3.Metodología de la auditoría administrativa

3.Metodología de la auditoría administrativa

1. La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática.

   • También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.

2. PLANEACIÓN

   • En esta etapa, el propósito de la auditoría administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada.
   • La planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
     • COMO SON: fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnóstico preliminar, sea sufi ciente, pertinente y relevante.
   • ABARCA LOS 4 PUNTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO:Planeación, Organización, Dirección y Control.

3. Instrumentación

   • Esta tarea debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo.
   • Instrumentación: se seleccionan y aplican las técnicas de recolección más viables, se eligen indicadores, manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.
     • la selección de instrumentos de medición que se emplearán, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efi caz.
       • TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN
         • • Investigación documental • Observación directa • Acceso a redes de información • Entrevista • Cuestionarios • Cédulas

4. Examen

   • El examen consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento.
     • El propósito del examen es aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fi nes propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias específi cas del trabajo a fi n de reunir los elementos de decisión óptimos.
   • Un enfoque muy efi caz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis preguntas: 1. ¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan. 2. ¿Para qué se hace? Propósitos que se persiguen. 3. ¿Quién lo hace? Personal que interviene. 4. ¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.. 5. ¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan 6. ¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos. 7. ¿Por qué se hace? Lógica o razón que se sigue.

5. Informe

   • TIPOS DE INFORME: • Informe general • Informe ejecutivo • Informe de aspectos relevantes
   • Al fi nalizar el examen de la organización, de acuerdo con el procedimiento correspondiente, y una vez que se han seleccionado los enfoques de análisis organizacional y cuantitativos y formulado el diagnóstico administrativo, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultado de la auditoría e identifique claramente el área, sistema, programa, proyecto, etc. auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados.
     • Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como: • Objetividad Visión imparcial de los hechos. • Oportunidad Disponibilidad de la información en tiempo y lugar. • Claridad Fácil comprensión del contenido. • Utilidad Provecho que puede obtenerse de la información. • Calidad Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de la calidad. • Lógica Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

6. Seguimiento

   • Establecer lineamientos generales, acciones específi cas y criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento para garantizar que las observaciones formuladas por el auditor se atiendan e implementen de manera puntual.
   • Es necesario un estricto seguimiento de las observaciones que se producen como resultado de la auditoría, ya que no sólo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia.
   • ACCIONES ESPECÍFICAS
     • Recomendaciones programadas • Estrategia • Asignación de responsabilidad • Factores considerados • Áreas de aplicación • Periodo de realización • Porcentaje de avance • Costo • Apoyo y soporte utilizados • Resultados obtenidos • Impacto logrado Recomendaciones fuera de programa • Estrategia • Desviaciones • Causas • Efectos • Alternativas de solución planteadas • Alternativas de solución implementadas • Acciones correctivas realizadas • Calendario de aplicación

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