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ACUERDO No. 004
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ACUERDO No. 004
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales, Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental
- ACUERDA
- Artículo 1. Objeto y Ámbito de aplicación
- Las entidades del Estado y las organizaciones que cumplen con funciones publicas, deben elaborar, aprobar, evaluar y convalidar, implementar, publicar e inscribir en el Registro Único de Series Documentales sus Tablas de Retención Documental – y sus Tablas de Valoración Documental
- Artículo 2. defino algunos conceptos
- Convalidación
- Cuadro de Clasificación Documental-CCD
- Evaluación Técnica
- Implementación
- Serie Documental
- Subserie Documental
- Tabla de Retención Documental
- Tabla de Valoración Documental
- Tipo Documental
- Valores primarios
- Valor permanente o secundario
- TÍTULO 1 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
- Artículo 3°. Requisitos técnicos generales para la elaboración de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental
- Deben seguir la estructura orgánico-funcional de la entidad
- Las Tablas de Retención Documental – TRD se elaboran para los documentos activos que produce o producirá una entidad en desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad administrativa u oficina productora que la conforma
- Artículo 4° . Procedimiento para la elaboración de las Tablas de Retención Documenta
- as Tablas de Retención Documental – TRD deberán elaborarse teniendo en cuenta las siguientes etapas
- Compilación de Información Institucional
- Etapa. Análisis e interpretación de la información institucional
- Cuarta Etapa. Elaboración de la Tabla de Retención Documental
- Artículo 5°. Banco Terminológico de Series y Subseries.
- Para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, se podrá contemplar las denominaciones, los tiempos de retención documental y la disposición final para series y subseries.
- Artículo 6°. Procedimiento para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental
- Las Tablas de Valoración Documental – TVD deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas establecidas en el artículo 30 del Acuerdo 002 del 23 de enero del 2004 del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
- Artículo 7°. Equipo interdisciplinario para su elaboración
- Las Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deben ser elaboradas por u equipo interdisciplinario, conformado por personas de diferentes disciplinas tales como: Archivística, Historia, Derecho, Administración Pública, Ingeniería Industrial, entre otras.
- Artículo 8°. Firmas Responsables
- Las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deberán ser firmadas por el Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía, y por el responsable del área gestión documental de la entidad
- Artículo 9° . Aprobación
- Las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité
- Artículo 10° . Presentación de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD para evaluación técnica y convalidación.
- Artículo 11°. Evaluación técnica de las Tablas de Retención Documental
- Las instancias competentes deberán verificar que las Tablas de Retención Documental – TRD como mínimo cuenten con la documentación necesaria para adelantar el proceso de convalidación
- Artículo 12°. Evaluación Técnica de las Tablas de Valoración Documental
- Artículo 13. Término para la evaluación técnica
- Las instancias competentes tendrán un plazo máximo de hasta noventa (90) días hábiles, para evaluar y emitir concepto técnico sobre las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental TVD que le sean presentadas para convalidación. Este término inicia desde el día siguiente a la radicación de la solicitud de convalidación de tales instrumentos archivísticos
- Artículo 14. Convalidación
- Si el concepto técnico de evaluación determina que las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD cumplen los requisitos técnicos exigidos, las instancias competentes procederán a expedir el respectivo certificado de convalidación
- Artículo 15. Evaluación técnica y solicitud de ajustes
- Si el concepto técnico determina que las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD no cumplen con los requisitos técnicos exigidos, la instancia competente procederá a devolver el instrumento archivístico junto con el concepto técnico de evaluación en el que se ordenará realizar los ajustes correspondientes
- Artículo 16. Organización de los documentos durante el proceso de evaluación y convalidación
- A partir de la aprobación de las Tablas de Retención Documental – TRD, la entidad podrá organizar los documentos de archivo que produce en razón del cumplimiento de sus funciones conforme al Cuadro de Clasificación Documental — CCD siguiendo el principio de procedencia, y ordenar los documentos al interior de los expedientes siguiendo el principio de orden original y los procedimientos que tenga adoptados
- TÍTULO 4 IMPLEMENTACION, PUBLICACIÓN E INSCRIPCIÓN EN EL RUSD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -TRD Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
- Artículo 17. Implementación.
- Una vez aprobadas y convalidadas las Tablas de Retención Documental —TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, la entidad deberá divulgarlas entre sus servidores públicos, empleados y demás personal que tenga injerencia en la producción de documentos de archivo, para garantizar su implementación
- Artículo 18. Publicación
- Las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deberán publicarse en el sitio web de la entidad respectiva y mantenerse en dicho sitio permanentemente
- Artículo 19. Inscripción en el Registro único de Series Documentales
- El Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, solicitará al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado la inscripción de las Tablas de Retención Documental TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD en el Registro Único de Series Documentales – RUSD, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la convalidación por parte de la instancia competente
- Artículo 20. Transferencias documentales primarias
- La entidad deberá efectuar las transferencias documentales primarias, de conformidad con los tiempos de retención documental establecidos en las Tablas de Retención Documental —TRD. Para ello deberá elaborar anualmente un Plan de Transferencias Documentales Primarias
- Artículo 21. Transferencias documentales secundarias
- La entidad deberá efectuar las transferencias documentales secundarias, de conformidad con los tiempos de retención documental y disposición final establecidos en las Tablas de Retención Documental —TRD, o Tablas de Valoración Documental — TVD. Para ello deberá elaborar un plan de transferencias documentales secundarias
- Artículo 22. Eliminación de Documentos
- La eliminación de documentos de archivo tanto físicos como electrónicos deberá estar establecida en las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, y deberá ser aprobada por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces
- Artículo 23
- Actualización. Las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse y ajustarse en los siguientes casos
- 1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad. 2. Cuando se creen, supriman grupos internos de trabajo. 3. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad. 4. Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades administrativas de la entidad. 5. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión. 6. Cuando se expidan normas que impacten la producción documental de la entidad. 7. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. 8. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales. 9. Cuando se generen nuevos tipos documentales. 1O. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se modifiquen los tiempos de retención documental y disposición final de las series y subseries.
- Artículo 24. Aprobación de la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD
- Todas las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental – TRD deberán ser estudiadas y aprobadas por el Comité de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité
- Artículo 25. Evaluación y convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental
- a evaluación y convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD se efectuará por parte de la instancia competente cuando haya sido motivada únicamente por las siguientes situaciones
- 1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad. 2. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad. 3. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión. 4. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales. 5. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se reduzcan los tiempos de retención documental y se modifique la disposición final de las series y subseries.
- TÍTULO 6 DISPOSICIONES GENERALES
- Conservación de los expedientes de Tablas de Retención Documental TRD y Tablas de Valoración Documental
- La entidad deberá conservar de manera permanente todos los documentos referentes a la elaboración de las Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de Valoración Documental — TVD, así como los referentes a su actualización, aprobación, evaluación, convalidación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales — RUSD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
- Artículo 27. Inspección y vigilancia
- El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, cuando así lo considere, podrá solicitar las Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD en cualquier momento, aún después de aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces y convalidadas por la instancia competente. Cuando a su juicio existan situaciones que puedan afectar a los usuarios, clientes, trabajadores y ex trabajadores de la entidad, a la ciudadanía en general o al patrimonio documental archivístico del país, podrá solicitar ajustes a los instrumentos archivísticos y posteriormente realizar inspección sobre el plan de implementación de los ajustes
- Artículo 28. Sanciones.
- El incumplimiento de lo establecido en el presente Acuerdo dará lugar a las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000
- Artículo 29. Vigencias y derogatorias
- El presente Acuerdo rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial el Acuerdo No.004 del 15 de marzo del 2013 y el inciso tercero del artículo cuarto del Acuerdo No.002 del 23 de enero de 2004
- Artículo 29. Vigencias y derogatorias
- El incumplimiento de lo establecido en el presente Acuerdo dará lugar a las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000
- Artículo 28. Sanciones.
- El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, cuando así lo considere, podrá solicitar las Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD en cualquier momento, aún después de aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces y convalidadas por la instancia competente. Cuando a su juicio existan situaciones que puedan afectar a los usuarios, clientes, trabajadores y ex trabajadores de la entidad, a la ciudadanía en general o al patrimonio documental archivístico del país, podrá solicitar ajustes a los instrumentos archivísticos y posteriormente realizar inspección sobre el plan de implementación de los ajustes
- Artículo 27. Inspección y vigilancia
- La entidad deberá conservar de manera permanente todos los documentos referentes a la elaboración de las Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de Valoración Documental — TVD, así como los referentes a su actualización, aprobación, evaluación, convalidación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales — RUSD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
- Conservación de los expedientes de Tablas de Retención Documental TRD y Tablas de Valoración Documental
- TÍTULO 6 DISPOSICIONES GENERALES
- 1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad. 2. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad. 3. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión. 4. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales. 5. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se reduzcan los tiempos de retención documental y se modifique la disposición final de las series y subseries.
- a evaluación y convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD se efectuará por parte de la instancia competente cuando haya sido motivada únicamente por las siguientes situaciones
- Artículo 25. Evaluación y convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental
- Todas las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental – TRD deberán ser estudiadas y aprobadas por el Comité de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité
- Artículo 24. Aprobación de la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD
- 1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad. 2. Cuando se creen, supriman grupos internos de trabajo. 3. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad. 4. Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades administrativas de la entidad. 5. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión. 6. Cuando se expidan normas que impacten la producción documental de la entidad. 7. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. 8. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales. 9. Cuando se generen nuevos tipos documentales. 1O. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se modifiquen los tiempos de retención documental y disposición final de las series y subseries.
- Actualización. Las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse y ajustarse en los siguientes casos
- Artículo 23
- La eliminación de documentos de archivo tanto físicos como electrónicos deberá estar establecida en las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, y deberá ser aprobada por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces
- Artículo 22. Eliminación de Documentos
- La entidad deberá efectuar las transferencias documentales secundarias, de conformidad con los tiempos de retención documental y disposición final establecidos en las Tablas de Retención Documental —TRD, o Tablas de Valoración Documental — TVD. Para ello deberá elaborar un plan de transferencias documentales secundarias
- Artículo 21. Transferencias documentales secundarias
- La entidad deberá efectuar las transferencias documentales primarias, de conformidad con los tiempos de retención documental establecidos en las Tablas de Retención Documental —TRD. Para ello deberá elaborar anualmente un Plan de Transferencias Documentales Primarias
- Artículo 20. Transferencias documentales primarias
- El Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, solicitará al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado la inscripción de las Tablas de Retención Documental TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD en el Registro Único de Series Documentales – RUSD, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la convalidación por parte de la instancia competente
- Artículo 19. Inscripción en el Registro único de Series Documentales
- Las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deberán publicarse en el sitio web de la entidad respectiva y mantenerse en dicho sitio permanentemente
- Artículo 18. Publicación
- Una vez aprobadas y convalidadas las Tablas de Retención Documental —TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, la entidad deberá divulgarlas entre sus servidores públicos, empleados y demás personal que tenga injerencia en la producción de documentos de archivo, para garantizar su implementación
- Artículo 17. Implementación.
- TÍTULO 4 IMPLEMENTACION, PUBLICACIÓN E INSCRIPCIÓN EN EL RUSD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -TRD Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
- A partir de la aprobación de las Tablas de Retención Documental – TRD, la entidad podrá organizar los documentos de archivo que produce en razón del cumplimiento de sus funciones conforme al Cuadro de Clasificación Documental — CCD siguiendo el principio de procedencia, y ordenar los documentos al interior de los expedientes siguiendo el principio de orden original y los procedimientos que tenga adoptados
- Artículo 16. Organización de los documentos durante el proceso de evaluación y convalidación
- Si el concepto técnico determina que las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD no cumplen con los requisitos técnicos exigidos, la instancia competente procederá a devolver el instrumento archivístico junto con el concepto técnico de evaluación en el que se ordenará realizar los ajustes correspondientes
- Artículo 15. Evaluación técnica y solicitud de ajustes
- Si el concepto técnico de evaluación determina que las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD cumplen los requisitos técnicos exigidos, las instancias competentes procederán a expedir el respectivo certificado de convalidación
- Artículo 14. Convalidación
- Las instancias competentes tendrán un plazo máximo de hasta noventa (90) días hábiles, para evaluar y emitir concepto técnico sobre las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental TVD que le sean presentadas para convalidación. Este término inicia desde el día siguiente a la radicación de la solicitud de convalidación de tales instrumentos archivísticos
- Artículo 13. Término para la evaluación técnica
- Artículo 12°. Evaluación Técnica de las Tablas de Valoración Documental
- Las instancias competentes deberán verificar que las Tablas de Retención Documental – TRD como mínimo cuenten con la documentación necesaria para adelantar el proceso de convalidación
- Artículo 11°. Evaluación técnica de las Tablas de Retención Documental
- Artículo 10° . Presentación de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD para evaluación técnica y convalidación.
- Las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité
- Artículo 9° . Aprobación
- Las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deberán ser firmadas por el Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía, y por el responsable del área gestión documental de la entidad
- Artículo 8°. Firmas Responsables
- Las Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deben ser elaboradas por u equipo interdisciplinario, conformado por personas de diferentes disciplinas tales como: Archivística, Historia, Derecho, Administración Pública, Ingeniería Industrial, entre otras.
- Artículo 7°. Equipo interdisciplinario para su elaboración
- Las Tablas de Valoración Documental – TVD deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas establecidas en el artículo 30 del Acuerdo 002 del 23 de enero del 2004 del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
- Artículo 6°. Procedimiento para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental
- Para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, se podrá contemplar las denominaciones, los tiempos de retención documental y la disposición final para series y subseries.
- Etapa. Análisis e interpretación de la información institucional
- Compilación de Información Institucional
- as Tablas de Retención Documental – TRD deberán elaborarse teniendo en cuenta las siguientes etapas
- Artículo 4° . Procedimiento para la elaboración de las Tablas de Retención Documenta
- Las Tablas de Retención Documental – TRD se elaboran para los documentos activos que produce o producirá una entidad en desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad administrativa u oficina productora que la conforma
- Deben seguir la estructura orgánico-funcional de la entidad
- Artículo 3°. Requisitos técnicos generales para la elaboración de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental
- TÍTULO 1 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
- Valor permanente o secundario
- Valores primarios
- Tipo Documental
- Tabla de Valoración Documental
- Tabla de Retención Documental
- Subserie Documental
- Serie Documental
- Implementación
- Evaluación Técnica
- Cuadro de Clasificación Documental-CCD
- Convalidación
- Artículo 2. defino algunos conceptos
- Las entidades del Estado y las organizaciones que cumplen con funciones publicas, deben elaborar, aprobar, evaluar y convalidar, implementar, publicar e inscribir en el Registro Único de Series Documentales sus Tablas de Retención Documental – y sus Tablas de Valoración Documental
- Artículo 1. Objeto y Ámbito de aplicación
- ACUERDA
Información
- Descripción
- Mapa Mental sobre ACUERDO No. 004, creado por JUAN DAVID MUNOZ PEREZ el 08/08/2019.
- Creado por
- JUAN DAVID MUNOZ PEREZ · ago 2019
- Actualizado
- 12 ago 2019
- Visitas
- 2
- Valoración
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