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Description
Flashcards by Michele Fiorentino, updated more than 1 year ago
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Created by Michele Fiorentino
over 6 years ago
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| Question | Answer |
| O QUE É ARQUIVO? | CONJUNTO DE DOCUMENTOS CRIADOS OU RECEBIDOS, ACUMULADOS PARA FINS DE PROVA OU INFORMAÇÃO |
| QUAL É A FUNÇÃO DO ARQUIVO? | GUARDAR E ORGANIZAR DOCUMENTOS, TORNAR DISPONÍVEL AS INFORMAÇÕES MANTIDAS SOB SUA GUARDA |
| QUAL É A FINALIDADE DO ARQUIVO? | - SERVIR À ADM - SERVIR À HISTÓRIA |
| FUNDO DE ARQUIVO (ABERTO x FECHADO) | ABERTO: PODEM SER ACRESCENTADOS NOVOS DOCUMENTOS FECHADO: NÃO PODEM SER ACRESCENTADOS NOVOS DOCUMENTOS |
| CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 1. ENTIDADE MANTENEDORA | PÚBLICA OU PRIVADA |
| CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 2. NATUREZA DOS DOCUMENTOS | - ESPECIAL: PRECISA DE ARMAZENAMENTO ESPECIAL - ESPECIALIZADO: SE REFERE À DETERMINADA ÁREA DE CONHECIMENTO |
| CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 3. ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO/CICLO DE VIDA | CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE |
| CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 4. EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO | SETORIAL: CADA SETOR POSSUI O SEU CENTRAL: ACUMULA EM UM LOCAL |
| MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO | - ALFABETIZAÇÃO - GEOGRÁFICO - POR ASSUNTO - CRONOLÓGICO - DÍGITO TERMINAL (42.054 = 04.20.54) |
| CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 1. CLASSIFICAÇÃO POR GÊNERO | ESCRITO/TEXTUAIS - ICONOGRÁFICOS - SONOROS - FILMOGRÁFICOS - INFORMATIZADO/DIGITAL - CARTOGRÁFICO - MICROGRÁFICO |
| CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 2. CLASSIFICAÇÃO POR ESPÉCIE/TIPOLOGIA | ESPÉCIE: DENOMINAÇÃO FORMAL (OFÍCIO, DECLARAÇÃO, CERTIDÃO) TIPOLOGIA: ESPÉCIE + FUNÇÃO (DECLARAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA, CERTIDÃO DE NASCIMENTO) |
| CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 3. CLASSIFICAÇÃO POR NATUREZA DO ASSUNTO | OSTENSIVO/ORDINÁRIO: LIVRE CONHECIMENTO SIGILOSO: CONHECIMENTO RESTRITO |
| CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS GRAU DE SIGILO | - ULTRA SECRETO - SECRETO - CONFIÁVEL - RESERVADO |
| CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 4. CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO FORMATO | CARACTERÍSTICA FÍSICA (FICHA, CADERNO, PERGAMINHO, LIVRO, ETC) |
| CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 5. CLASSIFICAÇÃO QUANTO À FORMA (PREPARAÇÃO DO DOCUMENTO) PRÉ-ORIGINAL | - RASCUNHO (PODEMOS ALTERAR) - MINUTA (FALTA APENAS ASSINATURA P/ TORNAR OFICIAL) |
| CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 5. CLASSIFICAÇÃO QUANTO À FORMA (PREPARAÇÃO DO DOCUMENTO) PÓS-ORIGINAL | CÓPIA IDÊNTICA AO ORIGINAL |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 1. CLASSIFICAÇÃO | ANALISAR OS DOC PRODUZIDOS OU QUE CHEGAM, ATRIBUINDO CÓDIGOS DE IDENTIFICAÇÃO QUE O ASSOCIEM AO SEU CONTEXTO |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 2. REGISTRO | COLOCAR UM CARIMBO NO DOC QUE ENTRA, REGISTRAR DATA E HORA DE RECEBIMENTO E Nº DE PROTOCOLO OU REGISTRO DADO AO DOC |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 3. AUTUAÇÃO | ABERTURA DE PROCESSO, COLOCAR EM CAPA PRÓPRIA. FIXAR NA CAPA ETIQUETA, CARIMBO DE PROTOCOLO, RESUMO DISTRIB AO DESTINATÁRIO. |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 4. CONTROLE DE TRAMITAÇÃO | ENVIAR DIARIAMENTE P/ SETOR DE PROTOCOLO: 1ª VIA DE ENCAMINHAMENTO; REGISTRO DA INFORMAÇÃO EM SISTEMA INFORMATIZADO |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 5. EXPEDIÇÃO | VERIFICAR SE NÃO FALTAM FOLHAS OU ANEXOS. NUMERAR E DATAR; PREPARAR ENVELOPES; EXPEDIR O ORIGINAL E ENCAMINHAR CÓPIAS P SETOR DE AQUIVAMENTO |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 6. ARQUIVAMENTO (INSPEÇÃO, ANÁLISE) | INSPEÇÃO: VERIFICAR SE VAI PARA ARQUIVO OU SE DEVERÁ UMA ROTINA DE TRÂMITE ESTABELECIDA ANÁLISE: DETERMINAR QUAL CODIFICAÇÃO USAR P/ ARQUIVAR O DOC |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 6. ARQUIVAMENTO (ORDENAÇÃO E ARQUIVAMENTO) | ORDENAÇÃO: DISPOR OS DOC DE ACORDO COM A CODIFICAÇÃO, SEPARANDO POR GUIAS DE ORDENAÇÃO (FICHAS) ARQUIVAMENTO: INSERIR O DOC NA UNIDADE DE ARQUIVAMENTO PRÉ-ESTABELECIDA. |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS (ATIVIDADES BÁSICAS) | - ESTABELECER CALENDÁRIO P/ EVITAR CONGESTIONAMENTO; - ATENDER ÀS CONSULTAS DOS ÓRGÃOS DEPOSITANTES; - PROCEDER A APLICAÇÃO DE TABELA DE TEMPORALIDADE; - COORDENAR O RECOLHIMENTO DE DOC PERM. P/ ARQ. PÚB. MUNICIPAL |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS (PROCEDIMENTOS) | - TRANSFERIR ARQ. CORRENTE P/ ARQ. INTERMEDIÁRIO C/ DATA DE ELIMINAÇÃO E RECOLHIMENTO P/ ARQ. PERM. - ATRIBUIR ÀS UNIDADES DE ARQUIVAMENTO SÍMBOLOS E NOTAÇÕES Q FACILITEM A LOCALIZAÇÃO NO DEPÓSITO |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS (LOCALIZAÇÃO) | GERALMENTE FORA DE CENTROS URBANOS (TERRENOS+ BARATOS), MAS EM LOCAIS DE ACESSO RÁPIDO E FÁCIL |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS (VANTAGENS) | -DEPÓSITO SIMPLES E FUNCIONAL -ECONOMIA DE ESPAÇO PESSOAL, E TEMPO -MELHOR E > COLABORAÇÃO ENTRE ARQUIVADORES E ADM -PRESERVAÇÃO DE ACERVOS DOCUMENT. -RESPOSTA IMEDIATA E PRECISA À ADM -GARANTIA DO RECOLHIMENTO P/ ARQ. PERM. DOS DOC DEFINITIVOS |
| AGENDA FÍSICA (DIÁRIA E SEMANAL) DIÁRIA | VANTAGEM: + ESPAÇO PARA ANOTAÇÃO DESVANTAGEM: VISÃO DE APENAS 2 DIAS POR VEZ |
| AGENDA FÍSICA (DIÁRIA E SEMANAL) SEMANAL | VANTAGEM: FACILITA VISÃO DA SEMANA TODA; MELHOR PLANEJAMENTO, MELHOR DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS; DESVANTAGEM: MENOR ESPAÇO P/ ANOTAÇÃO |
| AGENDA VIRTUAL (OUTLOOK) | -- ESCOLHE COMO QUER VISUALIZAR - PODE COMPARTILHAR - PODE CONVIDAR OUTRA PESSOA |
| DICAS PARA AGENDAMENTO I | - ELIMINAR PAPEIZINHOS - ANOTAR TUDO A LÁPIS - TER SÓ 1 AGENDA - ESTAR SEMPRE COM A AGENDA - MARCAR HORÁRIO DE INÍCIO E FIM |
| DICAS PARA AGENDAMENTO II | - CONFERIR A AGENDA C/ EXECUTIVO - NÃO CONFIAR NA MEMÓRIA - ATUALIZAR DIARIAMENTE - DEFINIR CRITÉRIOS DE URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA |
| A gestão de documentos atua em todas as fases do ciclo de vida documental. C/E | ERRADO APENAS NOS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS |
| A gestão de documentos não atua na fase permanente. C/E | CERTO |
| A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. C/E | CERTO |
| Quanto ao princípio da organicidade, julgue: Permite que se mantenha a integridade dos conjuntos documentais como informação. | CERTO |
| Quanto ao princípio da organicidade, julgue: Permite que se conheçam a espécie e o significado dos documentos no seu contexto e circunstâncias. | ERRADO |
| O arquivo permanente pode passar para as fases anteriores. C/E | ERRADO |
| O arquivo permanente possui um valor histórico. C/E | CERTO |
| O arquivo intermediário é um arquivo de uso administrativo. C/E | CERTO |
| A abertura de um processo denomina-se autuação. C/E | CERTO |
| O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo. C/E | CERTO |
| O objetivo da ordenação é estabelecer a ordem original dos documentos. C/E | ERRADO |
| O objetivo da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos documentos. C/E | CERTO |
| O processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda, de acordo com os valores que lhes são atribuídos, corresponde ao conceito de: | AVALIAÇÃO |
| Os arquivos podem ser formados a partir de documentos que sejam acumulados por pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas. C/E | CERTO |
| Os documentos produzidos no âmbito da instituição, mesmo que não estejam em suporte de papel, são considerados documentos de arquivo. C/E | CERTO |
| Documentos manuscritos são classificados como textuais, documentos com imagens estáticas são classificados como iconográfico. C/E | CERTO |
| Arquivos de documentos filmográficos são considerados especializados. C/E | ERRADO |
| Os arquivos de engenharia são considerados especializados. C/E | CERTO |
| Atualmente, com a evolução arquivística, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. C/E | ERRADO |
| De acordo com a teoria arquivística, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor primário e secundário. C/E | ERRADO |
| Os documentos considerados de valor secundário são eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediária. C/E | ERRADO |
| O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão, por isso deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação. C/E | ERRADO |
| Os arquivos são constituídos apenas por documentos em suporte de papel. C/E | ERRADO |
| Os arquivos intermediários, devem necessariamente ser conservados próximos aos escritórios. C/E | ERRADO ESSES SÃO OS ARQUIVOS CORRENTES |
| Os documentos transferidos à fase intermediária são de acesso restrito dos legítimos produtores. C/E | CERTO |
| A fase permanente é constituída de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão do seu valor documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. C/E | CERTO |
| No que se refere aos procedimentos operacionais adotados nos arquivos, concluído o processo de recolhimento à terceira fase, os documentos serão submetidos a um último descarte. C/E | ERRADO |
| Serão preservados, em caráter permanente, todos os documentos que provam como a instituição foi organizada. C/E | CERTO |
| O arquivamento dos documentos é uma atividade anterior a de classificação dos documentos. C/E | ERRADO É POSTERIOR |
| A tabela de temporalidade indica a destinação final dos documentos. C/E | CERTO |
| A tabela de temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos na fase permanente. C/E | ERRADO APENAS NAS FASES CORRENTE E INTERMEDIÁRIA |
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