Organização

Organização

1. Documento

   • Documento é toda e qualquer informação registrada em um suporte (papel, microfilme, computador).
   • Tipos
     • NOTA FISCAL
       • Documento que oferece caráter legal a uma transação comercial. Só poderá ser emitida por uma pessoa jurídica. Pessoas jurídicas são as empresas em geral.
     • RECIBO
       • Documento que dá a quitação a uma transação de negócio.
     • ATA
       • Documento de valor jurídico, que consiste em registro narrativo fidedigno e decisões do que passou em uma assembleia, sessão ou reunião. Pode ser lavrada em livro próprio, autenticado, com páginas numeradas e rubricadas pela autoridade que redigiu os termos de abertura e de encerramento. Pode ser também elaborada em folhas soltas, digitadas, com páginas numeradas, rubricadas e assinada pelo relator. Não pode ter modificações posteriores a sua aprovação. Deve conter a assinatura de todos os participantes da reunião.
     • CONTRATO
       • Instrumento jurídico em que se firmam direitos e obrigações entre duas ou mais pessoas, sobre objeto lícito e possível, com o fim de adquirir, modificar, extinguir ou resguardar direitos.
     • ALVARÁ
       • É concedido pelo Município depois de constatada a regularização do imóvel e a permissão do exercício da atividade na região.
   • Finalidade: Verificar a veracidade ou identificar algo.
   • CARACTERÍSTICAS
     • Documentos sonoros: são os documentos com menções e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.
     • Documentos iconográficos : são documentos em suportes sintéticos, em papel ou não, contendo imagens estáticas.
     • Documentos textuais: são os documentos manuscritos, digitados ou impressos.

2. Rotinas de documento

   • Classificação
     • Se refere a própria ação de organizar um inventário e identifica-lo através de determinados parâmetros de análise.
   • Registro
     • Um registro se refere a uma informação qualquer e especifica. Ex: o apontamento de um nome e sobrenome na hora do atendimento de uma consulta médica.
   • Gestão de documentos
     • Protocolo
       • É o conjunto das informações, decisões, normas e regras definidas a partir de um ato oficial.
     • Arquivamento
       • É o ato de guardar algo( papel, documento, contas pagamentos etc).
     • É o conjunto de processos adaptados por uma empresa para garantir a produção, o arquivamento e uso correto de seus registros mais importantes.
     • Destinação
       • É o fim ou o resultado de uma determinada ação.
     • Recebimento
       • Verificação de itens , materiais e produtos entregues por fornecedores
   • Distribuição
     • É um dos processos da logística, que fica responsável pela administração dos materiais, desde a saída do produto da linha de produção até que chegue para entrega no destino final, ou seja, nas mãos do consumidor.
   • Recebimento
     • Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional. particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.
   • Controle
     • Controle é um substantivo utilizado para definir o dominio ou poder de fiscalizar e administrar ou ter o poder sobre oque está acontecendo.

3. Setor Protocolo

   • Setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos.

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