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Corresponde a la transformación de los datos

Se capturan datos originados en los hechos económicos de manera cronológica y los convierte en informes financieros

Es el conjunto ordenado de etapas cuyo propósito es registrar los hechos económicos

EL PROCESO CONTABLE EN UN ENTE PÚBLICO

Definición

Etapas

Se incorpora un hecho económico que cumpla con los elementos de estados financieros

Identificación

Clasificación

Medición inicial

Registro

Reconocimiento

Debe generar flujos de entrada o salida de recursos, beneficios económicos o potencial de servicio

Los hechos se deben reconocer en el momento en que suceden

Se seleccionan los hechos susceptibles de ser reconocidos

No todos los hechos implican aumento de beneficios o potencial de servicio

Se determina el elemento de los estados financieros y partidas a afectar

Se subclasifica la partida contale de acuerdo con la normatividad

Qué clase de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos o gastos surgen

Se asigna un valor monetario a las partidas determinadas en la clasificación

Se generan los comprobantes de contabilidad y se efectúan asientos en los libros respectivos

Permite el controly seguimiento de los recursos de la entidad

Medición posterior

Se actualiza la medición de los elementos de los estados financieros

Es fundamental porque actualiza los valores monetarios reconocidos al incorporar los hechos

El propósito es lograr una representación fiel de la información financiera de la entidad

Valuación

Registro de ajustes contables

Se determina el nuevo valor de la partida

Se emplean bases de medición, cuantificando los cambios financieros

Los cambios se derivan de condiciones externas o transformaciones internas

Se generan los comprobantes de contabilidad

Se efectúan asientos de los ajustes en los libros respectivos

Se utiliza el Catálogo General de Cuentas para la entidad

Revelación

La entidad sintetiza y representa la situación financiera, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos.

Presentación de estados financieros

Presentación de notas a los estados financieros

Se estructuran los estados financieros

Representan la situación financiera, del rencimiento financiero y de los flujos de efectivo

Se integra la información cuantitativa y cualitativa que explica los hechos

Proporciona información relevante para interpretar la posición financiera y el desempeño de la entidad

Formas de organización y ejecución del proceso contable

Sistema documental contable

Contabilidad centralizada

Contabilidad separada en unidades contables

La entidad centraliza y registra los hechos en una única unidad contable

La entidad debe

Establecer responsables de la información

Definir políticas contables

Establecer procedimientos internos y flujos de información

Establecer controles de continuidad

Realizar conciliaciones, verificación y validación de la información

Llevar los libros principales y auxiliares con soportes y comprobantes

Definir la política de conservación y preservación de los libros principales y auxiliares

El proceso se lleva a cabo por una unidad contable central y una o varias unidades contables dependientes

Cada una procesa la información por separado y se integra posteriormente

La unidad contable central debe

Estalecer responsables de la información contable para cada unidad

Definir políticas contables

Establecer procedimientos internos y flujos de información

Establecer controles en cada unidad

LLevar los libros principales y auxiliares de la unidad central con soportes y comprobantes

Definir la política de conservación y preservación de los libros principales y auxiliares

Establecer procesos de conciliación, verificación y validación en cada unidad

Preparar y presentar los estados financieros de la entidad

La unidad dependiente debe

Aplicar las políticas contables establecidas

Procesar la información por separado

Definir los flujos de información en la unidad

Cumplir con los flujos de información de la unidad central

Llevar los libros principales y auxiliares

Definir la política de convervación y preservación de los libros

Apoyar los procesos de conciliación, verificación y validación de la información

Su objetivo es establecer los criterios que garanticen la inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservación de la información financiera

La administración de este sistema es responsabilidad del representante legal de cada entidad

Los documentos deben cumplir con 3 características: autenticidad, integridad y veracidad. Pueden ser impresos o electrónicos

Soportes de contabilidad

Contienen información sobre los hechos económicos

Pueden ser de origen externo (terceros) o interno (elaborados por la entidad)

Pueden ser producto de eventos transaccionales (operación con un tercero) o no transaccionales (nueva información sobre la condición de un recurso)

Prohibiciones de los documentos contables

Libros de contabilidad

Comprobantes de contabilidad

Documentos que registran los hechos económicos y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente

Pueden ser de ingreso (operaciones de recaudo), egreso (operaciones de pago) y general (operaciones con estimaciones, reclasificaciones y ajustes).

Deben elaborarse en español, en forma cronológica y con el nombte de la entidad, fecha, número, descripción del hecho económico, cuantía, código y denominación de cuentas afectadas

Pueden tener, o no, anexos los soportes,

Documentos que sistematizan cronológicamente los hechos económicos que afectan las partidas de los estados financieros

Los asientos deben estar respaldados en comprobantes de contabilidad

Deben llevarse en español e identificar la entidad.

Libros principales

Libros auxiliares

Sintetizan información sobre los recursos, obligaciones, ingresos, costos y gastos de la entidad

Libro diario

Libro mayor

Registra cronológicamente los movimientos diarios de cada cuenta afectada

Debe contener la fecha, el código, la denominación de la cuenta y el movimiento diario débito o crédito

Resume por mes el saldo inicial, el movimiento y el saldo final de la cuenta

Cada registro debe tener un comprobante y este a su vez un soporte

Detallan cronológicamente los hechos económicos registrados en los comprobantes

Deben contener el periodo, fecha, clase y número de comprobante, descripción del hecho, valor que afecta la cuenta, saldo inicial y final

No se puede tachar, mutilar, enmendar, eliminar, alterar, ni adicionar la información establecida

Para corregir se debe anular el documento inicial y solicitar uno nuevo a quien lo expidió

En los libros y comprobantes no se puede alterar el orden cronológico

Requiere la documentación que la sustenta para dar trazabilidad y verificar los estados financieros

Está dado por los criterios de reconocimiento, medición y revelación del marco normativo