Redação Oficial

Conceito

É a maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos.

Atributos/fundamentos da redação oficial

- Clareza e precisão;

- Objetividade;

- Concisão;

- Coesão e coerência;

- Impessoalidade;

- Formalidade e padronização.

Clareza

O texto tem uma interpretação única e imediata. Para se ter clareza sugere-se (sugestões obrigatórias):

- Utilizar palavras e expressões simples, exceto quando o texto versar sobre assunto técnico;

- Usar frases curtas, apresentar orações na ordem direta e evitar intercalações excessivas. Para evitar ambiguidade, pode-se usar a ordem indireta;

- Buscar a uniformidade do tempo verbal em todo texto, ou seja, não ficar variando os tempos verbais;

- Pontuar adequadamente o texto;

- Colocar o significado de uma sigla na primeira aparição dela;

- Não utilizar regionalismos e neologismos;

- Utilizar palavras e expressões em outro idioma apenas quando for indispensável, porém elas devem ser escritas em itálico.

Precisão

É a exatidão da transmissão da informação.

Objetividade

Ir direto ao assunto.

Concisão

Transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras, ou seja, o texto não deve ser prolixo.

Coesão

Há uma união harmônica entre as partes do texto.

Coerência

O texto tem lógica.

Impessoalidade

O texto obedece a imparcialidade na defesa do interesse público. Esse tratamento impessoal decorre:

- Da ausência de impressões individuais, ou seja, porque não tem achismos do indivíduo que está escrevendo;

- Da impessoalidade do receptor, ou seja, quem está recebendo a mensagem sempre é o público, e, não o particular;

- Do caráter impessoal do próprio assunto tratado, ou seja, se o assunto é de interesse público, logo será impessoal (não será para um particular).

Formalidade
O texto tem uma determinada forma nas comunicações, para isso, utiliza-se os pronomes de tratamento.

Padronização
- O texto é uniformizado, ou seja, tem um padrão culto do idioma para procedimentos e conceitos;

- Jargão deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada;

- Jargão: é uma linguagem pouco compreensível, geralmente por ser muito específico de determinado grupo profissional ou sociocultural. Ex.: politiquês, economês, juridiquês etc.

Correspondências/comunicações oficiais

Pronomes de tratamento

O pronome de tratamento se refere à segunda pessoa e se conjuga na terceira. É necessário atenção em 3 momentos distintos:

1) No endereçamento:

É o texto utilizado no envelope que contém a correspondência oficial, ou seja, na parte de fora.

2) No vocativo:

O autor dirige-se ao destinatário no início do documento.

3) No corpo do texto:

Pode-se empregar os pronomes de tratamento em sua forma abreviada ou por extenso.

Utilização de pronomes de tratamento

..........................................................................................................................................................................................................................................................

AUTORIDADE ENDEREÇAMENTO VOCATIVO TRATAMENTO NO CORPO DO TEXTO ABREVIATURA

A Sua Excelência o Excelentíssimo

PR Senhor Senhor Presidente Vossa Excelência Não se usa

da República,

Excelentíssimo

PCN Idem Senhor Presidente Idem Idem

do Congresso

Nacional,

PSTF Excelentíssimo

Idem Senhor Presidente Idem Idem

do Supremo

Tribunal Federal,

Senhor Vice-Pre-

Vice-PR Idem sidente da Repú- Idem V. Exa.

blica,

M de Est Idem Senhor Ministro, Idem Idem

Secret-Exe Senhor Secretário-

de Ministé Idem Executivo, Idem Idem

e outros

Embaix Idem Senhor Embaixador, Idem Idem

Oficial-

General

das For- Idem Senhor+Posto, Idem Idem

ças Ar-

madas

Sena-

dor da Idem Senhor Senador, Idem Idem

Repú-

blica

Depu-

tado Idem Senhor Deputado, Idem Idem

Fede-

ral

Minis- Senhor Ministro do

stro do Idem Tribunal de Contas Idem Idem

TCU da União,

Minis-

tro dos

Tribu- Idem Senhor Ministro, Idem Idem

nais

Supe-

riores

Outros

postos Ao senhor Senhor+Posto Vossa Senhoria V.Sa.

militares

Signatário

Cargos interino e substituto

- Esses cargos devem ser utilizados depois do nome do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo;

- Cargo interino: é aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a vacância;

- Substituto: é aquele designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimento legais ou regulamentares do titular;

- Exemplo masculino: Diretor-Geral interino, Secretário-Executivo substituto;

- Exemplo feminino: Ministra de Estado interina, Secretária-Executiva interina.

Grafia de cargos compostos

Escrevem-se com hífen:

1) Cargos formados pelo adjetivo "geral". Ex.:

- Diretor-geral;

- Relator-geral.

2) Postos e gradações da diplomacia. Ex.:

- Primeiro-secretário;

- Segundo-secretário.

3) Postos da hierarquia militar. Ex.:

- Tenente-coronel;

- Capitão-tenente.

4) Cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa. Ex.:

- Diretor-presidente;

- Diretor-adjunto;

- Editor-chefe.

5) Cargos formados por numerais. Ex:

- Primeiro-ministro;

- Primeira-dama.

6) Cargos formados com os prefixos "ex" ou "vice". Ex.:

- Ex-diretor;

- Vice-coordenador.

Obs.:

- É opcional o uso de palavras iniciais maiúsculas usadas para reverenciar. Ex.: Presidente francês ou presidente francês;

- Para elementos que contém hífen, deve-se manter todos em maiúsculo ou minúsculo. Ex.: Vice-Presidente ou vice-presidente, mas não Vice-presidente ou vice-Presidente;

- Elementos com preposição ficam sem hífen. Ex.: general de exército, tenente-brigadeira do ar.

Vocativo

É uma invocação ao destinatário. O vocativo será sempre seguido de vírgula nas comunicações oficiais.

O padrão ofício

O padrão ofício é o ofício.

Partes do documento no padrão ofício

- Cabeçalho;

- Identificação do expediente;

- Local e data do documento;

- Endereçamento;

- Assunto;

- Texto do documento;

- Fechos para comunicações;

- Identificação do signatário;

- Dados do órgão.

Cabeçalho

- Ex.: Brasão

[Nome do órgão]

[Secretaria/Diretoria]

[Departamento/Setor/Entidade]

- Utilizado apenas na primeira página do documento, centralizada na parte superior do papel. Os itens do cabeçalho são:

1) Brasão de Armas da República:

- No topo da página e centralizado;

- É o primeiro item;

- 2 cm de distância do topo;

- Não precisa ser colorido;

- Deve ser evitado a marca da instituição para não se sobrepor ao Brasão de Armas da República.

2) Nome do órgão principal:

É o segundo item.

3) Nome dos órgãos secundários:

- Apenas quando necessários;

- Do mais abrangente para o mais específico.

4) Espaçamento:

Entrelinhas simples (1,0).

Identificação do expediente

- Ex.: OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR Nº 652/2019/SAA/SE/MT;

- São eles:

1) Nome do documento:

Todas as letras devem ser maiúsculas.

2) Indicação de numeração:

A palavra número deve ser abreviada, padronizada como Nº.

3) Informações do documento:

Deve conter:

- Número;

- Ano (com 4 dígitos);

- Siglas usuais do setor que expede o documento, da menos abrangente para a mais abrangente, separados por barra (/).

4) Alinhamento:

- À margem esquerda da página;

- 3 cm de distância do lado esquerdo do papel.

Local e data do documento

- Ex.: Porto Velho, 28 de maio de 2019.;

- É feito:

1) Informação de local:

- Nome da cidade, por extenso, onde foi expedido o documento, seguido de vírgula;

- Não se deve utilizar a sigla do Estado.

2) Data:

- Dia do mês: em numeral cardinal, salvo o primeiro dia, que deve ser em numeral ordinal;

- Nome do mês: em minúsculo;

- Ano: em numeral cardinal, com 4 dígitos. Ex.: 2019.

3) Pontuação:

Coloca-se ponto final depois da data.

4) Alinhamento:

- O texto da data deve ser alinhado à margem direita da página;

- 1,5 cm de distância do lado direito do papel.

Endereçamento

- Ex.: [Vocativo] À Senhora

[Nome da pessoa do vocativo] Dilma Bolsonaro

[Cargo da pessoa do vocativo] Presidente da República

[Endereço do destinatário] Esplanada dos Ministérios Bloco T

[Endereço do destinatário] 70064-900 Brasília/DF

- É a parte do documento que informa quem receberá o expediente. Constarão os seguintes elementos nele:

1) Vocativo:

Forma de tratamento adequada para quem receberá o expediente. Ex.: Ao Senhor.

2) Nome:

Nome da pessoa para quem o expediente está sendo enviado.

3) Cargo:

Cargo da pessoa para quem o expediente está sendo enviado.

4) Endereço:

Endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em duas linhas:

a) Primeira linha: informação de localidade/logradouro do destinatário ou informação do setor, caso seja no mesmo órgão;

b) Segunda linha: CEP e cidade/UF.

5) Alinhamento:

- À margem esquerda da página;

- 3 cm de distância do lado esquerdo do papel.

Assunto

- Ex.: "Assunto: Aquisição de computadores."

- O assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta. Deve ser da seguinte maneira:

1) Título:

Assunto, dois pontos e a frase que define o conteúdo do documento.

2) Descrição do assunto:

- A palavra assunto e a inicial da palavra que define o texto devem ser em maiúsculas;

- Não se deve utilizar verbos;

- Deve-se utilizar de 4 a 5 palavras.

3) Destaque:

Deve ser escrito em negrito.

4) Pontuação:

Deve ser colocado o ponto final no final do assunto.

5) Alinhamento:

- À margem esquerda da página;

- 3 cm de distância do lado esquerdo do papel.

Texto do documento

1) Se não for usado para encaminhamento de documentos, a estrutura do expediente deve ser assim:

a) Introdução:

- É o objetivo da comunicação;

- Estas formas devem ser evitadas: tenho a honra de, tenho o prazer de, cumpre-me informar que;

- Devem ser usadas estas formas: solicito, comunico, informo;

b) Desenvolvimento:

- O assunto é detalhado;

- Deve ser tratado em parágrafos distintos, caso o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, isso confere maior clareza à exposição;

c) Conclusão:

- A posição sobre o assunto é afirmada.

2) Se for usado para encaminhamento de documentos, a estrutura do expediente deve ser assim:

a) Introdução:

- Inicia-se com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento;

- Se ninguém tiver solicitado, então deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado e a razão pela qual está sendo encaminhado;

b) Desenvolvimento:

- Não há parágrafos de desenvolvimento, salvo se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha.

3) Formatação:

a) Alinhamento:

- Justificado;

b) Espaçamento entre linhas:

- Simples;

c) Parágrafos:

- Espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo;

- Recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;

- Numeração dos parágrafos: apenas quando o documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se numeram o vocativo e o fecho;

- Fonte: Calibri ou Carlito;

- Tamanho da fonte do corpo do texto: 12 pontos;

- Tamanho das citações recuadas: 11 pontos;

- Tamanho das notas de rodapé: 10 pontos;

- Símbolos: se não tiver Calibri ou Carlito, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings.

Fechos para comunicações

1) Tem finalidade de arrematar o texto e saudar o destinatário. Existem dois fechos:

a) "Respeitosamente, ":

Para autoridades de hierarquia superior a do remetente;

b) "Atenciosamente, ":

Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior a do remetente.

2) Formatação:

a) Alinhamento: alinhado á margem esquerda da página;

b) Recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;

c) Espaçamento entre linhas: simples;

d) Espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo.

Obs.:

- Não deve ser numerado;

- Não se usa esses dois fechos para autoridades estrangeiras.

Identificação do signatário

- Ex.: [Espaço para assinatura]

[NOME] CABO DACIOLO

[Cargo] Deputado Federal

- O signatário deve ser assim, salvo as comunicações assinadas pelo PR:

1) Nome:

Nome da autoridade que está enviando.

2) Cargo:

- Cargo da autoridade que está enviando o documento;

- As iniciais de cada palavra devem ser em maiúsculas, salvo as preposições.

3) Alinhamento:

- Centralizado;

- A assinatura deve ficar na mesma página que o expediente.

Dados do órgão

Endereço, telefone, e-mail, site oficial da instituição etc. podem ser informados no rodapé do documento centralizados na última página.

Formatação e apresentação

Tamanho do papel

A4 (29,7 cm x 21 cm).

Margem lateral esquerda

No mínimo, 3 cm de largura.

Margem lateral direita

1,5 cm.

Margens superior e inferior

2 cm.

Área de cabeçalho

Na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel.

Área de rodapé

Nos 2 cm da margem inferior do documento.

Impressão

- Na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel;

- As margens direita e esquerda terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho).

Cores

- Os textos devem estar na cor preta;

- O papel deve ser branco;

- Se forem necessários os gráficos e ilustrações serem coloridos, então que assim seja.

Destaques

Usa-se o negrito, sem abuso, para destaque.

Palavras estrangeiras

Palavras estrangeiras devem ser grafadas em itálico.

Arquivamento

- Todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos, dentro do possível;

- Formato de texto preferencial: ".docx", ".odt" ou ".rtf".

Nome do arquivo

Os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:

- Tipo do documento + Número do documento + Ano do documento (com 4 dígitos) + Palavras chave do conteúdo

- Ex.: Ofício 123_2019_relatório produtividade anual

Tipos de documento

Variações dos ofícios

1) [NOME DO EXPEDIENTE] + CIRCULAR:

Quando um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. Ex.:

OFÍCIO CIRCULAR Nº 652/2019/MEC

2) [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO:

Quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para um único órgão receptor. Ex.:

OFÍCIO CONJUNTO Nº 368/2019/SECEX/SAJ

3) [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO CIRCULAR:

Quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. Ex.:

OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR Nº 795/2019/CC/MJ/MRE

Exposição de motivos (EMs)

1) Definição e finalidade:

É o expediente dirigido por um Ministro de Estado ao PR ou Vice para:

- Propor alguma medida;

- Submeter projeto de ato normativo a sua consideração; ou

- Informá-lo de determinado assunto.

Obs.:

- Se a exposição envolver mais de um ministério, então a exposição será assinada por todos os ministros envolvidos, e será chamada de interministerial;

- Sendo interministerial ou não, a sequência numérica das exposições de motivos é única;

- A numeração começa e termina dentro do mesmo ano civil.

2) Forma e estrutura:

As exposições de motivos devem, obrigatoriamente:

- Apontar, na introdução, o problema que demanda a adoção;

- Indicar, no desenvolvimento, a razão de aquela medida ou ato normativo ser o ideal para se solucionar o problema;

- Propor, na conclusão, a medida a ser tomada ou o ato a ser editado para solucionar o problema; ou apresentar as considerações finais no caso de EMs apenas informativas.

Obs.:

- As EMs devem ser instruídas com parecer jurídico e parecer de mérito que permitam a adequada avaliação da proposta;

- A EMs é a principal modalidade de comunicação dirigida ao PR pelos ministros;

- As EMs podem, em certos casos, serem encaminhadas uma cópia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário.

3) Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais (Sidof):

- O Sidof é uma ferramente eletrônica para controle das EMs com as propostas de atos a serem encaminhadas pelos Ministérios à Presidência da República;

- Ao se utilizar o Sidof, o nome e o cargo do signatário são substituídos pela assinatura eletrônica que informa o nome do ministro que assinou a EMs e do consultor jurídico que assinou o parecer jurídico da Pasta.

Mensagem

1) Definição:

É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos.

2) Finalidade:

As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao CN têm as seguintes finalidades:

- Encaminhamento de proposta de emenda constitucional, de projeto de lei ordinário e de lei complementar e os que compreendem PPA, LDO, LOA e créditos adicionais;

- Encaminhamento de medida provisória;

- Indicação de autoridades;

- Pedido de autorização para o Presidente ou o Vice se ausentarem do país por mais de 15 dias;

- Encaminhamento de atos de concessão e de renovação de concessão de emissoras de rádio e TV;

- Encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior;

- Mensagem de abertura da sessão legislativa;

- Comunicação de sanção (com restituição de autógrafos);

- Comunicação de veto;

- Outras mensagens remetidas ao Legislativo.

3) Forma e estrutura:

- Brasão: timbre em relevo branco;

- Identificação do expediente: MENSAGEM Nº, alinhada à margem esquerda, no início do texto;

- Vocativo: alinhado à margem esquerda, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, com o recuo de parágrafo dado ao texto;

- Texto: iniciado a 2 cm do vocativo; e

- Local e data: posicionados a 2 cm do final do texto, alinhados à margem direita;

- Não tem identificação de seu signatário.

Correio eletrônico (e-mail)

1) Definição:

Tem três significados a depender do contexto:

- Gênero textual: é um documento oficial;

- Endereço eletrônico: é um e-mail oficial. Portanto, deve-se utilizar a extensão ".gov.br", por exemplo;

- Sistema de transmissão de mensagens eletrônicas: tem baixo custo e celeridade e é a principal forma de envio e recebimento de documentos na administração pública.

2) Valor documental:

- Para que tenha valor documental é necessário existir certificação digital;

- O destinatário poderá reconhecer como válido o e-mail sem certificação digital; contudo, caso haja questionamento, será obrigatória a tal da certificação;

- O ente público não pode impor a aceitação de documento eletrônico que não atenda os parâmetros da ICP-Brasil (responsável pela certificação digital), salvo lei específica.

3) Forma e estrutura:

Não tem padronização da mensagem comunicada, porém devem-se observar algumas orientações quanto à sua estrutura.

4) Campo assunto:

O assunto deve ser o mais claro e específico possível para que não pareça, ao receptor, que se trata de mensagem não solicitada/lixo eletrônico. Ex.:

- Em vez de "Reunião", um assunto mais preciso seria "Agendamento de reunião sobre a Reforma da Previdência".

5) Local e data:

São desnecessários no corpo da mensagem, uma vez que o próprio sistema apresenta essa informação.

6) Saudação inicial / vocativo:

O texto do e-mail deve ser iniciado por uma saudação. Para particulares, deve-se utilizar, assim como os outros documentos oficiais, os vocativos "Senhor" ou "Senhora", seguido do cargo respectivo, ou "Prezado Senhor", "Prezada Senhora". Ex.:

- "Senhor Coordenador,";

- "Prezada Senhora,".

7) Fecho:

O mesmo que os outros documentos oficiais.

8) Bloco de texto da assinatura:

A assinatura do e-mail deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente. Ex.:

Maria da Silva

Assessora

Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil

(69)XXXXX-XXXX

9) Anexos:

- A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre o conteúdo do anexo;

- Quando se tratar de documentos ainda em discussão, os arquivos devem, necessariamente, ser enviados, em formato que possa ser editado;

- Os arquivos anexados devem estar em formatos usuais e que apresentem poucos riscos de segurança.

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