administración de documentos

administración de documentos

1. escanear

   • genera un archivo de imagen que puede ser almacenado compartido visualizado por varias personas incluso de forma simultanea

2. componentes de un sistema EDM

   • han incorporado gran variedad de tecnología tales como gestión de imagen, digitalización gráfica, digitalización de texto

3. tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres

   • interpretar y tratar y tratar electrónicamente ese texto a travéz de programas OCR (Optical Character Recognition).

4. técnologias de almacenamiento óptico

   • conocido es el CD-ROM, pero dado que se trata de un disco pregrabado y sólo de lectura, se suelen utilizar por ello los discos WROM (Write Once Read Many) pues permiten grabar datos varias veces para su posterior recuperación

5. gestión electrónica de documentos

   • son módulos clásicos de las gestiones documentales electrónicos donde los índices de los atributos son factores esenciales para la recuperación de información.

6. trabajo en grupo

   • que está conformado por las herramientas de software como correo electrónico, bases de datos compartidas, gestión de flujos de trabajo, etc. que permiten trabajar de forma coordinada e integrada a un equipo u organización

7. flujos de trabajo

   • : permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican las tareas y pasos que se han de seguir para la consecución de un proceso de negocio.

8. sistema de gestión de documentos

   • es un sistema (basado en los programas de ordenador en el caso de la gestión de documentos digitales) que se utiliza para rastrear, administrar y almacenar documentos.

9. beneficios estratégicos

   • mejora en los tiempos de producción o atención de asuntos, incremento de la ventaja competitiva, de la organización, ahorro de tiempo de ejecutivos, incremento de la moral y satisfacción del personal

10. beneficios financieros

    • ahorro en espacio físico y equipamiento para el almacenamiento de documentos, reducción de costos administrativos al evitar el uso de servicios de mensajería convencionales y de los derivados del uso del papel

11. beneficios técnicos

    • rápida localización de los documentos por múltiples claves de acceso, evitando realizar viajes o hacer búsquedas tardadas y tediosas para encontrar un documento, utilizarlo y nuevamente archivarlo en su lugar; establecimiento de diversas relaciones entre documentos afines; mejores niveles de seguridad en el acceso a los documentos; los expedientes se transmiten o intercambian rápidamente; visualización simultánea de documentos desde varios 5 puestos de trabajo, evitando fotocopiar la documentación; estadísticas de contenidos según parametrización; impresión de documentos (parcial o total) y disponibilidad de imagenes en la web