10 Consejos Vitales para Mejorar la Comunicación Interna – GoConqr

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10 Consejos Vitales para Mejorar la Comunicación Interna

Hay muchos factores que influyen en el fructífero desarrollo de un negocio; desde la captación y desarrollo del talento hasta la creación de un producto que cubra una necesidad imperante en el mercado. No obstante, disponer de trabajadores con calificaciones excelentes y un producto potente para vender no sirve de nada si no hay un flujo fluido de comunicación entre las diferentes partes que incentive la productividad y contribuya a crear un ambiente de trabajo saludable. Según un estudio de AmericaEconomía, los proyectos de las empresas fallan en un 50% por una mala comunicación interna. Números alarmantes que señalan la importancia que tiene mejorar la comunicación interna para poder aprovechar al máximo los recursos que una compañía tiene a su disposición y sacar lo mejor de cada empleado. Hay diferentes acciones que puedes llevar a cabo para enriquecer el proceso comunicativo de tu empresa, por lo que ofrecemos algunas de las claves más importantes.

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¿Cómo Mejorar la Comunicación Interna en Cuestión de Días?

como mejorar comunicacion internaNo importa el tamaño de la empresa, el número de trabajadores o departamentos ni el tiempo que lleva operando – al final, tener una comunicación interna eficiente, productiva y fluida debe ser una prioridad absoluta para cualquier negocio que quiera ser fructífero a medio plazo. Estas son algunas de las medidas para mejorar la comunicación en la empresa de forma rápida y efectiva.

#1 Espacio Virtual con Documentos de Interés

Siempre que un trabajador tiene una duda acerca de los procesos de la compañía o acerca de alguna de sus tareas, tiene que acudir a uno de los jefes de equipos o compañeros para tratar de resolverla en persona. Es un método sencillo, pero no el más eficaz – en ocasiones, la persona a la que vas a preguntar está demasiado ocupada para atenderte o no sabe con certeza la respuesta.

Para agilizar la resolución de las cuestiones de cada trabajador, conviene instalar un software de comunicación interna en la empresa para poder tener un espacio virtual en el que compartir toda la información y los documentos de interés para los empleados. Papeles como las solicitudes de vacaciones, números de teléfono, manual sobre los valores de la empresa o información sobre los productos en venta, entre otros, pueden ser subidos en la nube y dar acceso a cualquier empleado desde su portátil. Una buena forma de ahorrar tiempo y agilizar el proceso de resolución de dudas.

#2 Distribuir Vídeos de Forma Personalizada

Un estudio de Melcrum señala que un 93 % de los empresarios considera fundamental incluir vídeos en la estrategia de comunicación interna en la empresa. El dicho de una imagen vale más que mil palabras es una gran verdad; un vídeo entretenido y dinámico explicando las noticias más importantes de la empresa resulta más accesible para los empleados que un largo y denso texto descriptivo. Si tu objetivo es aumentar la retención de información de los trabajadores, debes crear vídeos que sean capaces de resumir en pocos minutos las novedades corporativas más importantes. Estos vídeos pueden ser enviados a través de cursos (como vemos en la imagen inferior) de forma personalizada a cada empleado para que los visionen desde su propio ordenador.

software comunicación interna empresa

#3 Refrescar Objetivos con Regularidad

El transcurso del tiempo puede acabar haciendo mella en algunos trabajadores – el hecho de acomodarse en una rutina puede hacer que pongan el piloto automático y acaben rindiendo por debajo de sus posibilidades. En muchas ocasiones, algunos empleados no tienen claro cuáles son los objetivos principales de la compañía en ese determinado momento, por lo que no estás sacando el mayor partido posible a la mano de obra que tienes a tu disposición.

Por este motivo, debes realizar recordatorios mensuales de lo que se espera de cada empleado, cuáles son sus targets, qué cosas han hecho bien o mal y cómo sus acciones están influenciando en el devenir del negocio. No solo te aseguras de que los empleados se pongan las pilas, sino que les das un mayor sentido a su trabajo e incrementas la motivación con la que encaran su día a día.

#4 Reconocer los Éxitos de los Trabajadores

Uno de los errores de muchas compañías es dar por supuesto que un empleado debe rendir siempre con eficacia y conseguir todos sus objetivos. Los trabajadores no son robots – cada uno tiene sus propios problemas, inseguridades y dilemas que pueden lastrar su rendimiento o desmotivarles a la hora de realizar sus tareas. Por este motivo es tan importante reconocer a un empleado cuándo hace algo bueno, ya sea mediante incentivos económicos o con buenas palabras. Estudios señalan que prácticamente ocho de cada diez empleados que dejan una compañía es por la falta de reconocimiento. No dejes que tu empresa cometa el mismo error.

#5 Gamificación para Incentivar la Participación

Uno de los métodos más divertidos para mejorar la comunicación interna es el uso de juegos virtuales para formar a los empleados sobre nuevos conceptos o para realizar evaluaciones. El propósito de esta metodología es motivar a los empleados a conseguir los mejores resultados mediante recompensas y premios. Cuánto más original y entretenido sea el diseño del juego en línea, mayor será la involucración de los empleados. La clave reside en ser capaz de combinar el entretenimiento con el aprendizaje; un balance que enriquece enormemente la adquisición de conocimientos y ayuda a que la comunicación interna en la empresa sea más fluida.

#6 No Perder el Control de las Reuniones

Existe un mito de que las reuniones de equipo siempre ayudan a que se cumplan los objetivos de la empresa. Craso error. Si bien es cierto que una reunión puede ser muy beneficiosa para la consecución de los targets marcados, también puede acabar siendo contraproducente si no se lleva un estricto control de su desarrollo. Muchas reuniones se acaban alargando más de la cuenta, no tienen un objetivo determinado o no se facilita la información requerida a cada empleado para que sus aportaciones sean suficientemente relevantes.

Cómo solución, debes hacer uso de herramientas de comunicación interna para notificar a los trabajadores que participarán en la reunión de qué problema se quiere solucionar, cuál es el tiempo máximo establecido y qué tipo de participación debe tener cada uno.

herramientas de comunicacion interna

#7 Enviar Newsletter Corporativa Mensualmente

Una solución para mejorar la comunicación interna similar a la propuesta en el paso #2: envíos periódicos de novedades de la empresa, pero además de los vídeos también se puede enviar una newsletter repasando de forma concisa los puntos clave. El objetivo principal de las newsletters es asegurarse de que los empleados no se enteren de las novedades de su empresa por gente de fuera o por terceros – esto reduce su lealtad y compromiso hacia la compañía.

Puedes hacer uso de herramientas como Mailchimp o Sendy para crear newsletters de forma sencilla y enviarlas por correo electrónico a los empleados que desees.

#8 Intermediar en Conflictos y Polémicas

Es habitual que en una empresa surjan discrepancias entre los trabajadores – al final, cada persona tiene sus propios puntos de vista y la competencia puede provocar choques de egos. Esta competitividad puede ser sana si se gestiona adecuadamente, pero si el conflicto va escalando puede propiciar un mal ambiente de trabajo e influir negativamente en el rendimiento del resto de trabajadores.

Uno de los objetivos al mejorar la comunicación interna es conseguir un buen ambiente de trabajo, por lo que cuando veas que una confrontación entre empleados va subiendo peligrosamente de tono, debes llamarlos a un despacho y tratar de encontrar una solución mediante una conversación honesta. Con el fin de asegurar la tranquilidad del grupo, un buen jefe debe ser perspicaz para advertir estas situaciones y frenarlas a tiempo.

#9 Organizar Eventos Didácticos Fuera de la Oficina

El día a día en una oficina está repleto de tareas rutinarias, momentos de estrés e incluso situaciones de tensión. Por lo tanto, es lógico que con el paso del tiempo la dinámica de grupo se intoxique y las relaciones empeoren. Para impedirlo, muchas empresas organizan actividades fuera de la oficina que no tengan nada que ver con el negocio para mejorar el compromiso, bienestar y satisfacción de los trabajadores. Estos eventos pueden ser desde irse de acampada un fin de semana a la montaña hasta ir a un parque de atracciones – cuánto más difiera de las actividades diarias, mejor. Y es que, al final, si los empleados forjan buenos lazos entre ellos, la comunicación interna en la empresa será mucho más sencilla y natural.

#10 Red Social Interna para Intercambio de Conocimientos

Un estudio de Mckinsey concluye que el uso de redes sociales corporativas provoca un aumento de la productividad de los empleados en un 25 %. Cada vez es más habitual que para mejorar la comunicación interna se incluya un espacio en el que los empleados puedan difundir sus ideas y realizar brainstormings de forma online. Con el Campus de GoConqr puedes crear grupos privados para establecer un espacio en el que los trabajadores pueden realizar publicaciones con sugerencias para todos o intercambiar mensajes por chat privado con quien deseen. Este software de comunicación interna en la empresa contribuye a aumentar la motivación de los trabajadores, ya que sienten que pueden expresas sus pensamientos sobre el negocio y tener una participación activa en su desarrollo.

Aplicando estos diez consejos, no tardarás más de unas pocas semanas en empezar a notar una mejora en la comunicación corporativa y, consecuentemente, un incremento de la productividad de los empleados de cada departamento. Si quieres conocer más claves sobre cómo mejorar la comunicación interna o estás interesado en algunos de los productos que hemos mencionado, ponte en contacto con nosotros.

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