Arquivo e Protocolo

Arquivo e Protocolo

1. Conceito

   • Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades.
   • Protocolo é o conjunto das informações, decisões, normas e regras definidas a partir de um ato oficial, como audiência, conferência ou negociação.

2. Classificação

   • Os documentos de arquivo podem ser classificados em: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.

3. Tipos

   • Arquivos públicos, Arquivos institucionais, Arquivo empresarial, Arquivo corrente, dentre outros.

4. Métodos de arquivamento: A quatro métodos fundamentais pra um processo de arquivamento sendo eles: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

5. Documentos Arquiváveis: recibo, notas fiscal, guia de recolhimento, Requisições de materiais ou pedidos de compra, Documento escrito, Documento iconográfico.

6. Métodos de arquivamento mais usados nas empresa

   • Método ideográfico - Também conhecido como método temático ou arquivamento por assunto, essa técnica consiste em realizar o arquivamento dos documentos de acordo com o assunto tratado neles.
     • Método alfabético - Consiste em organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética, permitindo uma consulta mais intuitiva e eficiente.

7. Materias e moveis usados para organizar documentos

   • Fichários, caixas de transferência, boxes, armários de aço e madeira.

8. Função

   • Arquivo: Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa; Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação; Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação dentre outras funções.
   • Protocolo: Registra todos os documentos que chegam e os distribui para os diferentes de setores.

9. CONARQ - O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

10. Temporalidade: Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal.

11. Classificação de documentos - é o processo aplicado para organizar informações por grupos de assuntos e facilitar a localização dos documentos em papel e no formato digital.