Administración de Proyectos

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1. ¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un trabajo singular con:

Fechas definidas de inicio y finalización (calendario)

Una especificación clara del objetivo o alcance de la tarea

Un presupuesto preestablecido

Una organización temporal que se desmantela cuando termina el proyecto (habitualmente)

Sus atributos son:

Es un trabajo

Tiene un objetivo único o singular

Tiene un tiempo limitado

Tiene un presupuesto acotado

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Project Management

Proyect Management: la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, a efectos de satisfacer o exceder las necesidades y expectativas de los stakeholders del proyecto. Un stakeholder es cualquier individuo u organización involucrado, afectado o con intereses en el proyecto.

Triple restricción: Alcance, tiempo y costo.

Errores clásicos:

Relacionados con las personas

Con el proceso

Con el producto

Con la tecnología

Organizaciones: funcionales, proyectizadas o matriciales. No hay estructuras organizacionales buenas o malas; sino organizaciones apropiadas o inapropiadas para cada proyecto.

El director del proyecto juega el papel más importante en la Ingeniería del Software y su soporte. La diferencia entre el éxito o el fracaso -entre un proyecto que se desarrolla en fecha y en presupuesto, o uno retrasado y sin control de costos- es, a menudo, una función de la eficacia de ese director.

Un proceso define un Flujo de Actividades, las Actividades en sí mismas, los Roles que realizan dichas actividades y los Artefactos (in,out) que manipulan dichos Roles en la realización de las actividades para producir un resultado con agregado de valor.

Variables más importantes del proyecto:

Recursos (costo)

Características (alcance)

Tiempo

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Gestión del Alcance del Proyecto

La mayor parte del tiempo que se pierde en los proyectos se pierde por el “síndrome de inicio difuso”. Nos referimos al tiempo que transcurre en los inicios del proyecto cuando los objetivos aún no son claros, el equipo no está formalmente consolidado y es más, en algunos casos no se ha definido quien será el líder del proyecto. Para esto es importante:

1. Nombrar un PM formal y tempranamente.

2. Generar un Documento de Lanzamiento (Project chárter)

3. Realizar la Reunión de Lanzamiento (KO meeting)

ALCANCE: son todos los trabajos, y solo los trabajos necesarios para completar el producto del proyecto.

Una EDT es un agrupamiento de elementos del proyecto, orientado a entregables, que organiza y define el alcance total del proyecto.

Verificación del alcance: Es el proceso de obtener la aceptación formal del alcance completado del proyecto por los stakeholders.

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Gestión del Costo del Proyecto

Una definición contable podría ser “es un sacrificio o la utilización de recursos para lograr un objetivo específico”.Una definición de diccionario “Cantidad rendida a cambio de algo”.

La gestión del valor ganado o Earned Value Management (EVM) se utiliza habitualmente en gestión de proyectos para medir el desempeño de un proyecto.

Nos permite entre otras cosas, comparar el total de trabajo realizado hasta una fecha con el total de trabajo planificado para esa fecha.

Estos análisis de valor ganado nos permitirán evaluar el estado del proyecto y si es necesario realizar ajustes.

Es un tema que suele generar bastantes dudas, especialmente entre los aspirantes a PMP, que en su proceso de preparación para la certificación, suelen tener dificultades para entender algunos de los conceptos clave del EVM.

Budget at Completion (BAC): El presupuesto original planificado para llevar a cabo todo el trabajo del proyecto.

Planned Value (PV): El presupuesto planificado para conseguir un objetivo en una fecha en concreto

Earned Value (EV): Es el valor ganado, lo que realmente hemos conseguido con el presupuesto que teníamos planificado

La fórmula para calcular el EV, sería el % total de trabajo completado hasta la fecha x el BAC.

Métodos de estimación de proyectos:

Estimación por analogía: Una estimación por analogía se realiza comparando información de este proyecto con la de otro ya ejecutado y que cumpla al menos con dos condiciones: que sea verdaderamente similar o análogo en cuanto a su estructura y que se cuente con información de ejecución de ese proyecto. La estimación por analogía es un método solo aconsejable cuando estamos en fases tempranas y disponemos de poca información ya que no se espera con este método alta precisión.

Estimación de ingeniería: este método se aplica cuando se cuenta con información detallada del proyecto y es de mucha precisión si es bien aplicado. La estimación de ingeniería requiere una EDT desagregada a bajo nivel y consiste en estimar cada uno de los paquetes de trabajo para luego por suma ascendente lograr la estimación de costos de los entregables finales. El principio que sustenta la efectividad del método es la descomposición a bajo nivel.

Estimación Paramétrica: una estimación paramétrica puede hacerse cuando, como su nombre lo indica, contamos con parámetros y con algunos ratios y relaciones que permiten modelar el tipo de actividad o producto de la actividad que se está estimando. Ejemplo de ello es la estimación por puntos de función en el desarrollo de software.

Cualquiera sea el método aplicado, se espera tener una estimación del costo de cada una de las actividades del proyecto.

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Gestión de Recursos Humanos del Proyecto

Para obtener los recursos humanos necesarios para el proyecto será necesario:

Definir las necesidades

Obtener el equipo del proyecto.

"El director del proyecto juega el papel más importante en la Ingeniería del Software y su soporte. La diferencia entre el éxito o el fracaso -entre un proyecto que se desarrolla en fecha y en presupuesto, o uno retrasado y sin control de costos- es, a menudo, una función de la eficacia de ese director".

El director del proyecto tiene las siguientes cinco funciones principales:

1. Alcanzar los objetivos definidos mediante la planificación del trabajo a realizar.

2. Definir y organizar al equipo de trabajo que realizará el proyecto. 3. Asignar trabajo al personal del equipo de proyecto.

4. Controlar el progreso.

5. Liderar el equipo de personas.

El liderazgo involucra:

Motivar y recompensar

Mantener la perspectiva

Animar al grupo a tomar decisiones

Supervisar y mantener el comportamiento del grupo

Asegurar que todos ganan

Estilo de directores de proyecto: director, facilitador, entrenador, democrático, autocrático, burocrático.

El equipo normalmente pasa por cinco etapas en su desarrollo y camino al alto rendimiento que son:

Formación

Tormenta

Normalización

Rendimiento

Despedida

Pirámide de Maslow:

Necesidades fisiológicas

Necesidades de seguridad

Necesidades sociales, amor

Necesidades de ego, estima

Auto-Realización, del ser

Teoría de la Motivación e Higiene de Herzberg

Factores de higiene

Seguridad

Sueldo

Relación con el supervisor

Beneficios y servicios sociales.

Factores de motivación

El trabajo en sí mismo

El reconocimiento

La responsabilidad

Progresión profesional

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Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

La mitad del trabajo de hacer que una comunicación sea efectiva es “escuchar”.

“El escuchar debe ser un proceso ACTIVO, que aumenta la comprensión y reduce el conflicto“

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Gestión de Riesgos del Proyecto

Un Riesgo es un evento discreto que tiene posibilidad (no certeza) de ocurrir y tiene algún impacto sobre algún objetivo del proyecto.

Otro aspecto importante a resaltar es la diferencia entre Riesgo y Contingencia.

• El riesgo es un problema potencial (no ha ocurrido aún)

• La contingencia es un problema real (ya ha ocurrido).

El Gerenciamiento de Riesgos es el arte y ciencia de identificar, evaluar, y responder a los riesgos de un proyecto a lo largo de la vida de mismo. Los riesgos son inherentes al proyecto, por ende, inevitables. Debemos aprender a convivir con ellos si queremos gestionarlos.

Un Plan de Gestión de Riesgos describe como se llevará adelante todos los procesos vinculados al gerenciamiento de los riesgos desde la identificación hasta la confección del Plan de Respuesta y el monitoreo y control de los riesgos.

Impacto: Puede medirse de diferentes modos: en función del tiempo que se perderá/ ganará por su efecto; en función del costo, en una escala cualitativa del tipo: alto, medio, bajo, entre otras posibilidades.

Probabilidad: Puede medirse la probabilidad en una escala numérica de porcentaje o bien en una escala cualitativa del tipo: alta, media, baja, entre otras posibilidades.

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Gestión de Abastecimiento del Proyecto

Un contrato es un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual una de ellas se compromete a proveer productos, servicios o resultados especificados, mientras la otra parte asume el compromiso de retribuir con dinero u otra contraprestación válida y acordada.

Un contrato:

• Obliga legalmente a las partes.

• Describe derechos y obligaciones • Documenta un acuerdo

Un contrato se compondrá de un conjunto de Términos y Condiciones.

El contrato puede ser a precio fijo, de costos reembolsables, con incentivos, tiempo y materiales