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7 HERRAMIENTAS DE MEJORA PARA DETERMINAR PROBLEMAS

• -lista de verificación
• -histogramas
• -diagrama de pareto
• -diagrama de afinidad
• -diagrama causa efecto
• -diagrama de dispersión
• -control estadístico de la calidad

LISTA DE VERIFICACION

• ¿Qué es una lista de verificación?
• Son listas diseñadas para la realización de actividades repetitivas, ya que permiten controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recopilar datos de forma ordenada y sistemática. Se utilizan para realizar verificaciones estandarizadas de actividades o productos, asegurándose de que el trabajador o inspector no olvide ningún punto importante.
• ¿Para qué son las listas de verificación?
• Puede usar las listas de verificación para las siguientes tareas:
• Llevar a cabo actividades en las que es importante que no se olvide ningún paso y que las tareas se realicen en un orden establecido.
• Realizar inspecciones en terreno.
• Verificar o examinar productos y/o procesos.
• Examinar o analizar la ubicación de los problemas.
• Verificar las causas de los defectos.
• Verificar y analizar las distintas operaciones.
• Recolectar datos para análisis futuros.
• os procesos de producción y las gestiones de comercialización sin la necesidad de estadísticas o gráficos más complejos.

LISTA DE VERIFICACION

• ¿Por qué usar listas de verificación?
• Cuando realizas una tarea que involucra varios pasos, es fácil olvidarse de uno de ellos. Las listas de verificación ayudan a no olvidar ningún punto. Entonces, si haces algo repetitivamente y quieres hacerlo bien cada vez, una lista de verificación es una herramienta indispensable.
• Las listas de verificación ahorran tiempo, permiten delegar tareas y nos ayudan a simplificar nuestras vidas y a que nuestros negocios sean más productivos.
• ¿Cómo usar las listas de verificación?
• Antes de crear listas de verificación, debes saber lo que necesitas para crear una que sea fácil de usar y eficiente. Aquí te mostramos algunos puntos.
• Las listas de verificación deben estar claramente diseñadas e incluir todos los aspectos que pueden proporcionar datos de interés para tu organización.
• Una lista de verificación efectiva debe establecer claramente lo que debe verificarse, cuál es el criterio de cumplimiento o no conformidad y la frecuencia del control o verificación.
• También es importante tener una sección de observaciones para proporcionar información adicional.
• Las listas de verificación también se usan para informar sobre el estado de las operaciones y para evaluar los procesos de producción y las gestiones de comercialización sin la necesidad de estadísticas o gráficos más complejos.

LISTA DE VERIFICACION

• Cómo hacer una lista de verificación efectiva
• Cada elemento debe ser claro y conciso. Esto facilitará su uso.
• Organiza los elementos por categoría. Esto permitirá que los usuarios naveguen fácilmente entre las diferentes secciones y encuentren rápidamente los ítems que necesiten para su trabajo.
• Las listas deben ser fáciles de entender y usar. Crea pasos simples que le recuerden al usuario los pasos a seguir.
• Sigue refinando la lista de verificación. Las continuas mejoras harán que su lista de verificación sea más efectiva.
• Las listas de verificación lo ayudan a mantener la coherencia y las buenas prácticas de una manera fácil y conveniente. También le ayudan a ahorrar recursos y energía. Tu equipo solo tiene que seguir lo que ya se ha desarrollado.

HISTOGRAMA

• ¿Qué es? Es una gráfica de la distribución de un conjunto de datos. Es un tipo especial de gráfica de barras, en la cual una barra va pegada a la otra, es decir no hay espacio entre las barras. Cada barra representa un subconjunto de los datos.
• ¿Qué muestra el histograma? Un histograma muestra la acumulación ó tendencia, la variabilidad o dispersión y la forma de la distribución.
• Un histograma es una gráfica adecuada para representar variables continuas, aunque también se puede usar para variables discretas. Es decir, mediante un histograma se puede mostrar gráficamente la distribución de una variable cuantitativa o numérica.

DIAGRAMA DE PARETO

• El diagrama de Pareto es un gráfico que muestra los defectos en los productos de un proceso industrial, con su frecuencia y el grado en que afectan a la satisfacción del cliente. Fue propuesto por el economista italiano Vilfredo Pareto a principios del siglo XX, y se rige por una regla encontrada en una gran variedad de situaciones: la regla de 80/20.
• En términos de la calidad en los procesos, esta regla se puede explicar como
• “El 80% de los defectos son ocasionados por el 20% de las causas”
• “El 80% de los ingresos del negocio proviene del 20% de los clientes”
• El diagrama de Pareto es una de las llamadas siete herramientas de la calidad,

DIAGRAMA DE PARETO

• ¿Cuándo se usa el diagrama de Pareto?
• El diagrama de Pareto es una herramienta de la calidad que se puede usar en las empresas en momentos específicos, en los que los defectos pueden detectarse y medirse o la calidad puede mejorarse. Entre ellos se encuentran:
• Al identificar o perfilar un producto o servicio, para mejorar su calidad.
• Cuando se necesita poner atención a las causas de los defectos, de una forma sistemática.
• Cuando se identifican oportunidades para mejora.
• Cuando se analizan las agrupaciones de datos, como los productos, los segmentos del mercado y el área geográfica.
• Cuando se buscan las causas principales de los problemas y establecer la prioridad que requiere cada solución.
• Cuando se evalúan los resultados de los cambios efectuados a un proceso, tanto antes como después del cambio.
• El diagrama de Pareto es una herramienta para analizar datos muy utilizada, y es útil para determinar la causa principal para resolver un problema. Permite ver cuáles son los problemas más grandes y establecer prioridades.
• Como se entiende de la regla 80/20, que dice que el 80% de los problemas provienen del 20% de las causas, se puede estimar que con el diagrama de Pareto se van a encontrar los pocos (ya sea pasos, servicios, objetos, problemas o causas) que provocan la mayor parte del impacto negativo en la calidad.

DIAGRAMA DE PARETO

• ¿Cómo se usa el diagrama de Pareto?
• Para recurrir al diagrama de Pareto en la solución de un problema, se va a seguir una secuencia de pasos:
• 1.- Se seleccionan categorías para un tema de análisis bien definido.
• 2.- Recopilar datos en una hoja de revisión, por ejemplo.
• 3.- Ordenar los datos de la categoría mayor a la menor.
• 4.- Sumar y totalizar los datos para todas las categorías.
• 5.- Ponerse a graficar por computadora el porcentaje de cada total de categoría.
• 6.- Trazar los ejes horizontal y vertical en papel para graficar, como el milimétrico.
• 7.- Escribir la escala de los ejes verticales izquierdos para la frecuencia de los defectos, partiendo de cero hasta el total calculado.
• 8.- De izquierda a derecha, ir trazando una barra en la gráfica para cada categoría, en orden descendiente. La categoría de “otros” siempre se pone al final sin importar su valor.
• 9.- Trazar la línea del porcentaje acumulativo, que muestre la porción del total que cada categoría abarque. En el eje vertical derecho se va a poner una escala de porcentajes, del 0% al 100% y con un punto medio de 50%.
• 10.- Para trazar la línea de porcentaje acumulativo, hay que poner un punto en la esquina superior derecha de una barra del gráfico: la que sea de la categoría más alta. De ahí parten los puntos de porcentaje de las demás categorías, hasta que se acumule el 100%. Todos van a ir conectados en línea.
• 11.- Agregar a la gráfica el título que explique la recolección de los datos y la fecha en que se reunió la información, además de la fuente de la que se tomaron los datos.
• 12.- Proceder al análisis del diagrama de Pareto.

DIAGRAMA DE AFINIDAD

• El Diagrama de afinidad, también conocido como método de Kj, fue creado por el Dr. Kawakita Jiro en el año de 1980. Este diagrama se utiliza para la organización de ideas que aporta un grupo sobre un problema complejo que se tiene de un área. Es un diagrama fácil de realizar, forma parte de las 7 nuevas herramientas de gestión.
• Las personas que elaboran este tipo de diagramas deben estar capacitadas y saber más que nada del tema que se quiere tratar. Cabe mencionar que este diagrama o método no da la solución del problema pero si permite conocer las causas o los factores que la originan.
• ¿Para qué se utiliza?
• El diagrama de afinidad es utilizada más que nada para organizar una gran cantidad de datos que fueron obtenidos previamente de una lluvia de ideas, también cuando existe un problema complejo que se pretenda tocar de manera directa o exista algún tema en el que se quiera trabajar y este sea complejo. Este diagrama fue creado para agrupar elementos que están relacionados entre sí de manera natural. Siempre se debe tener una un tema o idea principal del que se quiera hablar o se quiera tratar.
• Más que nada la función central del diagrama de afinidad es ayudar a centrar un problema que se encuentra poco definido mediante la aportación de ideas u opiniones sobre el problema, cabe mencionar que este diagrama no da la solución de éste, pero si ayuda a tener una idea más clara de lo que la podría estar originando (de los factores).

DIAGRAMA DE AFINIDAD

• ¿Qué se utiliza?
• Para llevar a cabo el diagrama de afinidad se deben seguir lo siguiente:
• Se debe contar con un grupo de personas capacitadas y con un líder o facilitador.
• Tarjetas tamaño A6, de 14,8 x 21 cm o post- it, en donde se escribirán las ideas. También son conocidas como tarjetas de datos verbales.
• Cinta adhesiva y un tablero lo suficientemente grande para escribir y pegar las tarjetas.
• ¿Cómo se elabora?
• Primeramente el líder o facilitador le informa al grupo para que es realizada la reunión y de que etapas constara, también les explica sobre el roll que le toca a cada uno de ellos. Después que esto sucede, el facilitador expone el tema que se va a tratar y lo dice en forma de pregunta.
• Cada uno de los miembros del grupo dice sus ideas en las tarjetas o pos-it que se les ha entregado, se les da un tiempo de 5 a 10 minutos para que esto pase y no deben entablar comunicación entre ellos durante este tiempo.

DIAGRAMA DE AFINIDAD

• ¿Cómo se elabora?
• Primeramente el líder o facilitador le informa al grupo para que es realizada la reunión y de que etapas constara, también les explica sobre el roll que le toca a cada uno de ellos. Después que esto sucede, el facilitador expone el tema que se va a tratar y lo dice en forma de pregunta.
• Cada uno de los miembros del grupo dice sus ideas en las tarjetas o pos-it que se les ha entregado, se les da un tiempo de 5 a 10 minutos para que esto pase y no deben entablar comunicación entre ellos durante este tiempo.
• Una vez terminada esta etapa el facilitador retira las tarjetas de los participantes y las mezcla para que estas sean expuestas de forma aleatoria.
• Se comienzan agrupar las ideas que fueron aportadas en el diagrama de afinidad, en donde en las tarjetas o pos-it se les escribe una frase o frases independientes. Después las ideas que se asemejen a las que están escritas en los pos- it se van agrupando, a esto se le conoce cómo afinidad mutua.
• Después de esa etapa se dibuja el diagrama de afinidad ya terminado y por último se lleva a cabo una discusión entre el grupo acerca de la agrupación que se le dio a cada pos-it con ideas y cuál es la relación que se tiene con el problema.

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

• El Diagrama Causa-Efecto es llamado usualmente Diagrama de “Ishikawa” porque fue creado por Kaoru Ishikawa, experto en dirección de empresas, quien a su vez estaba muy interesado en mejorar el control de la calidad.
• Se trata de una herramienta para el análisis de los problemas que básicamente representa la relación entre un efecto (problema) y todas las posibles causas que lo ocasionan.
• También es denominado diagrama de Espina de Pescado por su parecido con el esqueleto de un pescado.
• Estructura del diagrama Causa-Efecto
• El diagrama causa-efecto está compuesto por un recuadro que constituye la cabeza del pescado, una línea principal, que constituye su columna, y de 4 a más líneas apuntando a la línea principal formando un ángulo de unos 70º, que constituyen sus espinas principales. Cada espina principal tiene a su vez varias espinas y cada una de ellas puede tener a su vez de dos a tres espinas menores más. Esquemáticamente el diagrama causa-efecto tiene la siguiente forma:

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

DIAGRAMA DE AFINIDAD

• ¿Cómo se elabora un diagrama de Ishikawa?
• Es con diferencia una de las herramientas más sencillas dentro de la mejora continua. Los pasos para su elaboración son los siguientes:
• Constituir un equipo de personas multidisciplinar.
• Partir de un diagrama en blanco. Lógicamente para ir rellenándolo desde cero
• Escribir de forma concisa el problema o efecto que se está produciendo (la utilización de la técnica de los 5w+2h nos será de mucha utilidad).
• Identificar las categorías dentro de las cuales se pueden clasificar las causas del problema. Generalmente estarán englobadas dentro de las 4M (máquina, mano de obra, método y materiales).
• Identificar las causas. Mediante una lluvia de ideas y teniendo en cuenta las categorías encontradas, el equipo debe ir identificando las diferentes causas para el problema. Por lo general estas causas serán aspectos específicos, propios de cada categoría, y que al estar presentes de una u otra forma están generando el problema. Las causas que se identifiquen se deberán ubicar en las espinas que confluyen hacia las espinas principales del pescado.
• Preguntarse el porqué de cada causa (pero no más de 2 o 3 veces). En este punto el equipo debe utilizar la técnica de los 5 porqués. El objeto es averiguar el porqué de cada una de las causas anteriores.

DIAGRAMA DE DISPERSION

• El diagrama de dispersión, también conocido como gráfico de dispersión o gráfico de correlación consiste en la representación gráfica de dos variables para un conjunto de datos. En otras palabras, analizamos la relación entre dos variables, conociendo qué tanto se afectan entre sí o qué tan independientes son una de la otra. En este sentido, ambas variables se representan como un punto en el plano cartesiano y de acuerdo a la relación que exista entre ellas, definimos su tipo de correlación.
• Con base en el comportamiento que toman las variables de estudio, podemos encontrar 3 tipos de correlación: Positiva, negativa y nula.
• Correlación positiva
• Se presenta cuando una variable aumenta o disminuye y la otra también, respectivamente. Hay una relación proporcional. Por ejemplo para un vendedor de carros, si él vende más carros (variable 1), va a ganar más dinero (variable 2).
• Correlación negativa
• Se presenta cuando una variable se comporta de forma contraria o a la otra, es decir que si una variable aumenta, la otra disminuye. Hay una relación inversa proporcional. Por ejemplo para la construcción de un edificio, entre más trabajadores estén construyendo un edificio (variable 1), menos tiempo se necesitará para tenerlo listo (variable 2)
• Correlación nula
• Si no encuentras un comportamiento entre las variables, existe una correlación nula.
• Estos son pues, los tipos de correlación más visibles. Aunque si lo miramos desde una perspectiva que evalua qué tan fuerte o débil es la correlación, encontramos otra clasificación.

DIAGRAMA DE DISPERSION

• Cómo hacer un diagrama de dispersión paso a paso
• Paso 1: Determina cuál es la situación. Si no entendemos qué es lo que esta ocurriendo, no podremos establecer las variables a estudiar.
• Paso 2: Determina las variables a estudiar. Si ya determinaste las variables a estudiar, es porque crees que puede existir una relación entre ellas que te permita caracterizar la situación.
• Paso 3: Recolecta los datos de las variables: Si ya los tienes, perfecto. Si no, definimos un período de tiempo para conseguir los datos de las variables antes definidas. Recuerda que los datos de las dos variables deben estar dados en el mismo período de tiempo.
• Paso 4: Ubica los valores en el eje respectivo. Por lo general, la variable independiente es aquella que no está influenciada por la otra y se ubica en el eje x. La variable dependiente que es la que se ve afectada por la otra variable se ubica en el eje y. Así pues, procedemos a ubicar los valores en el plano cartesiano de acuerdo a su variable (x, y)
• Paso 5: Determina el coeficiente de correlación: El coeficiente de correlación debe verse reflejado en la forma que toma el gráfico de dispersión. Es el cociente de la covarianza y la multiplicación de la desviación típica de las dos variables. Con excel logramos calcularlo de manera muy simple.
• Paso 6: Analizamos: Con base en el coeficiente y en el gráfico, definimos cuál es la relación de las dos variables y tomamos las decisiones pertinentes.

CONTROL ESTADISTICO DE LA CALIDAD

• Definimos el “Control Estadístico de la Calidad” como la aplicación de diferentes técnicas estadísticas a procesos industriales, administrativos y/o servicios con objeto de comprobar si todas y cada una de las partes del proceso o servicio cumplen unas ciertas exigencias de calidad y ayudar a cumplirlas. Entendiendo por calidad de un producto o servicio como su adecuación para ser usado.
• El Control Estadístico de la Calidad reúne muchas de las filosofías japonesas y amplía la aplicación de las herramientas matemáticas y estadísticas, como son medidas de tendencia central, curvas de proceso, diseño de planes de muestreo, diagramas causa – efecto, medición de la productividad, 6o, diagramas de Pareto, índices de capacidad y cartas de control, entre otros. El principal objetivo del control estadístico de la calidad es disminuir la variabilidad de los procesos y con ello, mejorar la calidad, disminuir el desperdicio, el rechazo de productos y la pérdida económica causada por retrabajos. Otra aplicación del control estadístico de la calidad es ayudar en la toma de decisiones. Hoy en día el control de la calidad ya no se aplica sólo en el área productiva, sino que ha encontrado cabida en el área de prestación de servicios y la definición de calidad radica no sólo en el proceso o servicio final, ahora la calidad comienza con la materia prima, con las condiciones laborales, la actitud de las personas al ofrecer su trabajo o servicio.