CICLO DE COMPRAS

CICLO DE COMPRAS

1. EL CICLO DE COMPRAS

   • El ciclo de compra es el proceso por el que pasa un usuario desde que descubre que tiene un problema o necesidad hasta que encuentra y compra algo que lo soluciona o satisface.
     • 4 fases:
       • ATENCION
         • Una persona se da cuenta que tiene un problema, una necesidad o un deseo
           • ¿Cómo puedo solucionarlo?
       • ACCION
         • Una vez ya ha tenido en cuenta todas las variables, llega el momento de la compra; es decir llego el momento de tu venta.
       • INVESTIGACION
         • Entonces pasa a una fase de busqueda de alternativas.
           • ¿Que opciones existen en el mercado para solucionar mi problema o necesidad.
       • DECISION
         • Para elegir entre las distintas alternativas, debe formarse un criterio y tener en cuenta todo lo que puede influirle en su toma de decisión ( precio, tiempo de entrega, frecuencia de renovación...)
           • ¿Cual es su mejor opción?

2. FUENTES DE ABASTECIMIENTO

   • El abastecimiento o aprovisionamiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que una organización requiere para su operación adecuada y eficiente, ya sea de fuentes internas o externas.
     • Dentro del proceso de abastecimiento se tienen las siguientes actividades:
       • Cálculo de necesidades
       • Obtención
       • Despacho o distribución
       • Utilización de desperdicios
       • Control de stocks
       • Compra o adquisición
       • Almacenamiento
     • El proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis etapas:
       • Llamado y recepción de ofertas
       • Selección del mecanismo de compra
       • Evaluación de las ofertas
       • Definición de requerimientos
       • Adjudicación y formalización
       • Ejecución y gestión del contrato

3. SOLICITUDES Y COTIZACIONES

   • ¿Qué es una Solicitud de Cotización?
     • sirve para poner al tanto a los proveedores que deseamos adquirir algún producto de su catálogo. Si bien el primer contacto entre el departamento de compras y los abastecedores puede darse por teléfono, siempre será más formal hacer la petición por escrito, para posteriormente recibir por el mismo medio una cotización formal.
   • Uso de la Carta de Cotización
     • En términos generales, el formato de solicitud de cotización se envía cuando se quieren solicitar costos aproximados de un determinado lote de mercancía o serie de servicios. Dicha información servirá para hacer una planeación de presupuestos generales, comparar opciones y al final, elegir la alternativa con la mejor relación costo/beneficio/calidad.
   • Elementos de una solicitud de cotización
     • Cualquier carta de cotización tiene que ser precisa, dado que la respuesta dependerá de los datos que solicitemos. Las partes que deberá contener nuestros documento serán:
       • Datos del solicitante: nombre de la empresa, domicilio, dirección y RFC (opcional).
       • Información de contacto del solicitante, que será un representante de la empresa perteneciente al área de compras.
       • Nombre de la empresa a la que se le hace la solicitud de costos.
       • Información del producto o servicio que se cotiza.
       • El número de unidades que se quieren adquirir.
       • Formas de pago.
       • Tiempo estimado de entrega.

4. VERIFICACION DE LO ADQUIRIDO

   • juega un rol fundamental dentro del área de compras, ya que se refiere a la suma de todas las funciones que se deben de realizar desde el momento que se plantean los objetivos de producción pasando por el producto final hasta la evaluación de su desempeño en el mercado.
     • Planificación de la calidad
       • La planificación de calidad se centra en el inicio y se puede dividir en estratégica y operativa. En su fase estratégica bien podemos considerar la definición de objetivos a largo plazo y la definición de la visión, misión y valores del negocio. Esta fase de la planificación de la calidad lleva a analizar todos los aspectos internos y externos del negocio.
     • Control de la calidad
       • Se encuentra presente desde los primeros pasos de producción, también la encontramos durante el desarrollo de un producto e incluso durante la medición del rendimiento de un producto ya terminado. Es correcto afirmar que se puede efectuar durante todo el ciclo de producción. El objetivo principal del control de calidad es prever posibles fallos y evitar cambios (re-procesos) en pos de aumentar el nivel de previsibilidad.
     • Mejora de la calidad
       • Dentro de la gestión de calidad, la mejora de la calidad se basa en el desarrollo de nuevos objetivos manteniendo una eficiencia estable mediante el cumplimiento de todos los requisitos de calidad.
     • Garantía de la calidad
       • La garantía de calidad es la parte más visible para los clientes y es una clave fundamental dentro de los estándares. Esta fase debe de proporcionar confianza en el cumplimiento futuro de todos los requisitos. Es la parte final de la gestión de calidad y la confirmación de que todos los requisitos han sido cumplidos. Dentro de Compras, se refiere a la verificación de los resultados obtenidos, es decir, si se ajustan a los estándares establecidos

5. ANALISIS DE COTIZACIONES Y ORDEN DE COMPRA

   • Qué es una orden de compra
     • Una orden de compra o pedido de compra, es un documento oficial que acredita una relación entre proveedor y cliente. En dicho documento consta la compra de un producto o servicio y compromete al cliente a abonar el importe correspondiente. Es decir, el comprador está obligado a pagar una vez que el producto o servicio se ha entregado.
   • Para qué sirve una orden de compra
     • Todos los artículos que compra una empresa, ya sea material de oficina, materias primas, etc, debe ir acompañado de una orden de compra, numerada de forma correlativa para que se pueda llevar un exhaustivo control. Este número asociado a cada orden de compra sirve, tanto para el comprador como vendedor, de ayuda para tener un seguimiento del estado del pedido.
   • Qué elementos debe incluir
     • Coste de envío y relacionados.
     • Descripción
     • Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
     • Número de orden de compra
     • Cantidad de artículos solicitados
     • Coste total del pedido
     • Lugar y fecha de emisión del pedido
     • Precio por unidad
     • Firma autorizada
     • Nombre y dirección del proveedor
     • Términos de entrega y de pago
   • Cómo emitir y recibir una orden de compra
     • Como proveedor, recibes la orden de compra con el pedido. Si puedes asumirlo, respondes a tu cliente, aceptando el encargo. En caso contrario, debes informar a tu cliente, y cancelar la orden de compra.
     • Como cliente/comprador, decides adquirir un producto o servicio necesario para tu empresa.
     • Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los datos mencionados en el punto anterior. Una vez completados todos los requerimientos, la envías al proveedor

6. GESTION DE LA CALIDAD.

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