7. Protocolo

7. Protocolo

1. tramitação

   • Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite
     • Cada documento terá sua tramitação definida a partir do assunto de que ele trata.
       • É possível que determinados documentos, dentro da sua tramitação, passem por órgãos diferentes
   • Após o encerramento da tramitação de um documento, ele deve ser, nesta ordem: Mnemônico: assim que chegar um documento você COA. = Classificado, Ordenado e Arquivado.

2. atividade de controle que permita controlar a tramitação dos documentos de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante sua resolução

3. implementada na idade CORRENTE do ciclo de vida dos documentos

   • A tramitação e, consequentemente, a atividade de protocolo são EXCLUSIVAS da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.

4. Atividades

   • RECEBIMENTO
     • REGISTRO
       • AUTUAÇÃO
         • CLASSIFICAÇÃO
           • EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO (MOVIMENTAÇÃO)
             • CONTROLE/MOVIMENTAÇÃO
               • mecanismos que permite controlar a tramitação
               • pode ser feito
                 • livro de protocolo (que funciona bem em empresas pequenas)
                 • fichas de protocolo (bastante utilizadas há 15 ou 20 anos no serviço público, mas atualmente em desuso)
                 • sistemas informatizados de protocolo, que são os mais comuns, dada a facilidade que oferecem para o controle da movimentação
             • destinatário é externo à instituição = EXPEDIÇÃO
             • remessa aos setores (destinatário interna) = DISTRIBUIÇÃO
           • separar os documentos de acordo com o destinatário
           • separação por área ou assunto
           • plano de classificação
         • transformado em processo
           • é o ato de transformar a correspondência (documento comum) em auto de processo
           • consiste em acondicionar os documentos em uma capa de cartolina, onde as folhas serão numeradas, carimbadas e rubricadas
       • correspondência
         • todo documento que entra no órgão público antes de ser transformado em processo
       • cadastro dos dados
       • devem ser registrados pelo protocolo no momento em que dão entrada no órgão
       • vai permitir a localização dos documentos
     • receber toda a documentação que irá circular no órgão

5. normalmente instalado na entrada do órgão