Mapa mental

COMO CONDUZIR UMA REUNIÃO?

sabrinazgalon Portugués

Contenido del mapa

MOMENTO ANTECEDENTE À REALIZAÇÃO DA REUNIÃO.
- ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO
  - 1. DEFINIR OS ELEMENTOS CHAVES
    - PESSOAS
      - Pessoas estão habilitadas a trabalhar juntas? É viável para nesse tipo de reunião a contribuição dos participantes?
    - TEMPO
      - O tempo estimado será suficiente?
    - CUSTOS
      - Vale o custo do tempo?
  - 2. CHECK LIST
    - Pensei sobre a reunião de fato?
      - Não!!!
        Momento de analisar as estratégias.
      - Sim!!!
        Momento de verificação da necessidade de Input Externo.
        Se não há necessidade, fazer o trabalho!
        Se há necessidade, avalie...
        Conversação em tempo real?
        Não!
        Mande um e-mail somente.
        Sim!
        Reunião face a face?
        Não!
        Faça Videoconferência, chat ou call.
        Sim!
        Agende e prepare a reunião!
  - 3. PLANEJAMENTO
    - 3.1) - Definição do Objetivo de maneira clara.
      - Perguntas-chaves: O que? Por que? Quando?
      - Definição dos números de objetivos a serem atingidos.
    - 3.2) - Tipo de reunião
      - Tradicional
      - Virtual
      - Audioconferência
      - Videoconferência
      - Telepresença
      - Ambiental
    - 3.3) - Definir perfil da reunião
      - Reunião Simples
        Preparar Material
        Reservar Sala
        Estabelecer os detalhes finais
      - Reunião Complexa
        Definir objetivos
        Pauta
        Definir lista de afazeres e distribuição de tarefas.
MOMENTO DURANTE A REUNIÃO
- 1. Condutor
  - Assertivo
  - Comunicação objetiva
  - Respeito
  - Tranquilidade
  - Atenção
  - Capacidade de ouvir
  - Bom humor
- 2. Abertura
  - Pontualidade
  - Apresentação dos objetivos e expectativas pelo condutor.
  - Momento chave para direcionar e salvar uma reunião.
  - Condutor esclarece o seu papel.
- 3. Atenção aos princípios
  - Sinergia entre os participantes
  - Os objetivos atendidos levam ao resultado desejado.
  - O método adequado conduz à conquista do resultado.
- 4. Discussão
  - 4.1 Controle da comunicação
  - 4.2 Atenção ao tempo e ao foco da reunião.
  - 4.3 Registro do que foi apresentado.
  - 4.4 Estimular a comunicação dos participantes.
  - 4.5 Postura de imparcialidade.
- 5. Encerramento
  - 5.1 Preparar a pauta.
  - 5.2 Reler os objetivos, os itens da pauta, as principais ideias apresentadas e as ações sugeridas.
  - 5.3 Estipular prazos para a conclusão dos itens não resolvidos.
  - 5.4 Agradecer pela presença de todos, ressaltar os pontos fortes da reunião e encerrar.
MOMENTO POSTERIOR À REUNIÃO
- 6. TRACK
  - 6.1 Avaliação do resultado
    - Principais estratégias utilizadas
    - Avaliação e feedback
  - 6.2 Reforço das decisões
  - 6.4 Ata/ Tracking
    - Usar números, bullets e travessão.
    - Criar texto adequado.
    - Evitar Cco
    - Priorizar Cc
    - Adicionar tarefa
      - Enviar e-mail aos encarregados
  - 6.3 Ata
    - Registro do que foi discutido.
  - 6.5 Tracking
    - Relatório estruturado
      - Ideias
      - Tarefas
      - Ações
    - Avaliação de resultados