Recepción, clasificación, apertura, revisión, radicación, registro,

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• RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

• Recepción

• Las comunicaciones que son entregadas por una persona interesada (o su representante) y mensajes en la ventanilla de la unidad de correspondencia, se denominan de recepción directa; y la recepción indirecta es la que se recibe por correo y/o medio electrónicos

• ¿Es comunicación directa ?

• Comunicación Indirecta 1. Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida. 2. si están firmadas. 3. Si la fecha es actual. 4. si en la comunicación se cita el domicilio del remitente. 5. Si se menciona remisión de anexos, que estos estén completos.

• 1. si la comunicación esta dirigida a un funcionario  o a la misma empresa. 2. Si se trata de comunicación oficial. 3. Si el sobre o empaque viene en buen estado

• Si (binary/octet-stream)

• No (binary/octet-stream)

• Es importante anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohíbe el trámite comunicaciones personales.

• RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

• Apertura

• Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones 

• ¿Cuando se realiza la apertura?

• Comunicaciones Personales

• Comunicaciones Oficiales

• No (binary/octet-stream)

• Si (binary/octet-stream)

• RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

• Revisión

• La comunicaciones oficiales que ingresen a las insituciones deberan ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección a donde se deberá enviar respuesta y asunto correspondiente

• ¿Se radica cuando?

• Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable , se considerará anónima y deberá ser remitida al área correspondiente sin radicar.

• Si es competencia de la entidad, se procedera a la radicación del mismo

• Si (binary/octet-stream)

• No (binary/octet-stream)

• RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

• Radicación

• Es el procedimiento por el cual las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones producidas o recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con lo establecido por la ley.

• FIN

• FIN

• FIN

• RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

• Registro

• Consiste en la anotación de los datos más significativos de la comunicación de un formato de registro para su control y trámite dentro de la entidad.

• ¿cuales son los documentos radicables?

• Comunicaciones Oficiales

• El registro de las comunicaciones oficiales  es el procedimiento por el medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando, nombre, entidad remitente, nombre del código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempos de respuesta

• Si (binary/octet-stream)

• Comunicaciones personales

• No (binary/octet-stream)

• FIN

• RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

• Distribución y reparto

• Se asigna un mensajero o patinador quien es el responsable de distribuir y entregar los documentos que ya cumplieron con el procedimiento.

• ¿Cuales?

• Documentos oficiales

• Documentos personales

• FIN

• No (binary/octet-stream)

• Si (binary/octet-stream)

• ¿Que documentos se radican?

• Comunicaciones personales

• No (binary/octet-stream)

• Comunicaciones Oficiales

• Es importante porque con ellos se ubica  o matricula oficialmente el documento en la empresa, indicando el número de orden en el que se recibió quien lo atendió, si se le dio respuesta y en que fecha, además permite tener otros datos como su situación actual, es decir si se encuentra aún en trámite o en que serie se encuentra archivado.

• Si (binary/octet-stream)

• FIN

• RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

• Clasificación

• Consiste en separar documentos recibidos en comunicaciones oficiales o personales

• ¿Son comunicaciones Personales?

• Son todas las comunicaciones de Carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario, "no generan trámites para las instituciones". 

• Comunicaciones Oficiales Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado . 

• FIN

• Si (binary/octet-stream)

• No (binary/octet-stream)