Flashcards
Arquivologia, Fluxo de Documentos, Agenda
Cards in this deck (63)
- 1O QUE É ARQUIVO?CONJUNTO DE DOCUMENTOS CRIADOS OU RECEBIDOS, ACUMULADOS PARA FINS DE PROVA OU INFORMAÇÃO
- 2QUAL É A FUNÇÃO DO ARQUIVO?GUARDAR E ORGANIZAR DOCUMENTOS, TORNAR DISPONÍVEL AS INFORMAÇÕES MANTIDAS SOB SUA GUARDA
- 3QUAL É A FINALIDADE DO ARQUIVO?- SERVIR À ADM
- SERVIR À HISTÓRIA - 4FUNDO DE ARQUIVO (ABERTO x FECHADO)ABERTO: PODEM SER ACRESCENTADOS NOVOS DOCUMENTOS
FECHADO: NÃO PODEM SER ACRESCENTADOS NOVOS DOCUMENTOS - 5CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 1. ENTIDADE MANTENEDORAPÚBLICA
OU
PRIVADA - 6CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 2. NATUREZA DOS DOCUMENTOS- ESPECIAL: PRECISA DE ARMAZENAMENTO ESPECIAL
- ESPECIALIZADO: SE REFERE À DETERMINADA ÁREA DE CONHECIMENTO - 7CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 3. ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO/CICLO DE VIDACORRENTE
INTERMEDIÁRIO
PERMANENTE - 8CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 4. EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃOSETORIAL: CADA SETOR POSSUI O SEU
CENTRAL: ACUMULA EM UM LOCAL - 9MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO- ALFABETIZAÇÃO
- GEOGRÁFICO
- POR ASSUNTO
- CRONOLÓGICO
- DÍGITO TERMINAL (42.054 = 04.20.54) - 10CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 1. CLASSIFICAÇÃO POR GÊNEROESCRITO/TEXTUAIS - ICONOGRÁFICOS - SONOROS - FILMOGRÁFICOS - INFORMATIZADO/DIGITAL - CARTOGRÁFICO - MICROGRÁFICO
- 11CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 2. CLASSIFICAÇÃO POR ESPÉCIE/TIPOLOGIAESPÉCIE: DENOMINAÇÃO FORMAL (OFÍCIO, DECLARAÇÃO, CERTIDÃO)
TIPOLOGIA: ESPÉCIE + FUNÇÃO (DECLARAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA, CERTIDÃO DE NASCIMENTO) - 12CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 3. CLASSIFICAÇÃO POR NATUREZA DO ASSUNTOOSTENSIVO/ORDINÁRIO: LIVRE CONHECIMENTO
SIGILOSO: CONHECIMENTO RESTRITO - 13CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS GRAU DE SIGILO- ULTRA SECRETO
- SECRETO
- CONFIÁVEL
- RESERVADO - 14CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 4. CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO FORMATOCARACTERÍSTICA FÍSICA (FICHA, CADERNO, PERGAMINHO, LIVRO, ETC)
- 15CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 5. CLASSIFICAÇÃO QUANTO À FORMA (PREPARAÇÃO DO DOCUMENTO) PRÉ-ORIGINAL- RASCUNHO (PODEMOS ALTERAR)
- MINUTA (FALTA APENAS ASSINATURA P/ TORNAR OFICIAL) - 16CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 5. CLASSIFICAÇÃO QUANTO À FORMA (PREPARAÇÃO DO DOCUMENTO) PÓS-ORIGINALCÓPIA IDÊNTICA AO ORIGINAL
- 17GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 1. CLASSIFICAÇÃOANALISAR OS DOC PRODUZIDOS OU QUE CHEGAM, ATRIBUINDO CÓDIGOS DE IDENTIFICAÇÃO QUE O ASSOCIEM AO SEU CONTEXTO
- 18GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 2. REGISTROCOLOCAR UM CARIMBO NO DOC QUE ENTRA, REGISTRAR DATA E HORA DE RECEBIMENTO E Nº DE PROTOCOLO OU REGISTRO DADO AO DOC
- 19GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 3. AUTUAÇÃOABERTURA DE PROCESSO, COLOCAR EM CAPA PRÓPRIA. FIXAR NA CAPA ETIQUETA, CARIMBO DE PROTOCOLO, RESUMO DISTRIB AO DESTINATÁRIO.
- 20GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 4. CONTROLE DE TRAMITAÇÃOENVIAR DIARIAMENTE P/ SETOR DE PROTOCOLO: 1ª VIA DE ENCAMINHAMENTO; REGISTRO DA INFORMAÇÃO EM SISTEMA INFORMATIZADO
- 21GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 5. EXPEDIÇÃOVERIFICAR SE NÃO FALTAM FOLHAS OU ANEXOS.
NUMERAR E DATAR; PREPARAR ENVELOPES; EXPEDIR O ORIGINAL E ENCAMINHAR CÓPIAS P SETOR DE AQUIVAMENTO - 22GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 6. ARQUIVAMENTO (INSPEÇÃO, ANÁLISE)INSPEÇÃO: VERIFICAR SE VAI PARA ARQUIVO OU SE DEVERÁ UMA ROTINA DE TRÂMITE ESTABELECIDA
ANÁLISE: DETERMINAR QUAL CODIFICAÇÃO USAR P/ ARQUIVAR O DOC - 23GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 6. ARQUIVAMENTO (ORDENAÇÃO E ARQUIVAMENTO)ORDENAÇÃO: DISPOR OS DOC DE ACORDO COM A CODIFICAÇÃO, SEPARANDO POR GUIAS DE ORDENAÇÃO (FICHAS)
ARQUIVAMENTO: INSERIR O DOC NA UNIDADE DE ARQUIVAMENTO PRÉ-ESTABELECIDA. - 24GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS (ATIVIDADES BÁSICAS)- ESTABELECER CALENDÁRIO P/ EVITAR CONGESTIONAMENTO;
- ATENDER ÀS CONSULTAS DOS ÓRGÃOS DEPOSITANTES;
- PROCEDER A APLICAÇÃO DE TABELA DE TEMPORALIDADE;
- COORDENAR O RECOLHIMENTO DE DOC PERM. P/ ARQ. PÚB. MUNICIPAL - 25GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS (PROCEDIMENTOS)- TRANSFERIR ARQ. CORRENTE P/ ARQ. INTERMEDIÁRIO C/ DATA DE ELIMINAÇÃO E RECOLHIMENTO P/ ARQ. PERM.
- ATRIBUIR ÀS UNIDADES DE ARQUIVAMENTO SÍMBOLOS E NOTAÇÕES Q FACILITEM A LOCALIZAÇÃO NO DEPÓSITO - 26GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS (LOCALIZAÇÃO)GERALMENTE FORA DE CENTROS URBANOS (TERRENOS+ BARATOS), MAS EM LOCAIS DE ACESSO RÁPIDO E FÁCIL
- 27GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS (VANTAGENS)-DEPÓSITO SIMPLES E FUNCIONAL
-ECONOMIA DE ESPAÇO PESSOAL, E TEMPO
-MELHOR E > COLABORAÇÃO ENTRE ARQUIVADORES E ADM
-PRESERVAÇÃO DE ACERVOS DOCUMENT.
-RESPOSTA IMEDIATA E PRECISA À ADM
-GARANTIA DO RECOLHIMENTO P/ ARQ. PERM. DOS DOC DEFINITIVOS - 28AGENDA FÍSICA (DIÁRIA E SEMANAL) DIÁRIAVANTAGEM: + ESPAÇO PARA ANOTAÇÃO
DESVANTAGEM: VISÃO DE APENAS 2 DIAS POR VEZ - 29AGENDA FÍSICA (DIÁRIA E SEMANAL) SEMANALVANTAGEM: FACILITA VISÃO DA SEMANA TODA; MELHOR PLANEJAMENTO, MELHOR DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS;
DESVANTAGEM: MENOR ESPAÇO P/ ANOTAÇÃO - 30AGENDA VIRTUAL (OUTLOOK)-- ESCOLHE COMO QUER VISUALIZAR
- PODE COMPARTILHAR
- PODE CONVIDAR OUTRA PESSOA - 31DICAS PARA AGENDAMENTO I- ELIMINAR PAPEIZINHOS
- ANOTAR TUDO A LÁPIS
- TER SÓ 1 AGENDA
- ESTAR SEMPRE COM A AGENDA
- MARCAR HORÁRIO DE INÍCIO E FIM - 32DICAS PARA AGENDAMENTO II- CONFERIR A AGENDA C/ EXECUTIVO
- NÃO CONFIAR NA MEMÓRIA
- ATUALIZAR DIARIAMENTE
- DEFINIR CRITÉRIOS DE URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA - 33A gestão de documentos atua em todas as fases do ciclo de vida documental. C/EERRADO
APENAS NOS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS - 34A gestão de documentos não atua na fase permanente. C/ECERTO
- 35A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. C/ECERTO
- 36Quanto ao princípio da organicidade, julgue: Permite que se mantenha a integridade dos conjuntos documentais como informação.CERTO
- 37Quanto ao princípio da organicidade, julgue: Permite que se conheçam a espécie e o significado dos documentos no seu contexto e circunstâncias.ERRADO
- 38O arquivo permanente pode passar para as fases anteriores. C/EERRADO
- 39O arquivo permanente possui um valor histórico. C/ECERTO
- 40O arquivo intermediário é um arquivo de uso administrativo. C/ECERTO
- 41A abertura de um processo denomina-se autuação. C/ECERTO
- 42O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo. C/ECERTO
- 43O objetivo da ordenação é estabelecer a ordem original dos documentos. C/EERRADO
- 44O objetivo da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos documentos. C/ECERTO
- 45O processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda, de acordo com os valores que lhes são atribuídos, corresponde ao conceito de:AVALIAÇÃO
- 46Os arquivos podem ser formados a partir de documentos que sejam acumulados por pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas. C/ECERTO
- 47Os documentos produzidos no âmbito da instituição, mesmo que não estejam em suporte de papel, são considerados documentos de arquivo. C/ECERTO
- 48Documentos manuscritos são classificados como textuais, documentos com imagens estáticas são classificados como iconográfico. C/ECERTO
- 49Arquivos de documentos filmográficos são considerados especializados. C/EERRADO
- 50Os arquivos de engenharia são considerados especializados. C/ECERTO
- 51Atualmente, com a evolução arquivística, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. C/EERRADO
- 52De acordo com a teoria arquivística, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor primário e secundário. C/EERRADO
- 53Os documentos considerados de valor secundário são eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediária. C/EERRADO
- 54O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão, por isso deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação. C/EERRADO
- 55Os arquivos são constituídos apenas por documentos em suporte de papel. C/EERRADO
- 56Os arquivos intermediários, devem necessariamente ser conservados próximos aos escritórios. C/EERRADO
ESSES SÃO OS ARQUIVOS CORRENTES - 57Os documentos transferidos à fase intermediária são de acesso restrito dos legítimos produtores. C/ECERTO
- 58A fase permanente é constituída de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão do seu valor documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. C/ECERTO
- 59No que se refere aos procedimentos operacionais adotados nos arquivos, concluído o processo de recolhimento à terceira fase, os documentos serão submetidos a um último descarte. C/EERRADO
- 60Serão preservados, em caráter permanente, todos os documentos que provam como a instituição foi organizada. C/ECERTO
- 61O arquivamento dos documentos é uma atividade anterior a de classificação dos documentos. C/EERRADO
É POSTERIOR - 62A tabela de temporalidade indica a destinação final dos documentos. C/ECERTO
- 63A tabela de temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos na fase permanente. C/EERRADO
APENAS NAS FASES CORRENTE E INTERMEDIÁRIA
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- Concursos Públicos Específicos ADM Flashcards on Arquivologia, Fluxo de Documentos, Agenda, created by Michele Fiorentino on 15/11/2017.
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- Michele Fiorentino
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