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1. GESTIÓN DOCUMENTAL

   • PARTE VIII, TITULO II, CAPITULOS V, VI, VII

2. PARTE VIII, TITULO II, CAPITULOS V, VI, VII

   • https://vlex.com.co/vid/decreto-1080-2015-medio-785963181#section_55
     • Aura Maria Gonzalez Torres.

3. CAPITULO V

   • Gestión de documentos
     • ARTÍCULO 2.8.2.5.4 Coordinación de la gestión documental.
       • Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de archivo de cada entidad.
     • ARTÍCULO 2.8.2.5.5 Principios del proceso de gestión documental.
       • *Planeación. *Eficiencia. *Economía. *Control y seguimiento. *Oportunidad. *Transparencia. *Disponibilidad. *Agrupación. *Vínculo archivístico. *Protección del medio ambiente. *Autoevaluación. *Coordinación y acceso. *Cultura archivística. *Modernización. *Interoperabilidad. *Orientación al ciudadano. *Neutralidad tecnológica. *Protección de la información y los datos.
     • ARTÍCULO 2.8.2.5.6 Componentes de la política de gestión documental.
       • *Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. *Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. *Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. *Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. *La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
     • ARTÍCULO 2.8.2.5.7 Etapas de la gestión de los documentos.
       • *Creación. *Mantenimiento. *Difusión. *Administración.
     • ARTÍCULO 2.8.2.5.8 Instrumentos archivísticos para la gestión documental.
       • *El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). *La Tabla de Retención Documental (TRD). *El Programa de Gestión Documental (PGD). *Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). *El Inventario Documental. *Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. *Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. *Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. *Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
     • ARTÍCULO 2.8.2.5.9 Procesos de la gestión documental.
       • *Planeación. *Producción. *Gestión y tramite. *Organización. *Transferencia. *Disposición de documentos. *Preservación a largo plazo. *Valoración.
   • ARTÍCULO 2.8.2.5.1 Ámbito de aplicación.
     • comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder
   • ARTÍCULO 2.8.2.5.2 Tipos de información.
     • *Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). *Archivos institucionales (físicos y electrónicos). *Sistemas de Información Corporativos. *Sistemas de Trabajo Colaborativo. *Sistemas de Administración de Documentos. *Sistemas de Mensajería Electrónica. *Portales, Intranet y Extranet. *Sistemas de Bases de Datos. *Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. *Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). *Uso de tecnologías en la nube.
   • ARTÍCULO 2.8.2.5.3 Responsabilidad de la gestión de documentos.
     • está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas.
   • ARTÍCULO 2.8.2.5.10 Obligatoriedad del programa de gestión documental.
     • Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.
   • ARTÍCULO 2.8.2.5.11 Aprobación del programa de gestión documental.
     • El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial.
   • ARTÍCULO 2.8.2.5.12 Publicación del programa de gestión documental.
     • El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea.
   • ARTÍCULO 2.8.2.5.13 Elementos del programa de gestión documental.
     • El Programa de Gestión Documental (PGD) debe obedecer a una estructura normalizada y como mínimo los elementos que se presentan en el Anexo denominado "Programa de Gestión Documental" que hará parte integral de este decreto.
   • ARTÍCULO 2.8.2.5.14 Plan de Capacitación.
     • Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad.
   • ARTÍCULO 2.8.2.5.15 Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión.
     • El Programa de Gestión Documental (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.

4. CAPITULO VI

   • El sistema de gestión documental
     • ARTÍCULO 2.8.2.6.3 Preservación de documentos en ambientes electrónicos.
       • En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos.
     • ARTÍCULO 2.8.2.6.4 Criterios para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentos.
       • La selección y adquisición de sistemas de gestión de documentos debe tener en cuenta además de la normatividad que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, las necesidades de la Entidad, la estructura organizacional, el modelo de gestión documental y la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento.
     • ARTÍCULO 2.8.2.6.5 Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos.
       • Los sistemas de gestión documental deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad.
   • ARTÍCULO 2.8.2.6.1 Generalidades del sistema de gestión documental.
     • *Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. *Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). *Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. *Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. *Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. *Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. *Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
   • ARTÍCULO 2.8.2.6.2 Características de los sistemas de gestión documental.
     • *Conformidad. *Interoperabilidad. *Seguridad. *Metadescripción. *Adición de contenidos. *Diseño y funcionamiento. *Gestión Distribuidora. *Disponibilidad y acceso. *Neutralidad tecnológica.
   • ARTÍCULO 2.8.2.6.6 Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental.
     • El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán los estándares y protocolos que deberán cumplir las entidades públicas para la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo interno y externo de documentos.

5. CAPITULO VIII

   • La gestión de documentos electrónicos de archivo
     • ARTÍCULO 2.8.2.7.4 Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo.
       • Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato); así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico, por razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de gestión documental y en el documento, a través de metadatos.
     • ARTÍCULO 2.8.2.7.5 Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo.
       • Se debe garantizar que un documento electrónico generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su conservación temporal o definitiva, condición que puede satisfacerse mediante la aplicación de sistemas de protección de la información, salvo las modificaciones realizadas a la estructura del documento con fines de preservación a largo plazo.
     • ARTÍCULO 2.8.2.7.6 Requisitos para la fiabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo.
       • Garantizan que el contenido de los documentos electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su carácter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de posteriores operaciones o actividades.
     • ARTÍCULO 2.8.2.7.7 Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo.
       • Los documentos electrónicos y la información en ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento, mientras la entidad está obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD).
     • ARTÍCULO 2.8.2.7.8 Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo.
       • *El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización. *Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato. *El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. *Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales. *Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación. *La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores
     • ARTÍCULO 2.8.2.7.9 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo.
       • *De contenido: -Tipo de recurso de información. -Tipo documental. -Título del documento. -Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. -Clasificación de acceso (nivel de acceso). -Fecha de creación, transmisión y recepción. -Folio (físico o electrónico). -Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). -Palabras clave. *De estructura: -Descripción. -Formato. -Estado. -Proceso administrativo. -Unidad Administrativa responsable. -Perfil autorizado. -Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). -Serie/subserie documental. *De contexto: -Jurídico-administrativo. -Documental. -De procedencia. -Procedimental. -Tecnológico.
   • ARTÍCULO 2.8.2.7.1 Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos.
     • Es responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.
   • ARTÍCULO 2.8.2.7.2 Características del documento electrónico de archivo.
     • *Conteido estable. *Forma documental fija. *Vinculo archivístico. *Equivalente funcional.
   • ARTÍCULO 2.8.2.7.3 Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo.
     • *Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición. *Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología. *Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos. *Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado. *Formas documentales, autenticac
   • ARTÍCULO 2.8.2.7.10 Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los Documentos Electrónicos de Archivo.
     • Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas de protección como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se creen en el futuro.
   • ARTÍCULO 2.8.2.7.11 Neutralidad tecnológica.
     • En la gestión de documentos electrónicos así como en los sistemas de gestión documental se deben utilizar estándares abiertos que no dependan de una tecnología en particular.
   • ARTÍCULO 2.8.2.7.12 Del expediente electrónico.
     • El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerá los lineamientos generales que deben regular el expediente electrónico como unidad mínima del archivo electrónico documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad con lo establecido en Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el Código Único General del Proceso.
   • ARTÍCULO 2.8.2.7.13 Sobre la administración y transferencia de Archivos Electrónicos.
     • El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerán las directrices para entregar las transferencias de archivos electrónicos de valor histórico de las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los Archivos Generales Territoriales.