COMO CONDUZIR UMA REUNIÃO?

COMO CONDUZIR UMA REUNIÃO?

1. MOMENTO ANTECEDENTE À REALIZAÇÃO DA REUNIÃO.

   • ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO
     • 1. DEFINIR OS ELEMENTOS CHAVES
       • PESSOAS
         • Pessoas estão habilitadas a trabalhar juntas? É viável para nesse tipo de reunião a contribuição dos participantes?
       • TEMPO
         • O tempo estimado será suficiente?
       • CUSTOS
         • Vale o custo do tempo?
     • 2. CHECK LIST
       • Pensei sobre a reunião de fato?
         • Não!!!
           • Momento de analisar as estratégias.
         • Sim!!!
           • Momento de verificação da necessidade de Input Externo.
             • Se não há necessidade, fazer o trabalho!
             • Se há necessidade, avalie...
               • Conversação em tempo real?
                 • Não!
                   • Mande um e-mail somente.
                 • Sim!
                   • Reunião face a face?
                     • Não!
                       • Faça Videoconferência, chat ou call.
                     • Sim!
                       • Agende e prepare a reunião!
     • 3. PLANEJAMENTO
       • 3.1) - Definição do Objetivo de maneira clara.
         • Perguntas-chaves: O que? Por que? Quando?
         • Definição dos números de objetivos a serem atingidos.
       • 3.2) - Tipo de reunião
         • Tradicional
         • Virtual
         • Audioconferência
         • Videoconferência
         • Telepresença
         • Ambiental
       • 3.3) - Definir perfil da reunião
         • Reunião Simples
           • Preparar Material
           • Reservar Sala
           • Estabelecer os detalhes finais
         • Reunião Complexa
           • Definir objetivos
           • Pauta
           • Definir lista de afazeres e distribuição de tarefas.

2. MOMENTO DURANTE A REUNIÃO

   • 1. Condutor
     • Assertivo
     • Comunicação objetiva
     • Respeito
     • Tranquilidade
     • Atenção
     • Capacidade de ouvir
     • Bom humor
   • 2. Abertura
     • Pontualidade
     • Apresentação dos objetivos e expectativas pelo condutor.
     • Momento chave para direcionar e salvar uma reunião.
     • Condutor esclarece o seu papel.
   • 3. Atenção aos princípios
     • Sinergia entre os participantes
     • Os objetivos atendidos levam ao resultado desejado.
     • O método adequado conduz à conquista do resultado.
   • 4. Discussão
     • 4.1 Controle da comunicação
     • 4.2 Atenção ao tempo e ao foco da reunião.
     • 4.3 Registro do que foi apresentado.
     • 4.4 Estimular a comunicação dos participantes.
     • 4.5 Postura de imparcialidade.
   • 5. Encerramento
     • 5.1 Preparar a pauta.
     • 5.2 Reler os objetivos, os itens da pauta, as principais ideias apresentadas e as ações sugeridas.
     • 5.3 Estipular prazos para a conclusão dos itens não resolvidos.
     • 5.4 Agradecer pela presença de todos, ressaltar os pontos fortes da reunião e encerrar.

3. MOMENTO POSTERIOR À REUNIÃO

   • 6. TRACK
     • 6.1 Avaliação do resultado
       • Principais estratégias utilizadas
       • Avaliação e feedback
     • 6.2 Reforço das decisões
     • 6.4 Ata/ Tracking
       • Usar números, bullets e travessão.
       • Criar texto adequado.
       • Evitar Cco
       • Priorizar Cc
       • Adicionar tarefa
         • Enviar e-mail aos encarregados
     • 6.3 Ata
       • Registro do que foi discutido.
     • 6.5 Tracking
       • Relatório estruturado
         • Ideias
         • Tarefas
         • Ações
       • Avaliação de resultados

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