiempo programado para la reunión. - Evaluar el proceso de la reunión.

Después de la reunión Publicar los resultados de la reunión dentro de las 24 horas posteriores a la misma. El documento de resumen debe ser conciso y si es posible constará de sólo una página. Debe confirmar las decisiones que se tomaron y relacionar las partidas de acción, incluyendo quién es el responsable, la fecha estimada de terminación y las partidas esperadas a entregar. También puede relacionar quiénes asistieron y quiénes estuvieron ausentes.

Realización de la presentación Espere un poco de nerviosismo; todos los oradores lo experimentan Conozca las primeras dos o tres frases de su presentación. Hable con la audiencia, no a ella. Hable con claridad y seguridad. Utilice los movimientos apropiados que ayuden a presentar un punto. No se pare frente a sus ayudas visuales. Cree interés en su presentación. Manténgase en los puntos clave de su bosquejo.

Tipos de informes de proyectos Los dos tipos más comunes de informes de proyectos son: - Informes de avances. Informe final.

- Las discusiones con numerosas personas triunfadoras han confirmado que las habilidades de comunicación son cruciales para el éxito. - La comunicación oral, la comunicación escrita y las habilidades para escuchar con frecuencia representan la diferencia entre la persona muy exitosa y la que no lo es.

- La comunicación se realiza entre el equipo del proyecto y el cliente, entre los miembros del equipo y entre éste y su alta dirección. - La comunicación puede incluir dos personas o un grupo de personas. Puede ser oral o escrita. Puede ser cara a cara o incluyendo algún medio, como el teléfono, el correo verbal, el correo electrónico, cartas, memorándums, conferencias por video o "software" (programas) de grupo. - La comunicación personal efectiva y frecuente es crucial para mantener en movimiento el proyecto, identificar posibles problemas, solicitar sugerencias para mejorar el desempeño del proyecto, conocer por anticipado si el cliente está satisfecho evitar sopresas.

Preparación para la presentación Determinar el propósito de la presentación. Conocer la audiencia. Hacer un bosquejo de la presentación. Usar un lenguaje sencillo que comprenda la audiencia. Preparar notas o un bosquejo final que utilizará o que usará como referencia durante su presentación. Preparar ayudas visuales y probarlas. Hacer copias de los materiales que se entregarán. Solicitar el equipo audiovisual con mucha anticipación. Entrar al salón de la presentación cuando aún esté vacío o no esté siendo usado, para tener una idea de su ambiente.

INFORMES DE AVANCES Es importante recordar que un informe de avances no es un informe de actividades. No confunda la actividad o la diligencia con el avance p el logro. El cliente está interesado en particular en los logros del proyecto -qué avances ,e han hecho hacia el logro del objetivo del proyecto-, en lugar de en qué actividades, estuvo ocupado el equipo.

INFORME FINAL Por lo general, el informe final del proyecto es un resumen del proyecto. No es una acumulación de los informes de avances, ni tampoco una historia paso a paso de lo que ocurrió durante el proyecto.

Preparación de informes útiles El tomar en consideración las pautas siguientes al preparar informes del proyecto ayudará a asegurar su utilidad y valor para quienes los reciben. Además de los informes del proyecto, el equipo del contratista o el cliente pueden crear otros muchos documentos durante el proyecto.