Padrão Ofício

Padrão Ofício

1. Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício.

2. Partes do documento no Padrão Ofício

   • Tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede
   • Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita
   • Assunto: resumo do teor do documento
   • Destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço
   • Fecho
   • Assinatura do autor da comunicação
   • Identificação do signatário
   • Texto

3. Forma de diagramação

   • Fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé
   • Para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings
   • Obrigatório constar a partir da segunda página o número da página
   • Os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”)
   • O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda
   • O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura
   • O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm
   • Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco
   • Não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento
   • A impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações
   • Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm
   • Deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto
   • Dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;
   • Para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

4. AVISO

   • Expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia
   • Finalidade: Tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si
   • Forma e Estrutura: Segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula

5. OFÍCIO

   • Expedido para e pelas autoridades, exceto Ministros de Estado
   • Finalidade: Tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares
   • Forma e Estrutura: Segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. / Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: nome do órgão ou setor; endereço postal; telefone e endereço de correio eletrônico

6. MEMORANDO

   • Modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. Devendo pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos.
     • Forma e Estrutura:segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa