Mapa conceptual HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

HERRAMIENTAS DEL CONTROL DE GESTIÓN

Las cuales son:

BCS

ERP

Los objetivos y metas, son puestos a prueba a través de indicadores que medirán el desempeño de la organización en el cumplimiento de iniciativas y proyectos programados.

El BSC, Balanced Scorecard o Cuadro de mando integral, es una metodología estratégica para el logro de los objetivos y metas organizacionales. Estos se representan en una estructura coherente y dinámica dentro de la estrategia del negocio.

Paso 1: Definir la estrategia empresarial.

La función básica del Balanced Scorecard es la de traducir metas y estrategias, que muchas veces parecen etéreas, en indicadores palpables y totalmente comprensibles para cada miembro de la organización. Para realizar esta tarea de traducción se deben conocer y entender a profundidad tanto metas como estrategias, su verdadera dimensión e implicaciones.

Por ejemplo, si dentro del plan estratégico se plantea “mejorar el clima laboral” como una de sus metas destacadas, entonces habrá de comprenderse en qué consiste el clima laboral para ser capaces de crear una serie de indicadores que permitan conseguirlo, además de saber qué medir, cómo medirlo y cuándo hacerlo.

TABLERO DE COMANDO

¿Qué es?

¿Cómo se hace?

Paso 2: Establecer objetivos a largo, medio y corto plazo.

Paso 3: Dibujar el Balanced Scorecard.

Paso 4: Asignar responsabilidades y propietarios de objetivo.

Paso 5: Establecer los sistemas de medición e indicadores.

Paso 6: Revisar periódicamente y comprobar el grado de consecución.

Paso 7: Aplicar procesos sistemáticos de mejora continua.

¿Para qué sirve?

Ventajas

Desventajas

Obtener mayor control y visión de la operatividad en cada departamento.

Vincular los objetivos organizacionales y las iniciativas.

Adoptar modelos flexibles e interactivos de gestión, congruentes con las necesidades del mercado.

Incorporar perspectivas alineadas a las necesidades de los clientes, procesos de negocio u operaciones internas.

Determinar cómo las acciones influyen en otras áreas para realizar correlaciones.

Permitir un proceso de comunicación entre el liderazgo, puestos intermedios y subordinados para transmitir los objetivos y resultados de forma objetiva.

Tener una visión clara y transparente de la realidad empresarial en tiempo real a través de indicadores.

Puede parecer una metodología muy rígida, ya sea porque la cultura o la manera en que se toman decisiones no se ajusta a la estructura lógica que le da el cuadro de mando integral.

Requiere un fuerte patrocinio por parte de los líderes para tener éxito.

La estrategia no se puede copiar a partir de ejemplos.

Existe una cantidad de información que puede ser abrumadora.

Puede ser muy difícil mantener a todos en la misma página

También se puede utilizar para:

Vincular los objetivos estratégicos con los objetivos a largo plazo y los presupuestos anuales.

Alinear los objetivos personales y departamentales con la estrategia.

Comunicar la estrategia a toda la organización.

Clarificar la estrategia y conseguir el consenso sobre ella.

Identificar y alinear las iniciativas estratégicas.

Realizar revisiones estratégicas periódicas y sistemáticas.

¿Qué es?

Un ERP es un software que permite a las empresas controlar todos los flujos de información que se generan en cada ámbito de la organización. Sus siglas en inglés representan Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de recursos empresariales en español.

El objetivo de los sistemas ERP es integrar los departamentos. Donde antes teníamos un programa especializado para cada uno, ahora, podemos asegurar la existencia de una única base de datos centralizada donde se gestione la información en tiempo real y con eficiencia.

¿Para qué sirve?

¿Cómo se hace?

Ventajas

Desventajas

Ayudar a una empresa en sus tareas de administración y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos. Gracias a ello podemos obtener datos en tiempo real, mejorar tareas de back office, controlar flujos de trabajo y minimizar errores. Una empresa que ya sabe qué es un ERP y que dispone de él, sin duda está en ventaja respecto a sus competidores que no utilicen uno. Esta será capaz de automatizar sus procesos administrativos, tendrá un mayor control sobre lo que hace y podrá utilizar la información de forma eficiente. Ya no se trata de resolver problemas, sino de adelantarse a ellos y evitar que aparezcan.

La planificación de recursos empresariales suele ser tediosa, pero con un software ERP puede llegar a ser automática. Por ejemplo, cuando se habla de llevar la contabilidad, el usuario solo tendrá que preocuparse por conseguir ventas. Del resto (crear facturas y contabilizar gastos) se encargará el programa.

¿Qué es?

Paso 1: La planeación.

Se determinarán los recursos del proyecto, tanto técnicos como humanos. Además, se definirán todas las actividades de las que consta el proyecto con sus respectivas fechas de inicio y fin.

Paso 2: Consultoría y entendimiento de negocio

En este punto los consultores de negocio realizan un análisis de las funcionalidades que necesita tu empresa y, que, por lo tanto, deberán ser implantadas en el ERP. El servicio de consultoría se realiza antes, durante y después de la implantación del ERP.

Paso 3 : Configuración y parametrización

Se realiza la instalación del hardware y software en base al diseño de la solución creada en la etapa anterior. Además, esta fase deberá ser la indicada para llevar a cabo pruebas de lo configurado, así como pruebas de cualquier desarrollo o integración con otros sistemas que se haya requerido.

Paso 4: Migración de datos

La calidad de los datos a migrar y las distintas codificaciones del sistema anterior exigen un esfuerzo para poder identificar correctamente el origen de cada dato, depurarlos e insertarlos en la nueva base de datos del ERP.

Paso 5: Formación del personal

La razón clave para el programa de formación de los usuarios que utilicen el ERP es garantizar que se sientan cómodos con el sistema, así como aumentar su experiencia y su conocimiento.

Paso 6: Puesta en marcha

Durante esta etapa, se realiza la puesta en marcha del ERP y el soporte a los usuarios.

Paso 7: Control y seguimiento del proyecto

El objetivo de esta etapa es llevar un control del proyecto con respecto al cumplimiento de planificación, retrasos, análisis, pendientes y mitigación de riesgos, además de toda actividad que apoye a un control de calidad de la implementación.

Mejora la toma de decisiones

Eliminar duplicidades

Sistema modular

Flexibilidad y adaptabilidad

Integración de clientes y proveedores

Mantener la seguridad

Automatización de actividades

Actualizaciones

Capacitación para el personal

Costos iniciales

¿Cómo se hace?

Ventajas

2. Establecer el objetivo: ¿Cuál es la meta de tener un tablero de control ? ¿Cuáles son las preguntas que debería responder este tablero con la información que se presentará ? De esta manera podemos definir el por qué de nuestro tablero.

1. Conocer la audiencia: un punto muy importante en el trabajo con tableros de control es saber a quién van dirigidos, pues no es lo mismo presentar información a niveles directivos que a niveles operativos.

El tablero de control es una herramienta gerencial que tiene por objetivo principal presentar el estado actual de uno o varios elementos de la medición (indicadores, planes, estrategias, iniciativas) de la gestión de una compañía, bien sea a nivel global o por cada una de sus áreas o procesos.

3. Definir las métricas: escoger cuáles métricas agregar, las que presenten relevancia en las áreas de interés del equipo, por ejemplo, en el área comercial indicadores de ventas, de prospección, de valor de negocios ganados.

4. Escoger el tipo correcto de gráficas:

Gráfica de barras: funcionan muy bien porque es un tipo de gráfico conocido, claro y compacto, ideal para comparar ágilmente valores de una misma categoría.

Gráfica de líneas: una excelente opción cuando se quieren presentar tendencias o patrones en el tiempo.

Gráficas de torta: muy útiles si se quiere que con un vistazo rápido las personas que lo visualicen sepan cuál es el valor más grande, pero no, si se quieren presentar datos con mayor precisión.

Minigráficos: si en nuestro tablero de control se presentan muchas métricas, esta opción —conocida también como sparklines— funciona bien para mostrar las tendencias de nuestras mediciones.

Tipos de tableros de control

Operativo llevar a cabo el seguimiento de los procesos o unidades de negocio de la organización, y de esta manera presentar y tomar decisiones a tiempo. Idealmente debe contener información, por ejemplo, del área financiera: ventas, cobros, cartera, producción.

Integral o Estratégico: Asociado principalmente con la metodología Balanced Scorecard, se encarga de agrupar la información por perspectivas, objetivos, iniciativas e indicadores, para la alta dirección de la organización y, de esta manera, conocer el comportamiento de la estrategia y su ejecución.

Directivo: Este tipo de tablero tiene como propósito revisar los resultados internos de la organización por sus diferentes áreas, haciendo seguimiento a los indicadores de resultado y en una perspectiva a corto plazo.

Transparencia

Accesibilidad

Datos en tiempo real

Toma decisiones con la ayuda de un tablero de control de datos

CANVAS (COMO MODELO DE GESTIÓN)

PALANCAS DE CONTROL DE SIMONS

¿Qué es?

¿Qué es?

Robert Simons desarrolló, en el año 1995, una teoría de control para organizaciones que requieren flexibilidad e innovación para competir exitosamente y la llamó "Palancas de control", en clara referencia a las herramientas que usan los gerentes para transmitir y procesar información dentro de las organizaciones.

Plasmó cuatro pilares claves que deben ser analizados y comprendidos para la implementación exitosa de una estrategia: valores centrales, riesgos a evitar, variables críticas de rendimiento e incertidumbres estratégicas. Cada uno de ellos es controlado por un sistema diferente o palanca, cuyo uso tiene distintas repercusiones. Estas palancas son:

2) Sistemas de límites: Delimitan el ámbito de actividad de los partícipes de la organización enfocando el impulso del sistema de creencias. En síntesis, consiste en la definición de la Alta Dirección de lo que no se debe hacer estimulando la creatividad y la búsqueda dentro de límites claramente definidos.

1) Sistemas de creencias: Principalmente, comunican la visión de la dirección a partir de definir los valores básicos de la organización, su propósito, su dirección, el modo de creación de valor y el nivel pretendido de desempeño. Su finalidad consiste en inspirar y guiar la actividad y la detección de oportunidades de negocio.

4) Sistemas de diagnóstico de control: Son los instrumentos esenciales en la implementación de la estrategia. Miden el desempeño organizacional a través de variables claves o sea aquellas que aseguran la implementación de la estrategia planeada. Se suele materializar a partir de presupuestos y planes, medición de objetivos financieros y no financieros, tableros de control.

3) Sistemas de control interactivo: Promueven el involucramiento personal y periódico de la dirección en los planes y acciones de los subordinados. Básicamente, enfoca la atención en las incertidumbres estratégicas, estimula el aprendizaje organizacional, y provoca la emergencia de nuevas iniciativas o sea en la estrategia emergente.

Es una herramienta de gestión estratégica que te permite conocer los aspectos clave de tu negocio: cómo se relacionan y compensan entre sí. Hace visible la infraestructura, la oferta, los clientes y la situación financiera de tu organización para reconocer las deficiencias y analizar el rendimiento.

¿Para qué sirve?

¿Cómo se hace?

El modelo Canvas sirve para identificar los aspectos esenciales de un modelo de negocio, presentándolos de manera estructurada, de manera tal que sea posible encontrar aquellas actividades que son relevantes, los puntos de mejora, las posibles alternativas al modelo existente, entre otros.

Al ser una herramienta cualitativa, conviene complementarla con modelos cuantitativos, como el manejo de datos y números, así como herramientas financieras, contables, de marketing, entre otras.

Ventajas

Desventajas

Para realizar un modelo CANVAS es necesario seguir 9 pasos, los cuales son:

Paso 1. Segmentos de clientes: Identifica cómo son tus clientes más importantes, ¿Quiénes son tus clientes? ¿Qué piensan ellos? ¿Qué ven? ¿Qué sienten? ¿Qué hacen?

Paso 2. Propuesta de valor: La propuesta de valor es el núcleo de la razón de existir de una empresa y es tu manera de satisfacer las necesidades del cliente. ¿Qué tan convincente es tu propuesta de valor? ¿Por qué tus clientes consumen tu producto? ¿Por qué compran?

Paso 3. Canales: Ocúpate de los canales de comunicación, distribución y ventas. ¿Cómo se promueven, venden y entregan tus productos o servicios? ¿Por qué? ¿Están funcionando?

Paso 4. Relaciones con clientes: Cada grupo de clientes tiene necesidades específicas. ¿Cómo interactúas con el cliente a través de su proceso?

Paso 5. Fuente de ingresos: Estructurar los costes y los flujos de ingresos te proporcionará una visión clara de cómo tu organización obtiene ingresos. ¿Cómo genera ingresos tu propuesta de valor?

Paso 6. Actividades clave: Al tener un buen conocimiento de las actividades centrales de tu empresa obtendrás una comprensión más completa de la propuesta de valor de tu organización. ¿Qué estrategias únicas tiene tu negocio para entregar su propuesta al cliente?

Paso 9. Estructura de costes: Al obtener una idea de la estructura de costes sabrás cuál debe ser el volumen mínimo de tus ventas para obtener ganancias. ¿Cuáles son los principales generadores de costes de la empresa? ¿Cómo se vinculan a los ingresos?

Paso 8. Asociaciones clave: Es importante crear alianzas con socios, tanto para las organizaciones que inician como para las ya existentes. ¿Qué actividades puede dejar de realizar tu compañía para enfocarse en sus acciones clave?

Paso 7. Recursos clave. Los recursos clave son los medios que una empresa necesita para llevar a cabo sus actividades. ¿Qué activos estratégicos únicos tiene tu negocio para competir?

Interpretación fácil.

Múltiples perspectivas.

Organiza las ideas.

Agiliza el trabajo en equipo.

Falta de detalles.

No especifica la ejecución.

Omite factores externos.

REINGENIERIA DE PROCESOS (BRP)