Tipos de documentos

Tipos de documentos

1. Mensagem

   • Comunicação oficial entre chefes dos poderes Publicos (executivo, Legislativo, Judiciário)
     • Serve para informar fato da administracao publica, Expor plano de governo, Submeter ao Congresso Nacional materias que dependem de deliberação de suas casas, apresentar veto, e  Fazer agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes publicos e da nacção 
   • Forma e estrutura
     • Tipo de expediente e de seu numero
     • Vocativo, no inicio da margem a esquerda
       • colocar pronome de tratamento e o cargo
     • Texto
       • Iniciando com 2 cm do vocativo 
     • Local e data , verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita.
       • No final do texto com margem a direita 
   • Não traz identificação do signatário (quem assina)

2. Exposição de motivos

   • Dirigido pelo Presidente da Republica ou vice Presidente
     • É usado para informar determinado assunto; propor alguma medida ou submeter a sua consideração projeto de ato normativo
   • É dirigido ao Presidente por um Ministro de Estado
     • Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um ministerio, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os ministros envolvidos, sendo, por essa razao chamada de INTERMINISTERIAL 
   • Forma: Padrão de Oficio
   • Estrutura
     • Informativo
       • Leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da Republica, seguindo o modelo padrao oficio
     • Normativo
       • Sugestao de alguma medida a ser adotada ou a que lhe apresente projetos de ato normativos, segue tb o modelo padrao oficio
       • Deve conter;  Introdução, Desenvolvimento Conclusao (e um formulario de anexo preenchido ) OBRIGATÓRIO

3. Padrão de oficio

   • Aviso
     • Ministros de Estado e autoridades da MESMA hierarquia
     • Trata-se de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração publica entre si
     • Comunicação EXTERNA
   • Ofício
     • Expedidos pelas demais autoridades
     • Trata de assuntos da Administração entre si e tambem particulares
     • Comunicação EXTERNA
     • USA vocativo, endereço, destinatário, dados do remetente no cabeçalho e rodapé
     • Finalidade Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares (comunicação externa).
       • Quanto à forma, tanto o aviso quanto o ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Senhora Ministra, Senhor Chefe de Gabinete,
         • Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do OFÍCIO as seguintes informações do remetente: - nome do órgão ou setor; - endereço postal; - telefone e endereço de correio eletrônico.
   • Memorando
     • Comunicação entre unidades administrativas de um MESMO orgão
     • Podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes
     • Forma de comunicação EXCLUSIVAMENTE INTERNA
     • NÃO usa vocativo, NÃO usa endereço ao destinatário, NÃO usa dados do remetente no cabeçalho e rodapé
     • caracteriza-se pela agilidade, razão por que devem ser simples e rápido os procedimentos burocráticos de sua tramitação.
   • Uniformiza-los, adotados de diagramação única (comum)
     • suas semelhancas são:
       • 1° possuem diagramação unica (comum)
       • 2° tipo e n° de expediente, seguindo da sigla do orgão q o expede
         • Ex: Aviso 123/2011 - SG Of. 123/2011 - MME Mem 123/2011 - MF
       • 3° Local e data
         • Com alinhamento a direita. Ex           Brasilia, 27 maio 2011
       • 5° Destinatário
         • Oficio tb deve ser incluido o ENDEREÇO
           • No envelope, deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 12345-000 – Curitiba. PR
             • Usar pronome de tratamento
       • 4° Assunto
       • 6° Texto
         • NÃO mero encaminhamento
           • 1 Introdução
             • Evitar uso de formas "tenho a honra de", "tenho prazer de",  "Cumpri-me informar". Assunto que motiva a comunicação  empregar  a forma direta
           • 2 desenvonvimento
             • Paragrafos  com clareza devem ser enumerados detalhando o assunto,  Exceto quando estão em Itens , Títulos e subtitulos 
           • 3 Conclusão
             • Reafirmando sobre o assunto 
         • Mero encaminhamento
           • 1 Introdução
             • Inicio com referencia ao Expediente, Informação do motivo da comunicação,Encaminhamento com -tipo-data,-origem ou signatário e-assunto.e a razao pelo qual esta sendo encaminhado 
           • 2 Desenvolvimento
             • Podem incluir paragrafos se o autor desejar fazer comentarios a respeito do documento, caso contrario NAO HAVERÁ paragrafo em AVISO ou OFICIO de mero encaminhamento 
       • 7° fechos p/ comunicações
         • RESPEITOSAMENTE
           • Para autoridades SUPERIORES, inclusive o PRESIDENTE DA REPÚBLICA
         • ATENCIOSAMENTE
           • Para autoridades da MESMA hierarquia, ou hierarquia INFERIOR
       • 8° Assinatura do autor
       • 9° Identificação do signatário
     • Suas formas de diagramação são:
       • Fonte: Time New Roman. Tamanho 12 p/ texto geral, 11 p/ citações e10 p/ notas de rodapé
       • letra cor preta e papel branco tamanho A4 (geralmente timbrado)
       • n° de paginas a partir da 2° pagina
       • Poderão ser impressos em ambas as faces do papel
       • Margem lateral esquerda 3,0 cm
       • Margem lateral direita 1,5 cm
       • Distancia de 2,5 cm de cada parágrafo em relação a margem a esquerda
       • espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo;
       • Citações de textos legais, utilizar aspas " nas alíneas ou itálico

4. Telegrama

   • O uso de telegrama é para aquelas situações em que NAO seja possivel o uso de e-mail ou fax e que a URGENCIA  justifique sua utilização e pelo custo elevado, essa comunicação deve ser pautada pela concisao. 
   • Pautada na concisão e clareza
   • Finalidade de uniformizar a terminologia e simplificar os prodcedimentos burocráticos,
   • Recebe o título de Telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia , telex, etc
   • Nao há padrao rigido, seguindo a forma e estrutura de formularios disponiveis nos correios, site ou agencia

5. Fax

   • mensagens urgentes e envio antecipado de documento, quando há urgência e não há condições de enviar o documento por e-mail
   • Pequenos formulários com dados de identificação da mensagem (FOLHA DE ROSTO)

6. C.E (e-mail)

   • Baixo custo e celeridade, transformou-se na PRINCIPAL forma de comunicação p/ transmissao de documentos
   • Nao há uma forma rígida devido a sua FLEXIBILIDADE
   • Evitar linguagem incompatível com a comunicação O.
   • O campo ASSUNTO tem que facilitar a organização documental
   • Para arquivos anexados, utilizar formato RITCH TEXT com informações mínimas
   • Utilizar recurso de confirmação de leitura
   • P/ ter valor documental e ser aceito como doc original, é necessário existir CERTIFICADO DIGITAL
     • Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não esteja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.

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