PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Programa de Gestión Documental – PGD es el instrumento archivístico que le permite a una entidad formular y documentar a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación.

Aspectos a tener

en cuenta

Formulación del Programa de Gestión Documental

Sujetos obligatorios

1. Entidades

Públicas

2. Lo órganos, organismos y entidades estatales in- dependientes o autónomos y de control

3. Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública

4. Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública

5. Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos

6. Las entidades que administren instituciones para- fiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público.

Política de gestión documental

Las entidades públicas deberán formular una política de gestión documental constituida por los componentes descritos en el Artículo No. 6 del Decreto 2609 de 2012, ajustada a la normativa que regula la entidad, alineada con el Plan Estratégico, el Plan de Acción y el Plan Institucional de Archivos – PINAR, y deberá estar documentada e informada a todo nivel.

Beneficios del PGD

Administrar la información plasmada en documentos para agregar valor a la gestión del conocimiento de la entidad.

Proporcionar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones de la entidad.

prestar adecuados servicios de archivo

Facilitar el acceso y disposición al PÚBLICO de a información, en los términos de la ley de transparencia y acceso a la información pública Nacional.

Salvaguardar la memoria de la entidad y si preservación a largo plazo.

Contribuir a gobierno abierto en términos de almacenamiento, exposición y diálogo de la información

Prerrequisitos para la elaboración del PGD

Designar la responsabilidad de la administración y el control de la gestión documental en la entidad al área o dependencia correspondiente, acorde con el Artículo No. 10 de la Ley 594 de 2000

Conformar un equipo de profesionales de diferentes disciplinas para lograr armonizar el PGD con los demás sistemas de gestión de la entidad

Conformar la instancia asesora ante la alta dirección de la entidad, en materia archivística y de gestión documental; en virtud del reconocimiento otorgado para el desarrollo de sus funciones y procesos.

Definir estrategias de gestión del cambio, competencia de uso de medios tecnológicos, y de confianza con el sistema de gestión documental

Elaborar, aprobar, publicar e implementar los instrumentos archivísticos: Cuadros de Clasificación Documental -CCD y Tablas de Retención Documental – TRD.

¿Con quiénes interactúa el área de archivo para la elaboración del PGD?

Elaboración y publicación del PGD

1. En coordinación con las áreas de planeación, tecnologías, gestión de calidad y control interno o quien haga sus veces, iniciar la elaboración del PGD.

2. Diseñar el PGD bajo una metodología de formulación de proyectos.

3. Presentar el PGD para su aprobación ante el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo (entidades del orden nacional) o Comité Interno de Archivo (entidades del orden territorial).

4. Tener en cuenta la estructura definida en el anexo del Decreto 2609 de 2012.

5.Con ocasión de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública Nacional”, los sujetos obligados deberán adoptar el Programa de Gestión Documental, en los términos establecidos por dicha ley y demás disposiciones reglamentarias.

Carátula:

Es necesario incluir

Cuerpo y contenido:

Es necesario incluir

Título, Nombre de la entidad, Fecha de aprobación, Fecha de vigencia, Instancia de aprobación, Denominación de la autoridad archivística institucional (dependencia), Versión del documento, Responsables de su elaboración, Fecha de publicación.

Introducción, Alcance, Público al cual va dirigido, deben existir algunos Requerimientos para el desarrollo del PGD, Normativos, Económicos, Administrativos, Tecnológicos, Gestión del cambio

Aspectos generales

Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental.

1. Se denominan planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración.

2. Están incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración señaladas en el Artículo No. 7 del mismo.

3. Se fundamentan especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica y orientación al ciudadano, entre otros.

4. Se caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultánea.

5. Requieren ser desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad y contexto.

Fases de implementación del Programa de Gestión Documental -PGD

1. Fase de elaboración.

2. Fase de ejecución y puesta en marcha.

3. Fase de seguimiento.

4. Fase de mejora.

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Programas Específicos

Los Programas Específicos tienen como propósito orientar a las entidades que lo requieran, en aspectos especiales relacionados con el tratamiento de los tipos de información y documentos físicos y electrónicos, así como los sistemas, medios y controles asociados a su gestión.

Cada entidad podrá adoptar los programas señalados a continuación o aquellos que considere, de acuerdo con sus propias necesidades o requerimientos. Es importante establecer un marco metodológico para la elaboración de los programas y que incluyan como mínimo: propósito, objetivos, justificación, alcance, beneficios, lineamientos, metodología, recursos, cronograma, responsables, entre otros.

Armonización con Planes y Sistemas de Gestión de la Entidad

En el marco de la política de eficiencia administrativa, la gestión documental está dirigida a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, así como optimizar el uso de recursos; se articula con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Inversión, el Plan de Acción Anual, el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR y con los demás modelos y sistemas de la entidad

Elementos del Programa de Gestión Documental