Documentos contables y no contables

Documentos contables y no contables

1. Contables

   • Soporta el registro de los hechos económicos de la empresa
     • Factura electrónica
       • Documento equivalente
         • Comprobante de egreso
           • Comúnmente se conoce como orden pago, soporte que respalda los desembolsos de efectivo, por norma de control interno realizados mediante cheques. Los comprobantes de egreso se elaboran por duplicados, para anexar a la cuenta que respalda la entrega del título valor, que es el cheque con que se efectúa el pago.
           • Comprobante de ingreso
             • Dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos. Se realizan con dos copias, una que es entregada al cliente, respaldando el efectivo recibido y una copia para respaldar el valor del comprobante y generar el respectivo devengo contable, representa abonos a las ventas a plazos.
         • Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero se debe tener como soporte. Algunos ejemplos se encuentran en empresas inscritas al régimen simple que no tienen obligación de facturar
       • Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tienen lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas. Decreto 2242
     • Comprobante de contabilidad
       • Nómina
         • Respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores
         • Plantilla de liquidaciones
           • Registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, se realiza por intermedio de un tercero y se trasfiere a las diferentes empresas de seguridad social
       • Representa la base en la elaboración de estados financieros, como resultado debe presentar sumas iguales en los débitos y créditos de una transacción comercial.
     • Extractos bancarios, consignaciones, recibos de caja menir
     • Declaración de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA.
       • Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes gravados, es obligación de las empresas descontar valores cuantificables, acorde con la base gravable y tarifas aplicadas, descontadas y trasferidas a la administración de impuestos y aduanas nacionales DIAN, en las fechas establecidas en el calendario tributario actualizado de cada año fiscal.
     • Notas débito y crédito
       • Comprobante de venta
       • Notas contabilidad
         • Utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables. Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico.
       • Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones. Por ejemplo: intereses cobrados de forma adicional sobre facturas de compra y venta o notas débito que disminuyen el saldo de la cuenta bancaria de la empresa.

2. No contables

   • No se registran contablemente y son de tipo informativo
     • Cotización
       • Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio. Su objetivo es brindar información al cliente, con el fin de tomar la decisión de compra.
     • Pedido
       • Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto
     • Remisión
       • Es el documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.

3. Títulos valores

   • Letra de cambio
   • Son documentos comerciales, donde se incorpora la figura del patrimonio.
     • Cheque
       • Títulos al portador
     • Pagaré
       • Títulos a la orden

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