CAJERO DE RECEPCIÒN

CAJERO DE RECEPCIÒN

1. es el responsable de controlar y cobrar todos los estados de cuenta de los huèspedes, desde su estadia en el hotel hasta su salida

2. NORMAS E INSTRUCCIONES ESPECIFICAS

   • GARANTÌAS
     • existen tres tipos de garantia:
       • pago por anticipado: corresponde a los depositos efectuados antes de la llegada del huesped al hotel. esto se puede realizar a traves de una consignacion, una transferencia de fondos , un cargo a la tarjeta de credito o un voucher de agencias de viajes.
       • En el check in: Después de realizar el registro del huésped se debe confirmar la forma de pago, la cual previamente debe estar registrada en la Reserva, directamente con el huésped.
       • cartas de garantia: Son las Cartas en enviadas por las Empresas que tienen Crédito aprobado con el Hotel, donde se responsabilizan del pago de los gastos en que incurran sus funcionarios durante su estadía.

3. FORMAS DE PAGO

   • Pago directo: moneda nacional o moneda extranjera ( dolares o euros )
     • El huésped puede realizar el pago en efectivo o en moneda extranjera (dólares o euros), o con tarjeta de crédito o tarjeta débito. Por política no se reciben cheques, solo que estos sean autorizados por la Gerencia o que sean Cheques de Gerencia.
     • pasos operativos para la transacciòn manual:
       • 1. Solicite la tarjeta y el documento de identificación del tarjetahabiente y verifique las características de seguridad de la tarjeta y de la cedula, los datos y la vigencia 2. Marque con una X la casilla correspondiente al emisor de la tarjeta y registre la utilización de la maquina imprinter y constate la legitimidad de la información.
       • 3. Solicite al centro de autorización que corresponda el código de autorización y/o referencia respectiva y llene la casilla correspondiente. 4. Siempre escriba los valores de las compras o servicios, el IVA, el valor de las propinas (si las hay) y luego súmelos, escriba el resultado en la casilla total en números y debajo el mismo valor en letras
       • 5. Escriba la base de devolución del IVA que corresponde al valor de las compras o servicios sin IVA, según la ley 863 de diciembre de 2003 6. Presente al tarjetahabiente el comprobante para la firma. Compruebe que esta sea igual a la que aparece registrada en la tarjeta y confronte la información del cliente.
   • tarjeta de credito
     • se debe seguir el siguiente procedimiento: Pedir documento de identificación con foto ( cedula o pasaporte), Verificar que los datos de la Tarjeta de Crédito coincida con los datos del documento de identidad, Verificar la fecha de expedición y de vencimiento de la tarjeta de crédito, Solicitar al huésped que firme el Voucher con número de teléfono y documento de identidad.
     • MANEJO DE LAS TARJETAS DE CREDITO
       • comprobante ùnico de venta ( voucher manual )
         • debemos tener en cuenta lo siguente:La fecha del comprobante de venta debe coincidir con la fecha en que se solicita la autorización. El tiempo límite para consignar los comprobantes de venta es de tres días hábiles a partir de la fecha en que se realizó la venta. Sin excepción todos los comprobantes de venta deben ser firmados por el. Recuerde que este es un soporte de la transacción en caso de alguna reclamación.
       • tipos de tarjetas de credito
         • VISA
         • DINERS CLUB INTERNATIONAL
         • MASTERCARD
         • AMERICAN EXPRESS

4. CUENTAS POR COBRAR

   • Recepción es el responsable del buen diligenciamiento de las facturas con requisitos legales como Nombre Completo de la compañía, NIT, Dirección Teléfono, y valores aceptados por el huésped , las cuáles se deben entregar con el original de todos los soportes firmados y con las respectivas cartas de garantía o voucher de la agencia de viajes.

5. PAGOS NO PRESENCIALES

   • En estos casos es necesario tener previamente una autorización por escrito, para el uso de la tarjeta empresarial en la modalidad de pago no presencial, indicando el número de las cuotas a diferir, aparte debe venir copia de la tarjeta y copia del documento de identidad, la carta de autorización del uso de la tarjeta de crédito siempre se debe archivar como soporte para cualquier reclamación.

6. MANEJO DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

   • Se debe mantener un fondo fijo de efectivo, disponible para cubrir las necesidades de efectivo de los huéspedes, transporte de los huéspedes y devolución de cambio, en el pago de los consumos por parte de los clientes.
     • Cuando se necesite retirar efectivo de la Caja menor, se debe legalizar con:
       • -Recibo de Avance PAID OUT, firmado por el huésped. - Recibo de transporte firmado por el huésped -Facturas firmadas y autorizadas por el jefe del proceso o el supervisor de turno o la Gerencia
       • Todo avance provisional deberá ser legalizado a más tardar dentro de las 24 horas hábiles siguientes.
         • El cajón o gaveta de la recepción donde se deposita el fondo durante el turno, nunca debe dejarse solo, aunque sea por un periodo corto de tiempo siempre deberá quedar cerrado con llave
       • -Está terminantemente prohibido realizar préstamos personales a empleados con los dineros del fondo. -No se permitirá a ningún empleado, efectuar cambio de cheques con los fondos de la caja.
         • Se realizaran arqueos periódicos a los custodios del fondo, en caso de faltantes se le informara al Jefe inmediato para establecer las responsabilidades correspondientes y acciones disciplinarias a las que haya lugar, en caso de sobrantes, estos serán retirados del fondo para ser consignados como otros ingresos.

7. ELABORACION SOBRES DE REMISION DE FONDOS

   • Una vez terminado el turno se deben relacionar en el sobre todos los valores recibidos, el efectivo se discrimina por denominación y cantidad, se relaciona la moneda extranjera recibida y las tarjetas de crédito por franquicias
   • se sella y con la firma de un testigo se procede a depositarlos en el lugar indicado para ello, previo registro del Sobre en la planilla del Control de sobres de remisión, los cuales deben ser diligenciados en esfero, sin enmendaduras, tachones o borrones

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