Administración Documental

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Es

El proceso de la elaboración de documentos debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad determinada, como respiesta a una solicitud o tramite de las comunicaciones internas y eternas de una empresa.

Proceso Administrativo

Una secuencia de acciones y operaciones lógicas,

que apoyado en cuatro elementos básicos, generan resultados óptimos en el desarrollo

de una función.

Es

Planeación

el primero y más importante de los elementos o etapas del proceso, ya que en la

planeación se relacionan todas las actividades que se pretenden realizar para la

obtención de los resultados propuestos. Además se supone una proyección de lo que

puede llegar a ser la propuesta inicial.

Es

Organización

el elemento que establece un orden y una secuencia en la ejecución de actividades

conducentes al logro de la planeación. Así como también, vincula acciones, recursos y

personas, determinando la asignación de tareas y el camino correcto.

Es

Observa el ejercicio de las actividades propuestas y organizadas. Es decir, es el

hacer del proyecto inicial, y es aquí, en donde se genera no sólo el desarrollo de un

primer planteamiento sino que además nos señala en la práctica los aciertos que tenemos, o por el contrario la necesidad de acudir a un plan de contingencia que se

haya realizado desde el principio, para cubrir los imprevistos.

Ejecución

Se

Elemento encierra las acciones encaminadas a verificar el cumplimiento de las

actividades trazadas en la planeación. Se apoya en instrumentos y herramientas que

permiten soportar los hallazgos y novedades, producto de la ejecución, y busca que se

puedan establecer posibles correctivos en caso de identificarse fallas en el proceso

administrativo.

Este

Control

Sus pasos Son

Funciones de la Administración Documental

Que el proceso administrativo sea coordinado, de

tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de

la información de principio a fin, hasta llegar al archivo.

Buscan

Almacenamiento de Documentos

Control

Mantenimiento

Recuperación de la Información.

Descarte de Documentos

regular la gestión de archivos, ya que a través de la administración se

recopilan datos, los cuales se convierten en información que se evidencia en su cuerpo o contenido. A su vez, ofrece todo lo necesario para poder responder a un

requerimiento, brindar una comunicación asertiva o solicitar una respuesta y realizar

una acción como persona natural o como empresa.

Finalidad de la Administración Documental

Su funcion es

- Permiten la comunicación humana.

- Son un medio de información.

- Constituyen un medio probatorio.

- Dejan constancia de las gestiones administrativas.

- Apoyan la toma de desciciones administrativas.

- Son testimonio del acontecer cotidiano.

Importancia

La verificación que se debe realizar, apoyándose en herramientas que permitan la comprobación, ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la cual debe estar acorde con la función que persigue y sujeto a las disposiciones legales,

Es

Cuidado, la actualización del documento en físico o del medio

electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva

el acervo documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del

documento como tal, sino también las condiciones que hace que éste se preserve.

El

Función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y

organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado

según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o

se deterioren, además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso

llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural.

Esta

Todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su

valor y utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones

físicas y su importancia textual.

Los

Documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado,

Pero

No se puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus

tablas de retención.

Es

Un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de bases de datos,

palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices o indicios de lo que se desea

hallar.

Se pueden encontrar

dos tipos de resutados

El Ruido Documental

Se produce cuando nos encontramos con un gran número de datos genéricos que no son relevantes frente a lo que deseamos

encontrar.

Silencio Documental

Se puede definir como la falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser encontrados.

Elementos de un Documento

Soporte

Hace relación a la parte material o fisica (Papel, cinta, disco).

Medio que fija y transmite el contenido: Escritura, códigos, signos

Tecnica

Estructura

hace referencia al formulario y a las clausulas. Por

Contenido

Mensaje o información que transmite el documento.