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administración de documentos
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administración de documentos
escanear
- genera un archivo de imagen que puede ser almacenado compartido visualizado por varias personas incluso de forma simultanea
componentes de un sistema EDM
- han incorporado gran variedad de tecnología tales como gestión de imagen, digitalización gráfica, digitalización de texto
tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres
- interpretar y tratar y tratar electrónicamente ese texto a travéz de programas OCR (Optical Character Recognition).
técnologias de almacenamiento óptico
- conocido es el CD-ROM, pero dado que se trata de un disco pregrabado y sólo de lectura, se suelen utilizar por ello los discos WROM (Write Once Read Many) pues permiten grabar datos varias veces para su posterior recuperación
gestión electrónica de documentos
- son módulos clásicos de las gestiones documentales electrónicos donde los índices de los atributos son factores esenciales para la recuperación de información.
trabajo en grupo
- que está conformado por las herramientas de software como correo electrónico, bases de datos compartidas, gestión de flujos de trabajo, etc. que permiten trabajar de forma coordinada e integrada a un equipo u organización
flujos de trabajo
- : permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican las tareas y pasos que se han de seguir para la consecución de un proceso de negocio.
sistema de gestión de documentos
- es un sistema (basado en los programas de ordenador en el caso de la gestión de documentos digitales) que se utiliza para rastrear, administrar y almacenar documentos.
beneficios estratégicos
- mejora en los tiempos de producción o atención de asuntos, incremento de la ventaja competitiva, de la organización, ahorro de tiempo de ejecutivos, incremento de la moral y satisfacción del personal
beneficios financieros
- ahorro en espacio físico y equipamiento para el almacenamiento de documentos, reducción de costos administrativos al evitar el uso de servicios de mensajería convencionales y de los derivados del uso del papel
beneficios técnicos
- rápida localización de los documentos por múltiples claves de acceso, evitando realizar viajes o hacer búsquedas tardadas y tediosas para encontrar un documento, utilizarlo y nuevamente archivarlo en su lugar; establecimiento de diversas relaciones entre documentos afines; mejores niveles de seguridad en el acceso a los documentos; los expedientes se transmiten o intercambian rápidamente; visualización simultánea de documentos desde varios 5 puestos de trabajo, evitando fotocopiar la documentación; estadísticas de contenidos según parametrización; impresión de documentos (parcial o total) y disponibilidad de imagenes en la web