J. E-MAIL

J. E-MAIL

1. A depender do contexto, o termo e-mail pode ser empregado com três sentidos, pode significar:

   • Gênero textual
     • (modalidade de texto, em oposição às cartas, telegramas, mensagens de texto, por exemplo)
       • Como gênero textual, o e-mail pode ser considerado um documento oficial, assim como o ofício e o memorando. Portanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.
   • Endereço eletrônico
     • (seu email— lili@gmail.com, por exemplo)
       • Como endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos, o e-mail deve ser oficial, utilizando-se a extensão “.gov.br”, por exemplo.
   • Sistema
     • de transmissão de mensagem eletrônica (a tecnologia)
       • Como sistema de transmissão de mensagens eletrônicas, por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de envio e recebimento de documentos na administração pública.

2. Valor documental

   • Nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, para que o e-mail tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, segundo os parâmetros de integridade, autenticidade e validade jurídica da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
   • O destinatário poderá reconhecer como válido o e-mail sem certificação digital ou com certificação digital fora ICP-Brasil; contudo, caso haja questionamento, será obrigatório a repetição do ato por meio documento físico assinado ou por meio eletrônico reconhecido pela ICP-Brasil.
   • Salvo lei específica, não é dado ao ente público impor a aceitação de documento eletrônico que não atenda os parâmetros da ICP-Brasil.

3. Forma e estrutura

   • Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir padronização da mensagem comunicada. No entanto, devem-se observar algumas orientações quanto à sua estrutura.
     • Campo “Assunto”
       • O assunto deve ser o mais claro e específico possível, relacionado ao conteúdo global da mensagem.
     • Local e data
       • São desnecessários no corpo da mensagem, uma vez que o próprio sistema apresenta essa informação.
     • Saudação inicial/vocativo
       • O texto dos correios eletrônicos deve ser iniciado por uma saudação deve-se utilizar o vocativo
     • Fecho
       • Atenciosamente é o fecho padrão em comunicações oficiais.
       • “Att.”, “Abraços” e “Saudações” não são fechos oficiais e, portanto, não devem ser utilizados em e-mails profissionais.
     • Bloco de texto da assinatura
       • Sugere-se que todas as instituições da administração pública adotem um padrão de texto de assinatura. A assinatura do e-mail deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente.
         • Exemplo: Maria da Silva Assessora Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil (61)XXXX-XXXX
     • Anexos
       • A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre o conteúdo do anexo.
       • Deve-se evitar o tamanho excessivo e o reencaminhamento de anexos nas mensagens de resposta
       • Quando se tratar de documento ainda em discussão, os arquivos devem, necessariamente, ser enviados, em formato que possa ser editado.
       • O manual não diz os formatos especificamente, apenas prescreve que os anexos deverão estar em formatos usuais (comuns) e seguros.

4. Recomendações

   • ✓ Apesar da imensa lista de fontes disponíveis nos computadores, mantêm-se a recomendação de tipo de fonte, tamanho e cor dos documentos oficiais: Calibri ou Carlito, tamanho 12, cor preta;
   • ✓ Fundo ou papéis de parede eletrônicos não devem ser utilizados, pois não são apropriados para mensagens profissionais, além de sobrecarregar o tamanho da mensagem eletrônica;
   • ✓ Não se deve utilizar texto em caixa alta para destaques de palavras ou trechos da mensagem pois denota agressividade de parte do emissor da comunicação.
   • ✓ Evite-se o uso de imagens no corpo do e-mail, inclusive das Armas da República Federativa do Brasil e de logotipos do ente público junto ao texto da assinatura.