FUNCIONES DEL AUDITOR NOCTURNO

FUNCIONES DEL AUDITOR NOCTURNO

1. Auditor Nocturno

   • Funciones
     • El auditor nocturno no tiene una hora exacta de entrada, ni tampoco de salida; puede ser más informal en su presentación
       • A su llegada recoge del palomero del auditor los reportes departamentales.
       • Separa informes por departamento
       • Elabora reportes y es el encargado de revisar los informes y reportes de otros departamentos, los cuales le ayudaran a realizar la hoja de transcripción o “sabana”; entre los cuales están los reportes de: restaurante, bar, room service, lavandería y tintorería, teléfonos, caja de recepción y el recuento de recepción.
       • Debe verificar los reportes de acuerdo con las copias de las notas de consumo que los acompañan, cuyos originales el cajero de recepción debió aplicar en los estados de cuenta de cada uno de los huéspedes.
       • Debe verificar que los impuestos y cargos por servicio hayan sido aplicados de acuerdo con la ley y a los porcentajes establecidos por las políticas del hotel y que las sumas totales tanto verticales como horizontales hayan sido bien realizadas. Si llega a encontrar errores deberá marcarlos y corregirlos.
       • Se responsabiliza de la aplicación de depósitos recibidos de los clientes que han reservado habitación en el hotel ya sea para acreditarlos a sus cuentas, si llegaron o bien para aplicarlos como no shows sino se presentaron en la fecha indicada y no cancelaron dentro del tiempo establecido por las políticas del establecimiento
       • Verifica que los descuentos otorgados tengan las firmas de autorización y que sean las autorizadas por los administradores.
       • Revisión de los cortes de cajas departamentales por turno y los contrasta con los reportes respectivo
       • Las cajas registradoras que use el establecimiento de hospedaje son también parte importante de las funciones del auditor nocturno para que:
         • Realice las lecturas de las cintas que imprime cada máquina.
         • Corta el rollo de papel de estas máquinas para ser entregado a contabilidad al día siguiente
         • Deja las máquinas en ceros para el inicio de operaciones en el nuevo día.
       • Determina las diferencias, las analiza y las corrige; elabora la nota de discrepancia y la reporta a su jefe inmediato para su aclaración
       • Obtiene el balance de todos los movimientos contables que se hicieron durante el día
       • Su labor más importante es la elaboración de la hoja de transcripción o “sabana” en donde debe concentrar todos los reportes de los demás departamentos del hotel para llegar a saber cuál ha sido el total de ingresos que el establecimiento de hospedaje ha obtenido al final del día.
       • Separa los ingresos por departamentos

2. Características

   • Ser dinámico
   • Buena presentación
   • De trato agradable
   • Discreto
   • Responsable
   • Tener conocimientos de contabilidad y administración hotelera
   • Hablar inglés aunque no es indispensable

3. Relaciones interdepartamentales

   • Con Caja de recepción
     • Proporciona los estados de cuenta y las tarjetas de registro de los huéspedes.
     • Notifica cambios de habitación y de tarifa en el momento en que se efectúan.
     • Brinda información necesaria sobre huéspedes y habitaciones.
     • Cuando llega un grupo al hotel proporciona el “rooming list”
     • En las cuentas de huéspedes que no pueden firmar notas de consumo para liquidarlas posteriormente pone el sello de “sin crédito”, para que las paguen en efectivo
     • Entrega los vouchers (pagares) de tarjetas de crédito solicitado a los huéspedes en el momento de su registro.
   • Con reservaciones
     • Entrega las notas de cargos misceláneos que se hayan hecho con cargo a los huéspedes.
     • Informa cuando habrá sobreventa para contar con dinero suficiente para realizar las operaciones.
     • Entrega los acuses de depósitos de los depósitos de garantía de las reservaciones.
   • Con cajas departamentales
     • El huésped pide se le cargue a su cuenta y las cajas departamentales envían a caja de recepción las cuentas pendientes de cobro, ya totalizadas, firmadas por el huésped y con el número de habitación
   • Con teléfonos
     • Avisa a Caja de Recepción el número de habitación de los huéspedes que han solicitado llamadas de larga distancia, ya sea por cobrar o con cargo a su cuenta mediante el reporte de cargos de larga distancia.
     • Entrega las notas, ya totalizadas por concepto de llamadas de larga distancia
   • Con ventas
     • Notifica al Gerente de División Cuartos la llegada de grupos y la realización de convenciones, así como el tiempo que permanecerán, como se manejarán sus cuentas y las formas de pago.
     • Proporciona información sobre los paquetes vigentes, promoción de tarifas especiales, descuentos, etc.
   • Con Contabilidad
     • Informa a contabilidad cuando un huésped ha sobrepasado el crédito otorgado.
   • Con caja genera
     • El cajero general cubre los reembolsos generados por el movimiento diario de fondos.
   • Con crédito y cobranza
     • Otorga las autorizaciones para abrir crédito a favor de ciertos huéspedes, lo cual se anota en los estados de cuenta; puede el huésped dejar el hotel con solo firmar su cuenta.
     • Se encarga de requerir el pago de las notas enviadas por los cajeros el área de cuentas por cobrar.
     • Otorga o niega autorizaciones para que los huéspedes cambien cheques personales o paguen con ellos.
   • Con auditoria de ingresos
     • Es el jefe inmediato del Auditor nocturno.
     • Deslinda responsabilidades del departamento de Caja de Recepción
     • Verifica los reportes de los cajeros
     • Revisa los sobres de concentración enviados por los cajeros.

4. LA CUENTA

   • Una cuenta es el elemento básico y fundamental de cualquier contabilidad, ya sea la de una empresa, negocio, o la personal de cada individuo, constituyéndose además en el principal registro en el cual se anotan los aumentos y disminuciones que puede sufrir algún valor, concepto activo, pasivo o capital contable como resultado de las operaciones que va realizando la empresa, negocio o persona, según corresponda.

5. SALDOS

   • Saldo: se denomina saldo a la diferencia aritmética entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor; por lo que se puede determinar un saldo deudor o un saldo acreedor.
   • Saldo deudor: es el excedente del movimiento deudor sobre el movimiento acreedor, y cuando en una cuenta se han registrado únicamente cargos (deudas).
   • Saldo acreedor: es el excedente del movimiento acreedor sobre el movimiento deudor, y cuando en una cuenta se han registrado únicamente abonos.

6. TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE

   • La teoría de la partida doble fue utilizada por primera vez por el padre de la contabilidad Luca Paccioli, quien estaba interesado en conocer el comportamiento de las cuentas. Ahora conociendo ya los términos anteriores podemos definir la teoría de la partida doble como: El sistema por el cual podemos comprobar que nuestros registros contables han sido registrados de forma correcta, por medio de las sumas iguales donde a cada cargo corresponde un abono.

7. CARGOS MISCELANEOS (VARIOS)

   • Este tipo de cargos pueden ser proporcionados por el cajero de recepción a los huéspedes y son: pago de taxi, tabaquería, boutique, mensajería, peluquería y sala de belleza.

8. PROCESO DE RECEPCION DE TURNO

   • Verifica con el departamento de Recepción los pronósticos de ocupación del día.
   • Solicita el fondo fijo de caja.
   • Verifica que la máquina registradora se encuentre en ceros.
   • Anota en la bitácora los problemas, incidentes y aclaraciones de su turno.
   • Revisa todos los estados de cuenta.

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