Protocolo

Protocolo

1. Origen:

   • Su origen se da en el momento mismo en que el ser humano se empieza a organizar en familias, grupos, tribus y clanes. Las necesidades se supervivencia le obligan a establecer relaciones sociales estableciendo con esto una jerarquización. Inherente a esa jerarquización se da el protocolo, normas protocolarias que se irían desarrollando y fortaleciendo a lo largo del tiempo.
     • En el siglo XVIII A.C, fecha en la que se considera aparece el primer manual escrito de normas protocolarias, el llamado “Código de Hammurabi” recoge diversas normas de comportamiento cívico y social de los habitantes del reino de Babilonia, tanto los ciudadanos libres como para los no libres, es decir, esclavos.
       • Más adelante se puede encontrar “el primer manual de uso y costumbres protocolarios”, la Biblia. Otra sociedad que ha dado importancia a los símbolos, signos y gestos fue la egipcia con numerosos papiros. El Corán de igual forma.
         • Numerosos autores sitúan el origen del protocolo oficial en España en el siglo XVI, en concreto en el año 1548, cuando la corte de Felipe II adoptó las normas, usos y costumbres de la casa Borgoña. Normas de precedencia, etiquetas en actos oficiales, tratamientos, etc. Que han llegado, más o menos intactas, hasta hoy mismo, hasta nuestro tecnológico siglo XXI.

2. Definición:

   • La RAE recoge cuatro acepciones para el término “protocolo” 1. m. Serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades. 2. m. Acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo, conferencia o congreso político. 3. m. Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre. 4. m. Plan escrito y detallado de un experimento científico, un ensayo clínico o una actuación médica.
     • López Nieto (2006) “El protocolo es una actividad, un quehacer, un acto o sucesión de actos y estos actos pueden estar sujetos a las normas de protocolo que dicte el poder público o que se dé a sí misma la entidad organizadora”
       • “El protocolo es el conjunto de normas que regulan la preparación, organización y celebración de determinados actos sociales que necesitan ir revestidos de ciertos requisitos o formalidades, así como las circunstancias que acompañan a las personas que en ellos intervienen”

3. Uso:

   • Surge como una necesidad de formalizar las relaciones dentro de un grupo determinado, crea un marco reconocido y reconocible de normas comunes para gestionar las correctas relaciones entre organizaciones, instituciones, regiones o estados. Es un excelente instrumento de comunicación.

4. Importancia del protocolo empresarial:

   • Entendiendo las normas protocolarias como un lenguaje común compartido por personas, sociedades y culturas diferentes. El protocolo se convierte en una herramienta eficaz para resolver problemas o dificultades en las organizaciones.
   • Las personas y organizaciones deben comunicarse con un lenguaje común por una razón muy obvia, para satisfacer necesidades concretas presentes o futuras.
   • Las normas de cortesía y etiqueta comunes buscan agradar, complacer al interlocutor, sea este una persona, sea una empresa, un estado, una región o una Organización.
   • Las normas protocolarias pretenden ganar la voluntad del otro y conseguir así un bien, servicio, acuerdo o negocio concreto.
     • Permite tres fines principales muy determinados:
       • 1) Evitar problemas.
       • 2) Asegurar la correcta convivencia entre las personas y organizaciones.
       • 3) Agradar a personas, instituciones o empresas con el fin de obtener un determinado bien tangible o intangible.
     • La evolución de las tecnologías de la información y la comunicación promovió una auténtica revolución comercial y de negocios. Para respetar la multiculturalidad y tener éxito la respuesta fue clara: Protocolo. Ya que es una excelente herramienta de comunicación empresarial, un amplio código de conducta que genera facilidades. Convirtiéndose en una herramienta fundamental para abrir, consolidar y ampliar las relaciones comerciales de una empresa con sus competidores y clientes, con su mercado.

5. En las historia a nivel institucional el protocolo creó y consolidó reinados y naciones y evitó o acortó sangrientas guerras. A nivel de empresas y negocios, las normas protocolarias han impulsado mercados, abierto expectativas comerciales, democratizado bienes y servicios. Y han ayudado a crear el sistema económico global.

6. Elementos que se deben tener en cuenta en todo protocolo empresarial:

   • 1) Cuidar la imagen y tener buena apariencia La presencia que nos representa. La primera impresión es fundamental como punto de partida. Tener una presencia pulcra y agradable es importante para nosotros y para los demás. Aunque debemos conocer qué puede ser para ellos “tener buena presencia” según sus costumbres, su cultura, etcétera, hay normas universales que trascienden a la moda.
   • 2) Respetar las jerarquías Categorías. Debemos conocer bien los distintos rangos o las jerarquías del entorno en el que nos movemos. El respeto a las personas según su estatus o jerarquía puede ser una parte esencial de su identidad. Hay que respetar la experiencia y trayectoria de los profesionales.
   • 3) Conocer nuestros límites y los de los demás Limitaciones. Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos fuertes y tratar de minimizar nuestros puntos débiles.
   • 4) Aceptar las diferencias y respetarlas Respeto por los demás. Con este simple término se logran muchas cosas a la vez: dejar en buen lugar a nuestra empresa o compañía (a la que representamos)
   • 5) Honradez y lealtad Hay muchas partes de un negocio que son susceptibles de ser robadas, filtradas o copiadas. Una idea entre otros, puede costar mucho dinero. Se debe cuidar la imagen de la empresa.