CORREO ELECTRÓNICO

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Correo electrónico

Introducción

El correo electrónico o email es el servicio más utilizado de Internet, junto con la Web.

Hay dos formas básicas de comunicarse usando Internet, el correo electrónico y la mensajería instantánea (WhatsApp, Skype,...). Son dos formas que se complementan, usamos cada una según las circunstancia. En conversaciones cortas e informales con amigos y familia, a través del móvil, usamos la mensajería instantánea , y en comunicaciones más formales, utilizando el ordenador, solemos usar más el correo electrónico. En el tema siguiente hablaremos de la mensajería instantánea.

El correo por Internet, igual que el correo normal, debe ser privado, por esto todos los programas para leer el correo disponen de protección mediante contraseña. Aunque esto no asegura que alguien pueda interceptar el correo mientras viaja a través de la red.

Para evitar esto, se pueden utilizar sistemas de cifrado, como el PGP, que codifican el mensaje antes de enviarlo por la red y lo descodifican al llegar al destino.

Funcionamiento del correo.

El correo electrónico o e-mail es una forma de enviar mensajes entre ordenadores conectados a través de Internet.

Como la mayoría de los servicios de Internet el correo se basa en la arquitectura cliente/servidor. Vamos a explicar, de forma simplificada, en qué consiste esta arquitectura. Los clientes son los ordenadores de los usuarios que utilizan el correo y el servidor es el ordenador que gestiona el correo, el servidor pertenece a la entidad proveedora del correo (Micistar, Vodafone, Microsoft, Gmail, etc.)

Cuando alguien envía un correo, primero llega a su servidor de correo que lo envía al servidor del destinatario, donde el mensaje queda almacenado en el buzón del destinatario. Cuando el destinatario se conecte al servidor, éste le enviará todos sus mensajes pendientes. Por esto da igual que el destinatario esté conectado o no a Internet en el momento que se le envía un mensaje.

Podemos configurar nuestro correo para que cada vez que se arranque lea los mensajes pendientes o para que los lea cuando pulsemos en el botón Recibir.

El servidor que alberga los correos suele disponer de un espacio limitado. Si en algún momento detecta que vas a sobrepasar dicha capacidad, recibirás un aviso para eliminar correos. Si no lo haces, tu bandeja de entrada no admitirá correos nuevos. De todas formas esto no debe preocuparte demasiado, porque hoy en día los principales servicios de correo electrónico ofrecen espacio de varios GB, que resulta más que suficiente en la mayoría de casos.

El proceso cliente/servidor es más complicado de lo expuesto aquí, puesto que se envían mensajes intermedios de comprobación para asegurarse que en cada paso los datos se reciben bien.

Los clientes deben disponer de un programa-cliente de correo, por ejemplo el Outlookl o Thunderbird. El servidor es un ordenador que tiene un programa servidor de correo que puede atender miles de cuentas de correo. Normalmente el servidor de correo reside en una máquina distinta al servidor de páginas web, por esto puede que en un momento dado no funcione el servidor web pero sí el servidor de correo, o viceversa.

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Webmail

El webmail es básicamente un correo accesible desde un navegador web. Ofrecen una gran cantidad de espacio, y un rápido acceso si disponemos de una conexión de banda ancha, lo que convierte al webmail en una alternativa más simple y cómoda que las aplicaciones de correo para a mayoría de usuarios. Esta forma de utilizar el correo está muy extendida, porque te permite hacerlo desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet.

No necesitamos tener instalado ningún programa cliente de correo para poder utilizarlo. Simplemente tecleamos la dirección de la página web del servicio de webmail que utilicemos en el navegador que usamos normalmente y, después de introducir el usuario y la contraseña, aparecerá una pantalla para manejar el correo

No entraremos a ver en detalle los elementos del correo, ya que los veremos en el siguiente apartado con los programas cliente. Así los explicaremos en general, y no basándonos en la estructura de un proveedor de servicios de correo en concreto.

En el ejemplo mostramos el correo de Gmail, que es el que creaste en el ejercicio de la primera unidad. Sin embargo existen otras empresas que también ofrecen correos con acceso desde la web, como por ejemplo , Microsoft (Outlook), Yahoo, etc.

Caja de búsqueda. Desde aquí podemos buscar entre los correos de Gmail. Busca en todo lo referente al correo, en el contenido de los correos, en el asunto, en la dirección de correo, ...

Si realizamos una búsqueda y aparecen demasiados correos podemos añadir determinadas condiciones utilizando la búsqueda avanazada, por ejemplo, podemos buscar sólo entre los correo que hayamos enviado a una determinada dirección de correo. Para ello sólo tenemos que hacer clic en el pequeño triángulo de la derecha para que se abra un desplegable con las opciones de la búsqueda avanzada, si estás interesado puedes verlas en este tema avanzado.

Lista de mensajes. En cada línea aparece una conversación/mensaje odenadas por fechas. Una conversación es un correo y todas sus repuestas. El número entre paréntesis indica el número de respuestas de la conversación. Si recibimos varios correos en el mismo dias con el mismo asunto, también se agrupan en una conversación. Los correos sin abrir están en letra negrita.

Lista etiquetas. En esta zona tenemos a la vista las etiquetas más importantes. Recibidos, Destacados, Enviados y Borradores. A continuación veremos cómo usarlas. En la parte superior tenemos el botón rojo Redactar que sirve para crear un nuevo correo. En la parte inferior de esta columna, aparecen más etiquetas, algunos contactos y los botones para iniciar chat y videoconferencias.

Pestañas de Categorias. Las categorias permiten organizar mejor el correo, como veremos a continuación.

Paginación. Por ejemplo, según esta imagen, nos encontramos viendo los correos del 1 al 100, del total de 654 correos. Si pulsamos en el botón de la derecha avanzaremos una página, con el botón de la izquierda retrocedemos una página. Si pulsamos sobre los números aparecerá un desplegable para ir a la primera página y a la última página.

Configuración. Desde este botón podemos acceder a diversas opciones de configuración.

Aplicaciones. Desde este botón podemos acceder a diversas aplicaciones de Google, Gmail, YouTube, Maps, Drive, G+, ....

Salir de Gmail.

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Enviar y recibir correo

Para enviar un correo nuevo debemos pulsar el botón rojo Redactar que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla de Gmail. Aparecerá una ventana para redactar el correo como la que ves a continuación.

Para. Aquí pondremos la dirección de correo electrónico del destinatario, es decir, a quién escribimos. Al empezar a escribir, si alguna dirección de correo usada anteriormente se parece a las letras que estamos escribiendo, aparecerá una ventana por si queremos elegir una de ellas y evitarnos seguir escribiendo.

Si ponemos varias direcciones, se enviará un correo a cada dirección. Si queremos enviar un correo principal y una copia, debemos hacer clic en el botón Cc (Copy Carbon) que aparece a la derecha (mientra escribimos), así el destinatario principal verá a quien se le ha enviado una copia. Si pulsamos el botón Cco (Copy Carbon oculta) el destinatario no sabrá que se ha enviado una copia.

Asunto. Es conveniente poner una frase corta que describa el mensaje. Es lo que aparece en la lista de mensajes, así el destinatario verá el tema del mensaje sin tener que abrirlo.

Cuerpo del mensaje. Debajo del asunto hay un espacio en blanco para escribir el texto del correo.

Una vez rellenados estos campos pulsamos el botón azul Enviar.

En la parte inferior tenemos las opciones para Formato, Adjuntos, Insertar archivos con Drive, Insertar foto, Enlaces, Emoticono, Descartar y Más. Como muestra esta imagen.

Formato. Podemos aplicar varias características de formato al texto del mensaje, sólo hay que seleccionar el texto y pulsar en este botón para poner el texto en negrita, cursiva, etc.

Adjuntar archivos. Un archivo adjunto es un archivo que se envia junto con el correo pero sin incrustar en el texto del mensaje. Al pulsar en el icono se abrirá una ventana para seleccionar el archivo.

Insertar archivos con Drive. Es similar a enviar un archivo adjunto pero previamente debemos subir el archivo a Google Drive, el destinatario podrá ver el archivo y modificarlo o descargárselo según los permisos que le demos.

Insertar foto. Incrusta una foto en punto donde tengamos el cursor en el texto.

Insertar enlace. Incrusta un enlace (URL) en el texto.

Insertar un emoticono. Se abre una ventana para elegir un emoticono.

Descartar borrador. Según estamos redactando un mensaje, Gmail lo va guardando de forma automática en la etiqueta Borradores, si pulsamos en este icono eliminamos dicho borrador

Más. Si pulsamos en este icono con forma de triángulo aparecerán las opciones adicionales que puedes ver en esta imagen.

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Contactos

Podemos guardar las direcciones de correo en una especie libreta de contactos de forma que al redactar un correo podamos copiar la dirección de esa libreta de forma casí automática, ya que al empezar a escribir, si alguna dirección de correo de la libreta se parece a las letras que estamos escribiendo, aparecerá una ventana por si queremos copiarla y evitarnos seguir escribiendo.

Gmail permite gestionar la lista de contactos de varias formas.

La primera forma es totalmente automática, no tenemos que hacer nada. Gmail va guardando las direcciones que usamos en la lista de contactos. Al redactar un correo, nos mostrará la coincidencias con la lista de contactos. El inconveniente es que sólo guarda la dirección del correo, no el nombre, ni el teléfono, etc.

La siguiente forma es manual, nosotros debemos crear los datos del contacto. Podemos partir de una dirección de correo ya almacenadada, o crear una dirección nueva.

Administrador de contactos

Desde la parte izquierda de la pantalla de podemos acceder a las distintos grupos de contactos,

Mis contactos, son los que más nos interesan y que solemos relenar con el nombre y otros datos. Si usamos un smarphone podemos sincronizarlo con Mis contactos.

Más contactados contiene las direcciones de los 20 contactos más utilizados.

Otros contactos contiene los contactos que no están incluidos en los otros grupos y que Gmail va creando de forma automática.

Estos son los grupos del sistema pero podemos crear tantos grupos como queramos desde el botón

Otra forma de buscar contactos es mediante los círculos de G+. Si disponemos de círculos en G+ podemos verlos desde el administrador de contactos y usar las direcciones.

Organizar el correo en Gmail. Etiquetas y categorías

Cada vez recibimos más correos y según va pasando el tiempo tenemos más correos guardados en nuestra cuenta de Gmail. Dada la gran capacidad de almacenamiento de los sistemas de correo no vale la pena borrar los correos leidos, por si más tarde queremos recuperarlos. Gmail ofrece hasta 25 GB de espacio, que es suficiente para guardar los correo se varios años. En la parte inferior de la pantalla de Gmail podemos ver el espacio ocupado y el disponible.

Ya hemos dicho que la búsqueda de Gmail permite encontrar rápidamente cualquier correo con sólo recordar alguna de sus características (el tema, la fecha aproximada, el desinatario, etc) pero aparte de la potencia de la búsqueda, hay más posibilidades para organizar nuestros mensajes de forma que nos resulte más fácil trabajar con ellos. Estamos hablando de las etiquetas y categorias, que, sobre todo, nos ayudarán a la hora de examinar los correos que nos llegan cada dia.

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Etiquetas.

Cuando comenzo a usarse el correo electrónico en Internet, los mensajes de correo se organizaban en bandejas, por ejemplo, bandeja de entrada, de salida, etc. luego se cambió al concepto de carpetas, con la ventaja que cada usuario podía crear carpetas nuevas y colocar en ella los mensajes que quisiera. Ahora Google usa las etiquetas que son parecidas a las carpetas salvo por el hecho que un mensaje puede tener varias etiquetas, mientras que un mensaje sólo puede estar en una carpeta. Por ejemplo, podemos etiquetar un mensaje como "trabajo" y también como "responder urgente", cuando hayamos respondido al mensaje, le borraremos esta última etiqueta.

Gmail tiene dos tipos de etiquetas. Las etiquetas del sistema ya están creadas y no se pueden borrar ya que se utilizan para realizar las acciones más comunes. Estas etiquetas del sistema son Recibidos, Destacados, Importante, Enviados, Chats, Borradores, Todos, Spam, Papelera. El llegar un correo se le asigna la etiqueta Recibidos, si lo marcamos con la estrella que hay en la parte izquierda pasa a Destacados, al mandar un correo pasa a Enviados, mientras los escribimos está en Borradores, al eliminarlo pasa a la Papelera y a los 30 dias se borra, los correos detectados como "no deseados" pasan a Spam, para ver un correo que hemos archivado debemos ir a la etiqueta Todos. Gmail etiqueta algunos mensajes como Importante y pone el icono delante.

El otro tipo de etiquetas son las que crea cada usuario, podemos crear, modificar y borrar las etiquetas que queramos. Usar etiquetas permite organizar los mensajes de una forma más eficiente. Por ejemplo, podemos ver los mensajes de una determinada etiqueta y hacer diversas acciones sobre ellos, como borrarlos, archivarlos, etc. más adelante vermos cómo usar las etiquetas con más detalle. Primero veremos las cosas más básicas sobre las etiquetas.

Crear etiqueta. Para crear una etiqueta nueva, pulsa en el botón Más de la parte izquierda y elige Crear etiqueta nueva, dale un nombre y se creará una etiqueta vacía. Otra forma de crear una etiqueta es la siguiente, primero seleccionamos uno o varios mensajes, marcando en la casilla de su izquierda, y luego pulsamos en el botón etiquetas de la parte superior, se abrirá el desplegable que ves en esta imagen. Pulsa en Crear nueva etiqueta y se creará una etiqueta a la vez que se aplicará a los mensajes seleccionados.

Asignar etiquetas. Una vez creada una etiqueta podemos asignarla a cuantos menajes queramos. Hay varias formas de hacerlo, la primera es similar a lo que acabamos de decir, si estás en la lista de mensajes, primero seleccionamos uno o varios mensajes, marcando en la casilla de su izquierda, y luego pulsamos en el botón etiquetas de la parte superior, se abrirá el desplegable y sólo hay que marcar una o varias casillas de las que aparecen, por ejemplo, Foros, y pulsar la opción Aplicar, que aparecerá en ese momento.