Processo administrativo

Processo administrativo

1. PLANEJAMENTO

   • CONCEITO
     • Planejamento é um processo que consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente. Chiavenato (2000, pág. 195) diz que "planejar é definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcança-los".
   • VANTAGENS:
     • · Permite controle apropriado;
     • · Produtos e serviços entregues conforme requisitos exigidos pelo cliente;
     • · Melhor coordenação das interfaces do projeto;
     • · Possibilita resolução antecipada de problemas e conflitos; e ·
     • Propicia um grau mais elevado de assertividade nas tomadas de decisão.
   • ATIVIDADES:
     • Diagnóstico: atividades que têm por objetivo analisar o passado e o presente, que oferece os dados e os fatos históricos que servirão como base para o planejamento.
     • Prognóstico: atividades que visam o comportamento futuro da economia, empresa, organização etc.
   • PASSOS:
     • 1. Definir objetivos;
     • 2. Verificar qual é a situação atual em relação aos objetivos;
     • 3. Desenvolver premissas quanto às condições futuras;
     • 4. Analisar as alternativas de ação;
     • 5. Escolher um curso de ação entre as várias alternativas;
     • 6. Implementar o plano e avaliar os resultados.
   • NÍVEIS:
     • Estratégico
       • Conteúdo: genérico e abrangente; Tempo: longo prazo; Amplitude: toda a empresa.
     • Tático
       • Conteúdo: menos genérico e mais detalhado; Tempo: médio prazo; Amplitude: unidades da empresa.
     • Operacional
       • Conteúdo: detalhado e específico; Tempo: curto prazo; Amplitude: aborda tarefas ou operações

2. CONTROLE

   • FASES
     • · Estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho.
     • · Avaliação ou mensuração do desempenho atual.
     • · Comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos.
     • · Tomada de ação corretiva para corrigir possíveis desvios ou anormalidades.
   • CONCEITO
     • Oliveira (2005, p.427) explica que controlar é comparar o resultado das ações com padrões previamente estabelecidos, com a finalidade de corrigi-las se necessário. O processo de controle tem quatro etapas ou fases:
   • CARACTERÍSTICAS
     • - ORIENTAÇÃO ESTRATÉGICA PARA RESULTADOS: o controle deve apoiar planos estratégicos e focalizar as atividades essenciais que fazem a real diferença para a organização. - COMPREENSÃO: o controle deve apoiar o processo de tomada de decisões apresentando dados em termos compreensíveis. O controle deve evitar relatórios complicadas e estatísticas enganosas. - ORIENTAÇÃO RÁPIDA PARA AS EXCEÇÕES:: o controle deve indicar os desvios rapidamente, através de uma visão panorâmica sobre o local em que as variações estão ocorrendo, e o que deve ser feito para corrigi-los adequadamente.
     • - NATUREZA POSITIVA: o controle deve enfatizar o desenvolvimento, mudança e melhoria. Deve alavancar a iniciativa das pessoas e minimizar o papel da penalidade e das punições. - CLAREZA E OBJETIVIDADE: o controle deve ser imparcial e acurado para todos. Deve ser respeitado como um propósito fundamental: a melhoria do desempenho. FLEXIBILIDADE: o controle deve proporcionar um julgamento individual e que possa se modificado para adaptar-se a novas circunstancias e situações. AUTOCONTROLE:o controle deve proporcionar confiabilidade, boa comunicação e participação entre as pessoas envolvidas.
   • TIPOS
     • - PRELIMINAR: é exercido antes da execução de uma função.- CONCOMITANTE: é aquele que se estabelece ao mesmo tempo em que as ações vão se desenvolvendo. - PÓS-CONTROLE: é exercido após a execução de uma função.

3. ORGANIZAÇÃO

   • CONCEITO:
     • Segundo Montana (2003, p. 170) organizar é o processo de reunir recursos físicos e humanos essenciais à consecução dos objetivos de uma empresa.
   • FORMAS:
     • Organização formal
       • deliberada pelos administradores, segundo o planejamento adequado.
     • Organização informal
       • iniciativa das pessoas de acordo com seus interesses ou conveniências.
   • CARACTERÍSTICAS:
     • Organização tem dois sentidos:
       • 1. Grupo de indivíduos associados com um objetivo comum. Exemplo: empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, qualquer entidade pública ou privada. As organizações são compostas de estrutura física, tecnológica e pessoas.
       • 2. Modo como foi estruturado, dividido e sequenciado o trabalho.
     • A estrutura de uma organização é representada através do seu organograma.
     • Uma organização é formada pela soma de pessoas, máquinas e outros equipamentos, recursos financeiros e outros.A organização então é o resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum.
     • Organizar compreende atribuir responsabilidades às pessoas e atividades aos órgãos (unidades administrativas). A forma de organizar estes orgãos chama-se de departamentalização (veremos esse assunto adiante).

4. DIREÇÃO

   • CONCEITO
     • Refere-se ao relacionamento interpessoal do administrador com os seus subordinados. Para que o planejamento e organização possam ser eficazes, eles precisam ser complementados pela orientação e apoio às pessoas, através de uma adequada comunicação, liderança e motivação;

5. As funções controle, planejamento, organização e direção, desempenhadas pelo administrador, são tipicamente executadas de forma interrelacionadas.

6. Segundo Chiavenato - O processo Administrativo apresenta as seguintes características: a) É CÍCLICO E REPETITIVO - o processo é permanente e contínuo e está sempre sendo completado e repetido continuamente. Em cada ciclo, o processo tende a melhorar e aperfeiçoar - se continuamente. b) É INTERATIVO - isto é, cada função administrativa interage com as demais, influenciando-as e sendo por elas influenciada. c) ITERATIVO - o processo adm. é uma seguência de passoas que, embora não sejam rigidamente seguidos, formam um itinerário sujeito a ajustamentos e correções, avanços e recuos, ao longo de sua implementação. d) É SISTÊMICO - o processo não pode ser analisado em cada uma de suas partes tomadas isoladamente, mas em sua totalidade e globalidade. Para entender cada uma das funções administativas, é necessário conhecer todas as demais. nenhuma delas pode ser administrada sem uma estreita vinculação com as outras.