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Archivo General

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• Legenda: Gestión Documental: el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
• Gestión Documental
• En los dos Archivos existe una semejanza debido a que la gestión documental se basa en elaborar y procesar Archivos ademas de tener prioridad su conservación final.

acceso y consulta de documentos

• Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
• información que contienen
• similitudes
• En el Archivo General en las dos existe una similitud dado que en ambos, Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos, también deben solicitar una petición para tener acceso siempre que dichos documentos tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
• Diferencias
• el proceso de petición del decreto 1080 de 2015 es mas especifico y debe llevarse a cabo tal cual esta escrito.
• *El número de solicitudes recibidas. *El número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución.
• *El tiempo de respuesta a cada solicitud.
• * El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.
• *El informe sobre solicitudes de acceso a información estará a disposición del público en los términos establecidos en el artículo 4° del presente decreto.

Procesos de Gestión Documental

• Procesos Archivísticos
• Establece que la gestión
• de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos
• diferencia entre procesos Archivísticos ----->
• en la ley 594 de 2000
• La Gestión Documental tiene un proceso Archivístico donde comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Estos son seis(6) procesos
• en el decreto 1080 de 2015
• la gestión documental tiene tiene un proceso archivístico mas extenso procediendo a la planeación,, producción, Gestión y tramite, organización, transferencia, disposición de documento. Preservación a largo plazo, valoración. Estos son ocho (8) procesos.

Producción

• existe una semejanza debido a que los dos están destinadas al estudio los documentos en la forma de
• producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para trámite,
• proceso en que actúa y los resultados esperados.

Tramite de Documentos

• Similitud
• *En ambos se hace un peticiones respetuosas a las
• autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.
• Diferencia
• En el decreto 1080 del 2015 se debe hacer un registro , la vinculación a
• un trámite. y en la ley 594 de 2000 se debe hacer
• Confrontación y diligencia miento de planilla de control y ruta del trámite.
• Identificación del trámite.
• Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
• Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

organización de documentos

• en los dos hay similitudes debido a que los dos clasifican los documentos para su organización entre los cuales se destacan
• *Identificación de unidades administrativas y funcionales.
• * Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
• * Conformación de series y subseries documentales.
• * Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de
• los documentos de apoyo.
• *Control en el tratamiento y organización de los documentos.
• La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes,
• valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas
• de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su
• consulta, transferencia o disposición final
• * Elaboración de inventarios documentales.
• *Organización y entrega de transferencias documentales.
• * Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.

Disposición de Documentos

• Ambos son similares debido a que realizan la Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a
• su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en
• las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
• 1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,
• es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan
• sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad
• productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
• * Recepción de transferencias secundarias. *Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. * Conservación y preservación de los documentos.
• 2. Eliminación de documentos: * Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. * Valoración avalada por el Comité de Archivo. * Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.
• 3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de
• retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de
• escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación
• permanente (GRGA).
• *Aplicación de método elegido. * Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.

conservacion y preservación a largo plazo

• Similitud
• Que ambos tienen como prioridad la conservación y preservación de documento a largo plazo
• Diferencia
• En el decreto 1080 de 2015 existe una organización o Conjunto de operaciones técnicas para declarar documento en
• sistema gestión documental, clarificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
• describirlo adecuadamente.
• En la ley 594 de 2000 existe un Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar
• la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Valoración

• Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
• final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
• A través de un proceso
• ARCHIVO CENTRAL
• “En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de
• la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
• vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley
• 594 de 2000.
• En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión
• Documental:
• *Organización, * Consulta, * Conservación y Disposición final de documentos.
• ARCHIVO HISTÓRICO
• “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
• conservación permanente”. Ley 594 de 2000.
• En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión
• Documental:
• *Organización, *Consulta, * Conservación y Disposición final de documentos.