Proceso de compra de una organización: fases

Proceso de compra de una organización

Solicitud de compra

Evaluación y selección del proveedor

Negociación de las condiciones de compra

Seguimiento del pedido

Recepción de la mercancía

Recepción de la factura de compra

Cuando cualquier departamento detecta la necesidad de compra para el desarrollo de su actividad, se procede a realizar una solicitud de compra, que es un documento interno y que se envía desde el departamento que tiene dicha necesidad al departamento de compras.

El departamento de compras analiza la solicitud de compras y comienza a buscar al proveedor que se ajuste a los requerimientos. Solicita información a los posibles proveedores sobre las condiciones económicas (precio, descuentos, gastos, etc.), de crédito (forma de pago, intereses, et.) y otras condiciones (plazo de entrega, calidad, etc.).

Recibidas las ofertas realizadas de los posibles proveedores, se evalúan y se selecciona la que más se ajuste a los requisitos estipulados por la empresa.

Tras escoger la oferta adecuada, se procede a la negociación, fase cuya finalidad consiste en concretar y acercar posiciones en aquellos puntos en los cuales el proveedor y el comprador sostienen posiciones distintas, logrando un acuerdo que beneficie a ambos.

Una vez enviado el pedido al proveedor, se realiza un seguimiento de los pedidos (mediante tecnologías de comunicación o en persona) para conocer en todo momento cómo evolucionan la preparación de la mercancía solicitada, o si se cumplirá el plazo de entrega.

A la llegada de la mercancía a la zona de recepción de la empresa compradora, se realiza el recuento e inspección de la misma, comprobando que la cantidad y calidad de los articulos recibidos se ajustan a lo descrito en el pedido realizado (cotejo de la mercancía). Si todo es correcto, se procede a dar entrada al almacén, en el caso contrario, se hará constar en el documento correspondiente denominado albarán.

El ciclo de la compra finaliza con la transacción de compra y la recepción del documento denominado factura, expedido por el proveedor como prueba que se ha realizado la compraventa correspondiente. En la factura se detalla la mercancía finalmente adquirida así como los precios.

Practicas para un proceso de compras mas eficiente

Definir los procesos del ciclo de compra

Automatizar el proceso

Uso de aplicaciones moviles para acelerar el proceso de compra

Comunicación con el equipo de compras

Establecer alianzas con los proveedores clave

Planear adecuadamente las compras

* Seleccionar y calificar proveedores.

* Evaluar el desempeño del proveedor.

* Negociar contratos.

* Comparar precio, calidad y servicio.

* Contratar bienes y servicios.

* Programar compras.

* Establecer las condiciones de compra.

* Evaluar el valor recibido.

* Medir la calidad que proviene del exterior, si esta no es responsabilidad del control de calidad.

* Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de demanda.

* Especificar la forma en que se recibirán los bienes.

Actividades asociadas