Organização

Organização

1. Documento:

   • tipos
     • NF: É um documento fiscal e que tem por fim o registro de uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa e uma pessoa física ou outra empresa. Nas situações em que a nota fiscal registra transferência de valor monetário entre as partes, a nota fiscal também destina-se ao recolhimento de impostos e a não utilização caracteriza sonegação fiscal.
     • CARTA: carta é utilizada para correspondência externa, quando não há necessidade do uso do padrão ofício, ou quando não se tem hierarquicamente, a competência para usá -lo. A carta, geral mente, não é numerada sequencialmente, mas o órgão/setor que a utiliza com frequência pode fazê-l o.
     • ATA:Documento de val or jurídi co, que consiste em registro narrati vo fidedign o e decisões do que passou em uma assemblei a, sessão ou reunião. Pode ser lavrada em l ivro próprio, autenticado, com pági nas numeradas e rubricadas pela autoridade que redigiu os termos de ab ertura e de en cerramento.
     • NOTA PROMISSORIA: Nota promissória é um título cambiário em que seu criador assume a obrigação direta e principal de pagar o valor correspondente no título.
   • características
     • Documentos textuais :são os documentos manuscritos, datilografados/ digitados ou impressos;
     • Documentos cartográficos : são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas e perfis
     • Documentos iconográficos : são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Exemplos: fotografias (diapositivos, ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras;
   • finalidade: Um documento é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las.

2. Gestão de documentos

   • Destinação:Envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
   • Protocolo:O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição), viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Portanto, Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
   • Recebimento:Os recebimentos, em Economia, é o resultado da soma entre o fluxo de caixa e os pagamentos de uma empresa
   • Arquivamento:É o processo de guardar um documento internamente ou externamente à empresa, em local apropriado, para posteriormente ser facilmente localizado. Para um arquivamento eficiente, são levados em consideração os metadados do documento, de forma que ele seja encontrado facilmente após ter sido arquivado.

3. Rotinas de documentos

   • Distribuição:Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.
   • Registro:Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.
   • Recebimento:Os recebimentos, em Economia, é o resultado da soma entre o fluxo de caixa e os pagamentos de uma empresa
   • Controle:Controle ou controlo é uma das funções que compõem o processo administrativo. A função controlar consiste em averiguar as atividades (projetos atividades) efetivas, se estão de acordo com as atividades e seus projetos originais, que foram planejadas.
   • Classificação:Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.

4. Setor Protocolo

   • Setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos.

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