LOS DOCUMENTOS

LOS DOCUMENTOS

1. Un documento es un soporte material que contiene información y que tiene como fin transmitir conocimientos o ideas, permiten la comunicación humana y es un importante medio de formación y docencia.

   • TIPOS DE DOCUMENTOS
     • Los documentos pueden clasificarse de muy diversas formas, dependiendo del punto de vista que se adopte.
       • BIBLIOTECA
         • LIBROS:Su contenido puede ser muy variado y pueden presentarse en uno o varios volúmenes
           • PUBLICACIONES PERIODICAS: Cualquier publicación que aparece por entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y, en general, con una periodicidad dada.
             • DOCUMENTACIÓN DE CONGRESO:Acostumbran a presentarse con la denominación de actas
               • TESIS: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al control de una institución universitaria en vistas a la obtención de un título o diploma en esta Institución.
                 • BIBLIOGRAFIAS: Describen y clasifican referencias de documentos con el fin de darlos a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual.
                   • CATALOGOS: Son colecciones de registros bibliográficos de diferentes documentos: Libros, revistas, vídeos, mapas, etc…
                     • REPORTORIOS: Colección o recopilación de obras, datos, preceptos o reglas sobre una temática determinada.
                       • BASES DE DATOS: Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se refieren a una materia concreta, organización o asunto.
                         • UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
                           • Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución delas comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos
                             • MISION
                               • Hacer de los archivos semiactivos e inactivos una fuente de información donde se refleje el buen desarrollo de la unidad
                                 • OBJETIVO
                                   • Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter empresarial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observación plena de los principios que rigen la administración pública
                                     • FUNCIONES
                                       • En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental
                                         • RECEPCION
                                           • DISTRIBUCION TRAMITE
                                             • CONSERVACION
                                               • CONSULTA DE DOCUMENTOS
         • SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONOMICA
           • PERSONALES
             • CARTAS
               • DISCURSO
                 • ENSAYOS
                   • DIARIOS
           • COMERCIALES
             • ACUERDOS
               • HOJA DE VIDA
                 • INFORMES
                   • LEYES
                     • REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
                       • ASUNTO: Resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de la comunicación.
                         • FECHA DE ORIGEN: Fecha en la que la comunicación fue emitida
                           • NUMERO DE ORIGEN: Código y número de registro de origen
                             • EMISOR: Corresponde al nombre de la persona que firma el documento.
                               • INSTITUCION: Es el nombre o la razón social del emisor.
                                 • GRADO DE RESERVA: Ordinaria o reservada
                                   • PRIORIDAD O TIPO: Normal, urgente, tutela (8, 24 o 48 horas) o derecho de petición.
                                     • MEDIO DE RECEPCION: Intermediario o portador de la correspondencia, mensaje de datos, correo, mensajero, telefax, telegrama.
                                       • DESTINATARIO: Nombre del funcionario o empleado al que va dirigida la comunicación oficial
                                         • RESPONSABLE: Nombre del funcionario o empleado que se hace responsable dela gestión de la comunicación.
                                           • RESUMEN DE TEXTO: Resumen objetivo y sintético del contenido de asunto o descripción.
                                             • DIGITALIZAR IMAGEN: Utilizando los medios tecnológicos instalados en la ventanilla, toda comunicación hasta de tres hojas debe ser digitalizada completa.
                                               • INSERTAR DOCUMENTO: Incorporar el archivo magnético de la comunicación oficial recibida por correo electrónico o archivo magnético.
                                                 • SERVICIO QUE PRESTA
                                                   • Dar información adecuada y oportuna
                                                     • Conservar la información
                                                       • Digitalizar
                                                         • Cambio de soporte
                                                           • Implementar manuales de procedimientos
           • JUDICIALES
             • JUCIOS
               • DEMANDA
                 • CAUSAS
           • RELIGIOSAS
             • ESCTRITOS PAPELES
               • BULA
                 • ACTAS
           • MILITARES
             • MINUTA
               • AAUTOS