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Decreto 2609 de 2012

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras

disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

CAPÍTULO I

Gestión de Documentos

Artículo 1°. Ámbito de aplicación.

comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional,

departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales

las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del

poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).

CAPÍTULO II

El Programa de Gestión Documental

Artículo 2°. Tipos de información.

se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por

las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a

la función de dicha entidad o que hayan sido delegados por esta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en

que se produzcan, y que se conservan en:

Artículo 3°. Responsabilidad de la gestión de documentos.

La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado,

al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; aplicar las normas que en esta

materia establezca el Archivo General de la Nación

Artículo 4°. Coordinación de la gestión documental.

la gestión documental es un proceso transversal a toda la

organización, deben ser coordinados por los respectivos Secretarios

Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad

Artículo 5°. Principios del proceso de gestión documental.

La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los

siguientes principios.

a) Planeación.

b) Eficiencia.

c) Economía.

d) Control y seguimiento.

e) Oportunidad.

f) Transparencia.

g) Disponibilidad.

h) Agrupación.

i) Vínculo archivístico.

j) Protección del medio ambiente.

k) Autoevaluación.

l) Coordinación y acceso.

m) Cultura archivística.

n) Modernización.

o) Interoperabilidad.

p) Orientación al ciudadano.

q) Neutralidad tecnológica.

r) Protección de la información y los datos.

Artículo 6°. Componentes de la política de gestión documental.

Las entidades públicas deben formular una política de gestión de

documentos, constituida por los siguientes componentes.

a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.

b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.

c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su

soporte y medio de creación.

d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.

e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y

los productores de la información.

Artículo 7°. Etapas de la gestión de los documentos.

Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben

tener en cuenta las siguientes etapas.

a) Creación.

b) Mantenimiento.

c) Difusión.

d) Administración.

Artículo 8°. Instrumentos archivísticos para la gestión documental.

a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

b) La Tabla de Retención Documental (TRD).

c) El Programa de Gestión Documental (PGD).

d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).

e) El Inventario Documental.f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.

h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad

aplicables a los documentos.

Artículo 9°. Procesos de la gestión documental.

a) Planeación.

b) Producción.

c) Gestión y trámite.

d) Organización.

e) Transferencia.

f) Disposición de documentos.

g) Preservación a largo plazo.

h) Valoración.

Artículo 10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular pgd

Artículo 11. Aprobación del programa de gestión documental.

La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la

Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

Artículo 12. Publicación del programa de gestión documental.

El pgd debe ser publicado en la página

web de la respectiva entidad

deberán tener en cuenta la protección de la información y los

datos personales de conformidad con la Ley 1273 de 2009 y la Ley 1581 de 2012

Artículo 13. Elementos del programa de gestión documental.

Ell pgd debe obedecer a una estructura

normalizada y como mínimo los elementos

Artículo 14. Plan de Capacitación.

Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes

anuales de capacitación

Artículo 15. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión.

El pgd debe armonizarse con

los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.

CAPÍTULO III

El Sistema de Gestión Documental

Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental.

Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental

que permita.

a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.

b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención

documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean

requeridos.

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los

procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

Artículo 17. Características de los sistemas de gestión documental.

La gestión adecuada de los documentos debe basarse en la normalización de sus procesos, procedimientos

y manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas.

a) Conformidad.

b) Interoperabilidad.

c) Seguridad.

d) Metadescripción.

e) Adición de contenidos.

f) Diseño y funcionamiento.

g) Gestión Distribuida.

h) Disponibilidad y acceso.

i) Neutralidad tecnológica.

Artículo 18. Preservación de documentos en ambientes electrónicos.

las entidades

públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de

archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental

Artículo 19. Criterios para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentos.

La selección y adquisición de sistemas de gestión de

documentos debe tener en cuenta además de la normatividad que expida el Archivo General de la Nación

Artículo 20. Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos.

deben mantener

el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad,

agrupación y valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad.

Artículo 21. Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental.

los estándares y protocolos que deberán cumplir las entidades públicas

para la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo interno y externo de

documentos.

CAPÍTULO IV

La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Artículo 22. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos.

Las Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y

conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los

expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.

Artículo 23. Características del documento electrónico de archivo.

a) Contenido estable.

b) Forma documental fija.

c) Vínculo archivístico.

d) Equivalente Funcional.

Artículo 24. Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo.

equisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para

asegurar en el tiempo su presunción de autenticidad.

a) Se debe expresar desde el momento de su creación las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de

creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición

b) Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología.

c) Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación

administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un

mensaje de datos.

d) Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado.

e) Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad.

f) Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos.

g) Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del

ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.

Artículo 25. Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo.

deben permanecer completos y

protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio

Parágrafo. En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información, se podrá utilizar

firmas electrónicas o digitales de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes.

Artículo 26. Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo.

Se debe garantizar que un documento electrónico

generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su

conservación temporal o definitiva,

Artículo 27. Requisitos para la fiabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo.

Garantizan que el contenido de los documentos

electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades

Artículo 28. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo.

Los documentos electrónicos y la información en

ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento, mientras la entidad está obligada a conservarla, de acuerdo con lo

establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD).

Artículo 29. Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo.

se deben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo en el tiempo la preservación y la conservación.

a) El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización.

b) Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las

necesidades de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato.

c) El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.

d) Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales.

e) Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de

preservación entren en aplicación.

longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los

creadores o de las dependencias responsables del archivo de la misma.

g) Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación, se

debe asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por

la cadena de conservación.

h) Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en la Ley 1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012.

Artículo 30. Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo.

Los documentos electrónicos de archivo deben contener como

mínimo los siguientes metadatos.

a) Tipo de recurso de información.

b) Tipo documental.

c) Título del documento.

d) Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el

contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.

e) Clasificación de acceso (nivel de acceso).

f) Fecha de creación, transmisión y recepción.

g) Folio (físico o electrónico).

h) Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).

i) Palabras clave.

I. De contenido:

II. De estructura:

a) Descripción.

b) Formato.

c) Estado.

d) Proceso administrativo.

e) Unidad Administrativa responsable.

f) Perfil autorizado.

g) Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).

h) Serie/subserie documental.

III. De contexto:

a) Jurídico-administrativo.

b) Documental.

c) De procedencia.

d) Procedimental.

e) Tecnológico.

Artículo 31. Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los Documentos Electrónicos de Archivo.

Los documentos electrónicos deben permitir que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas de protección

como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se

creen en el futuro.

Artículo 32. Neutralidad tecnológica. En la gestión de documentos electrónicos así como en los sistemas de gestión documental se deben

utilizar estándares abiertos que no dependan de una tecnología en particular

Artículo 33. Del expediente electrónico.

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones, establecerá los lineamientos generales que deben regular el expediente electrónico como unidad mínima

del archivo electrónico documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad con lo establecido en Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el Código Único General del Proceso.

Artículo 34. Sobre la administración y transferencia de Archivos Electrónicos.

establecerán las directrices para entregar las transferencias de archivos

electrónicos de valor histórico de las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al Archivo General

CAPÍTULO V

Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado

Artículo 35. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos.

Es responsabilidad

de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación

del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el

presente decreto, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias.

Artículo 36. Coordinación con otras entidades del orden nacional.

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado coordinará con los

Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en materia de gestión documental deba expedirse para las

entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales.

Artículo 37. Inspección y vigilancia. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, cuando así lo considere, realizará inspección

sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión documental de las diferentes entidades públicas, privadas que

cumplen funciones públicas y en los archivos que tengan documentos declarados Bienes de Interés Cultural (BIC), o sean de interés público.

Artículo 38. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicación y el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá

complementarlo con acuerdos, guías e instrumentos que faciliten su aplicación.

a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).

b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos).

c) Sistemas de Información Corporativos.

d) Sistemas de Trabajo Colaborativo.

e) Sistemas de Administración de Documentos.

f) Sistemas de Mensajería Electrónica.

g) Portales, Intranet y Extranet.

h) Sistemas de Bases de Datos.

i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.

j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

k) Uso de tecnologías en la nube.

A