Manuales administrativos: importancia y objetivos

LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Importancia

Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones.

• Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones.

• Aumentan la eficiencia de los empleados.

• Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.

• Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

• Son una base para el mejoramiento de sistemas.

• Reduce costos al incrementar la eficiencia.

Objetivos de los manuales administrativos

• Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,

políticas, procedimientos, normas, etc.

• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar

responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la

uniformidad en el trabajo.

• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,

facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

• Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas

administrativas.

• Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya

que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

• Interviene en la consulta de todo el personal.

Ventajas y desventajas

VENTAJAS:•

Logra y mantiene un sólido plan de organización.

• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general

y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

• Facilita el estudio de los problemas de organización.

• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en

la organización.

• Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del

personal clave.

DESVENTAJAS:• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual

que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

• Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual

y conservarlo al día.

• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

• Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.

• El costo de producción y actualización puede

ser alto.

CLASIFICACIÓN

Por su contenido:

Manual de historia, de organización, de políticas, procedimientos, de contenido múltiple.

Por su función especifica:

manual de producción, de compras, de ventas, de finanzas, de contabilidad, de crédito y cobranzas , de personal, técnico y de adiestramiento.