Arquivo Escolar

Conceito

É o conjunto de documentos produzidos e recebidos pela escola em decorrência de exercício de suas atividades. O objetivo é preservar a memória de todos os documentos que passam pela escola.

Obs.:

- O arquivo escolar poderá ser organizado por ordem alfabética por curso, turma e turno, para facilitar o controle e manuseio;

- Documentos definitivos garantem indefinidamente a autenticidade dos estudos dos alunos referentes à vida escolar, sendo históricos escolares, fichas individuais, atas de resultados finais etc.;

- Arquivo físico é o arquivamento de qualquer documento da escrituração, emitido pela escola ou recebido de outras escola;

- Arquivo informatizado é o arquivamento, no qual se utiliza HD externo, CD-ROOM ou outra forma por meio eletrônico ou algo parecido;

- A responsabilidade dos arquivos é do secretário escolar da escola, sob a supervisão do diretor.

 

Tipos de arquivos

 

   Arquivo ativo / arquivo de movimento

Documentos e livros sobre escrituração ou consultas frequentes, em especial, documentos escolares dos alunos com cadastro ativo na escola.

   Arquivo passivo / arquivo permanente

É de caráter definitivo, da qual constam documentos e livros cuja escrituração foi concluída e que as informações, inalienáveis e imprescritíveis, devem ser preservadas, em especial, os documentos escolares dos alunos que não mais pertencem ao cadastro ativo da escola.

 

Procedimento de retorno de estudantes

Quando ocorrer retorno de estudante à escola, deve retirar a pasta individual do arquivo passivo ou permanente, efetivando o registro para controle interno da secretaria, na movimentação da pasta e retornando ao local de origem, ou seja, ao arquivo ativo ou de movimento.

 

Cuidados com o arquivo

Deve ter no arquivo ou fazer com o arquivo:

- Um aparelho de ar adequado para a sala;

- Limpeza na sala;

- Para limpar os documentos, deve-se utilizar escova e aspiração manual com equipamento adequado;

- Deve-se ter a preocupação de zelar sempre pela organização do arquivo após a consulta.

 

Arquivamento informatizado

Os pendrives ou outras formas eletrônicas de arquivamento devem ser armazenados, sendo uma para uso corrente da escola e outra guardada como cópia de segurança em lugar protegido, a critério da escola e sob sua responsabilidade, ressalvando-se que faz necessária atualização permanente das vias.

 

Incineração de documentos escolares e prazos de permanência dos documentos na escola

1) A eliminação deverá ser feita por meio de incineração ou fragmentação mecânica.

2) Antes da eliminação os documentos devem ser registrados em listagem própria da escola, que deverá ser arquivada, da qual devem constar:

- A identificação da escola;

- Número de ordem dos documentos listados;

- Identificação, data e assunto dos documentos;

- Observação complementares, se for o caso;

- Rodapé com local e data, nome, cargo e assinatura dos responsáveis pela eliminação.

3) O diretor, o secretário escolar e mais um funcionário do corpo técnico da escola são responsáveis pela eliminação de documentos, esses devem previamente avaliar os documentos a serem eliminados, observando a natureza e a temporalidade dos documentos.

4) Documentos que podem ser eliminados após 5 anos:

- Diário de classe;

- Exames finais;

- Atestado;

- Horários;

- Calendários;

- Editais;

- Outros documentos que não possuem dados e informações de valor atual.

5) Não podem ser eliminados documentos referentes a:

- Vida escolar do aluno;

- Livros de atas de reuniões;

- Frequência dos funcionários;

- Atas de resultados finais;

- Outros que a escola entende que devam ser preservados.