AULA 1 e 2

AULA 1 e 2

1. CONCEITOS

   • JUNTADA: Junção de documentos a um processo.
   • APENSAÇÃO: Juntada, em caráter provisório,
   • ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo,

2. TEORIA DAS 3 IDADES

   • CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
   • Arquivos Correntes ou de 1º Idade
     • Acesso:  Restrito a quem acumula os documentos
     • são conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam ou os produziram ou em locais próximos e de fácil acesso
     • tem valor primário
     • mesmo q em curso ou sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentente
     • podem ser TRANSFERIDOS p fase intermediária ou RECOLHIDOS p permante
     • Atividades
       • PROTOCOLO
         • envolve o recebimento, registro/autuação, classificação, expedição/distribuição e controle/movimentação
       • EXPEDIÇÃO
         • fazer a sua movimentação de acordo com o destinatário. É sempre externa.
       • ARQUIVAMENTO
         • armazenar doc em mobiliário qdo esse doc já não precisa ser mais consultado com tanta frequência
       • EMPRÉSTIMO E CONSULTA
         • Aos setores que os produziram ou receberam ou mediante autorização
       • DESTINAÇÃO
         • transferido, recolhido ou eliminado
   • Arquivos Intermediários ou de 2º Idade
     • Acesso: Restrito a quem acumula e aos que são autorizados
     • permanência dos documentos nesses arquivos é transitória
     • tem valor primário (decrescente)
       • valor primário, ou seja, valor: Administrativo Fiscal Legal
     • deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a proliferação de depósitos
     • não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
       • Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
   • Arquivos Permanentes ou de 3º Idade
     • Acesso: Aberto
     • cj de docs preservados em caráter definitivo em função de seu valor
     • são inalienáveis e imprescritíveis
     • valor secundário
       • valor secundário, ou seja, valor: Histórico; Cultural; Probatório; Informativo.
     • Atividades
       • • Arranjo • Descrição/publicação • Referência • Conservação

3. GESTÃO DE DOCUMENTOS (PU.AD)

   • conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
   • Produção de Docs (1º fase)
     • elaboração de docs em função das atividades de um órgão ou setor
     • impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias
     • classificação
   • Utilização de Docs (2 fase)
     • atividades de Protocolo, de Expedição e de Organização e Arquivamento de docs em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações
     • confecção do cód de classificação de doc
   • Avaliação e Destinação de Docs (3º fase)
     • determinar prazos de guarda, em razão de seus valores
       • administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo:
     • Define docs q serão arquivados permanentemente e quais serao eliminados

4. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

   • Entidades mantenedoras
     • OBS.: De acordo com a entidade produtora (não é entidade mantenedora), os arquivos são classificados em: • Públicos • Privados
     • • Públicos (federal, estadual, municipal) • Institucionais (igrejas, escolas...) • Comerciais (empresas, firmas) • Familiares ou pessoais
   • Estágios de sua evolução
     •  (são as 3 idades)
   • Extensão de sua atuação
     • (abrangência)
     • arquivos descentralizados
       • cada setor é responsável por sua documentação corrente
     • arquivos centralizados
       • centralizam as atividades dos arquivos correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma organização.
   • Natureza dos docs
     • Arquivo Especial,
       • aquele que tem sob sua guarda documentos de formatos físicos diversos: CD-ROM, disquete, discos, fitas, microformas (microfilme), slides e etc.
     • Arquivo Especializado
       • Documentos de uma área de conhecimento específica (arquivos médicos, de imprensa...)

5. Classificação dos documentos

   • é uma atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos a partir das funções e atividades geradoras desses documentos.
   • Quanto ao Gênero
     • Escrito(textual), cartográfico, iconográfico,sonoro, filmográfico, informático e micrográfico
       • Micrográficos: Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela à são documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens
   • Quanto à Espécie
     • Atos normativos, enunciativos, de assentamento, comprobatório, de correspondência e de ajuste
   • Quanto à Natureza do Assunto
     • Ostensivos ou Sigilosos
       • Muito cuidado com a palavra Confidencial! Essa classificação não existe mais!

6. ELEMENTOS DOS DOCUMENTOS

   • SUPORTE: Material sobre o qual as informações são registradas.
     • Papel, Fita magnética, filme de nitrato.
   • FORMA: Estágio de preparação e tramitação de documentos.
     • Original, cópia, minuta, rascunho
   • FORMATO: Configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e com o modo como foi confeccionado.
     • Folha, caderno, cartaz, livro, mapa, planta, rolo de filme, códice (=livro de registro), diapositivo (=imagem translúcida)
   • GÊNERO: Como é configurado um documento de acordo com o sistema de signos (sinais) utilizado na comunicação de seu conteúdo
     • Documentação audiovisual, documentação fonográfica, documentação icnográfica, documentação textual. 
   • ESPÉCIE: Como é configurado um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
     • Boletim, certidão, declaração, relatório.
   • TIPO: É a configuração relacionada à espécie documental, de acordo com a atividade que A gerou.
     • Boletim de ocorrência, boletim de frequência e rendimento escolar, certidão de óbito, declaração de imposto de renda, relatório de atividades, relatório de fiscalização, declaração de bens
     • é um detalhamento da espécie
       • O tipo documental é a união da espécie + função do documento

7. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS - SCHELLENBERG

   • Funcional: classificação segundo as atividades
   • Organizacional: classificação segundo a estrutura da instituição
   • Por assuntos: classificação segundo assuntos que se originam de determinado campo do conhecimento

8. PROTOCOLO

   • SETOR DE PROTOCOLO
     • Recebimento
     • Registro e Autuação
       • correspondências destinadas a particulares não são registradas, apenas distribuídas
     • Classificação
     • Expedição/Distribuição
       • Distribuição à quando é interna. Expedição à quando é externa
       • encaminhado para dentro ou fora da instituição
     • Controle da Tramitação/Movimentação
       • curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado de movimentação ou trâmite
       • é o caminho do doc depois que ele foi expedido ou distribuído
   • classificação dos docs em ostensivos e sigilosos

9. AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

   • ANÁLISE, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO
     • Essa sequência de operações consiste no estabelecimento do prazo de vida dos documentos
     • Permanentes Vitais: devem ser conservados indefinidamente
     • Permanentes: Devem ser conservados indefinidamente devido às informações que contêm
     • Temporários: quando existe uma data limite que dá fim ao valor do documento
     • Nunca serão importantes para essa tomada de decisão, a apresentação física ou a espécie documental
   • INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO
     • Tabela de Temporalidade
       • é um instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
       • Quem elabora é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos-CPAD
       • é um instrumento arquivístico resultante da avaliação
       • objetivos: definir prazos de guarda e destinação de documentos p garantir o acesso à informação a quem necessitar dela
       • existem dois tipos
         • ÁREA MEIO: refere-se à tabela voltada para as atividades administrativas
         • ÁREA FIM: deve ser elaborada de acordo com as atividades finalísticas da instituição, ou seja, cada um com a sua
     • Lista de Eliminação
       • é uma relação específica de documentos a serem eliminados em uma única operação e que precisa ser autorizada pela autoridade competente
       • QUEM APROVA: A CPAD, as autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar
       • Quem autoriza a eliminação? A instituição arquivística pública na respectiva esfera de competência
     • Edital de ciência de eliminação
       • quando a Lista de Eliminação recebe autorização para eliminar os documentos, um edital é elaborado e publicado, em periódico oficial.
     • Termo de Eliminação de Documentos
       • serve para registrar as informações relativas ao ato de eliminação
     • docs podem ser eliminados qdo
       • • os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade • os originais estão conservados, suas cópias podem ser eliminadas. • São apenas formais, como convites; • Documentos obsoletos e que não tenham mais importância para a administração.
     • Processos mais indicados são
       • a fragmentação (manual ou mecânica), a pulverização, a desmagnetização e a reformatação. Paes informa que incineração não deve ser mais utilizada, por não permitir a reciclagem dos papéis e por

10. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

    • é um instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer documentos produzidos ou recebidos, atribui ao documento um código representativo do seu conteúdo informativo
    • define a organização física dos documentos arquivados
    • classificação por assuntos facilita as tarefas arquivísticas relativas à:
      • • Avaliação • Seleção • Eliminação • Transferência • Recolhimento e Acesso
    • Plano de Classificação
      • de acordo com métodos de arquivamentos específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e análise do arquivo por ela produzido
      • temporalidade está ligada a classe