Procedimiento para la administración de comunicaciones oficiales

Que los documentos estén radicados y que en sus sobres no tengan una anotación especial como: No abrir, confidencial, privado, reservado, entre otros, para poder realizar la verificación después.

Cuando estas (comunicaciones) se reciben por el Grupo o Unidad de correspondencia , oficina de Atención al ciudadano y de los medios electrónicos establecidos por la entidad.

En caso que una comunicación ingrese por una dependencia distinta a la Correspondencia, se deberá remitir al Grupo de archivo y Correspondencia del nivel central para que se haga su ingreso oficial para el respectivo trámite.

cuando el funcionario responsable de la recepción valida la documentación, con el fin de comprobar si son o no de carácter oficial. Este debe revisar que el contenido de la comunicación esté relacionado con las funciones y competencias de la entidad.

Datos del destinatario: La comunicaciones externas que se reciban deben estar dirigidas a la Unidad Administrativa o a sus funcionarios en calidad de los mismos. Su contenido debe ser de su competencia .

Datos del remitente: Se verificarán los datos de origen del ciudadano o entidad que remite y dirección donde se deba enviar respuesta.

Anexos: Revisión de los anexos, identificando la cantidad de folios y señalando el tipo ( folios, medios magnéticos, folletos, entre otros.)

Tomar en cuenta el estado de los sobres, en especial cuando se encuentra en estado sospechoso, donde se evidencie alguna de estas situaciones: - Sobres o paquetes con peso excesivo. - Sobres o paquetes sin datos del remitente. -Paquetes sucios, manchados, con olores extraños o sonidos sospechosos. Avisos o sellos postales en exceceso. -Palabras restrictivas. -Paquetes amarrados con cables o presencia de estos. En este caso debera abtenerse de abrir o manipular el paquete, deberá aislarse y dar aviso

Dar ingreso oficial a las comunicaciones, mediante la incorporación de datos necesarios, en el cual la entidad asigna un número consecutivo en estricto orden de recepción, este número se constituye como única identificación del documento.

Tener en cuenta que cuando se radica un documento de manera errónea y esto requiera su anulación, el funcionario que ha realizado que ha realizado el radicado debe hacer la solicitud de anulación al Grupo de Archivo y Correspondencia del Nivel Central quien será el único autorizado para anular documentos y generar el acta respectiva.

Una vez radicado el documento, este será digitalizado con sus respectivos anexos por parte del Grupo de Archivo y Correspondencia o Áreas de Correspondencias de las regionales, el cual debe realizar en formato PDF, resolución 300 dpi y subirlo al Sistema de Gestión Documental, para su administración en el expediente y clasificación de la respectiva serie y/o subserie documental.

Las comunicaciones internas son aquellas de carácter oficial que se generan con el fin de transmitir información, orientaciones y pautas, entre dependencias. Cada dependencia deberá elaborarlas de acuerdo con la necesidad y de conformidad con los formatos establecidos para tal fin, los cuales se encuentran en plantillas.

Son aquellas utilizadas para dar respuesta a un documento de entrada o para generar una comunicación nueva. Este proceso consiste en crear un registro nuevo y/o poder anexar una respuesta o comunicación a un destinatario.

Ser entregadas después de su radicación, debidamente marcadas al Grupo de Archivo quien se encargara de enviarlas por correo de distintas maneras como: Al dia, postexpress, Ems, entre otros.

Si se presentan anexos estos deben ir foliados y cosidos al original de la comunicación, en el oficio debe relacionar en la parte inferior, el tipo y calidad de anexos. La copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos entidades, direcciones y elaborar los sobre respectivos. Las comunicaciones que no cumplan con estos procedimientos serán devueltas sin excepción a la dependencia productora para los correctivos necesarios.

Cuando una comunicación no tenga nombre del responsable de su contenido ni este firmada,esta será llevada a su respectiva dependencia en donde se determinará si esta debe ser radicada por su importancia.

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