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RESOLUCIÓN No. 00839 DEL 17 DE MARZO
DE 2015
- ARTÍCULO 1º. Actualizar el Manual de Control
Interno de la Policía Nacional, en respuesta a
los cambios que el mismo Sistema de Gestión
Integral de la Policía Nacional ha presentado
con motivo de la dinámica institucional y la
mejora continua, así:
- Por la cual se actualiza el
Manual para la realización
del Control Interno en la
Policía Nacional
- CAPITULO I
GENERALIDADES
- ARTÍCULO 2°. DEFINICIÓN. Es el instrumento
de consulta permanente para la correcta
aplicación del control interno en todos los
componentes que conforman el Sistema de
Gestión Integral de la Policía Nacional, en
aras de ejercer un adecuado control al
interior de la entidad y así brindar una
seguridad razonable para que los objetivos y
metas Institucionales se alcancen.
- ARTÍCULO 3°. FINALIDAD. Operacionalizar el
control y autocontrol de las actividades
propias de los procesos y las estrategias, en
todos los niveles (estratégico, táctico y
operacional) del Sistema de Gestión Integral
de la Policía Nacional, unificando criterios
frente al ejercicio del control interno, como
insumo para mejorar el desempeño de la
Policía Nacional y la calidad de su servicio.
- ARTÍCULO 4°. ÁMBITO DE
APLICACIÓN. Aplica a todo el
personal que conforma la
Institución, a todos los procesos
y unidades en los niveles
estratégico, táctico y operacional
de la Policía Nacional.
- ARTÍCULO 5°. ALCANCE LEGAL. Las normas y
parámetros fijados en el presente manual se
ajustan a los lineamientos establecidos por las
leyes y decretos que en materia de control
rigen para la Policía Nacional y su normatividad
institucional, en especial la que se encuentra
incorporada al Sistema de Gestión Integral.
- ARTÍCULO 6°. MARCO CONCEPTUAL. El presente manual
se fundamenta, entre otros, en los conceptos contenidos
en el Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía
Nacional, Manual de Implementación del Modelo Estándar
de Control Interno MECI 2014, en la norma técnica NTC ISO
19011, en la norma técnica de calidad para la gestión
pública NTCGP 1000:2009, en el modelo Comité of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
(C.O.S.O.), y en la Guía “Rol de las Oficinas de Control
Interno” emitida por el Departamento Administrativo de la
Función Pública, y comprende los conceptos, herramientas
y metodologías necesarios para el ejercicio del control
interno y su contribución para la mejora continua y calidad
del servicio de la Policía Nacional.
- Control = criterio + comparación + toma de decisión
- Control = criterio + comparación + toma de decisión
- ARTÍCULO 2°. DEFINICIÓN. Es el instrumento
de consulta permanente para la correcta
aplicación del control interno en todos los
componentes que conforman el Sistema de
Gestión Integral de la Policía Nacional, en
aras de ejercer un adecuado control al
interior de la entidad y así brindar una
seguridad razonable para que los objetivos y
metas Institucionales se alcancen.
- CAPITULO II ROLES PARA EL EJERCICIO DEL
CONTROL INTERNO EN LA INSTITUCIÓN
- ARTÍCULO 7°. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO. La Ley 87 del 29 de
noviembre 1993 en su artículo 1 define control interno: “Se entiende por
control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el
fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la administración de la información y los recursos, se realicen de
acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las
políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos”.
- Autocontrol: Capacidad que deben
desarrollar los funcionarios de la
Institución, para evaluar y controlar su
trabajo, detectar desviaciones y efectuar
correctivos de manera oportuna.
- Autorregulación: Capacidad de la
Institución para desarrollar y aplicar
métodos, normas y procedimientos que
permitan el desarrollo, implementación
y fortalecimiento continuo del Sistema
de Gestión Integral, en concordancia con
la normatividad vigente.
- Autogestión: Capacidad de la Institución
para interpretar, coordinar, aplicar y
evaluar de manera eficaz, eficiente y
efectiva, la función administrativa que le
ha sido asignada por la Constitución
Política, la ley y sus reglamentos.
- Autocontrol: Capacidad que deben
desarrollar los funcionarios de la
Institución, para evaluar y controlar su
trabajo, detectar desviaciones y efectuar
correctivos de manera oportuna.
- ARTICULO 8. ROL DEL ÁREA DE
CONTROL INTERNO. En la Policía
Nacional de Colombia el Área de
Control Interno cumple con los roles
establecidos por el Decreto 1537 de
2001 en su artículo 3, a saber:
- 4. Relaciones con entes externos. Es quien facilita los
requerimientos de los organismos de control externos y
la coordinación en los informes de la Institución,
suministrando el flujo de la información al interior y al
exterior de la misma.
- 3. Fomento de la cultura del control. Realizado a
través de actividades de sensibilización desarrolladas
de acuerdo con el programa anual de fomento de la
cultura del control. Éste programa se desarrolla a
nivel nacional y en estas actividades se fomenta la
formación de una cultura del control, socializando y
actualizando sobre el autocontrol, en pro de la
interiorización y compromiso por parte de los
funcionarios de la Institución, teniendo en cuenta los
controles desarrollados en los diferentes
componentes del Sistema de Gestión Integral.
- 1. Evaluación y seguimiento. Este rol se cumple
por medio de las auditorías internas que se
desarrollan en cumplimiento del Programa
anual de auditorías, las cuales pueden ser:
auditoría interna integral, auditoría interna
específica, auditoría interna de sistemas de
gestión, auditoría interna combinada, auditoría
interna de seguimiento.
- 2. Asesoría y acompañamiento. Este rol se cumple a
través de los informes resultados de las auditorías
internas, mediante los cuales se reportan las
debilidades encontradas y oportunidades de mejora
identificadas en los procesos que desarrollan las
unidades, aportando herramientas a la alta dirección
para la toma de decisiones en procura de la mejora
continua del Sistema de Gestión Integral.
- 4. Relaciones con entes externos. Es quien facilita los
requerimientos de los organismos de control externos y
la coordinación en los informes de la Institución,
suministrando el flujo de la información al interior y al
exterior de la misma.
- ARTICULO 9. ROL DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO FRENTE AL PROCESO
CONTROL INTERNO. El Jefe del Área de Control Interno es el dueño del proceso de
“Control Interno” y se encarga de definir, revisar, modificar, aprobar, actualizar,
publicar, entrenar, medir, analizar y mejorar la gestión del proceso,
procedimientos, guías y formatos; debe realizar la alineación del proceso con la
estrategia e iniciativas a las cuales le aporta; realizar el control de calidad del
proceso y efectuar todos los ajustes necesarios para que el producto entregado
corresponda con el objetivo del proceso; es el responsable para el cumplimiento del
objetivo del proceso; propende por la satisfacción del cliente; promueve la mejora
continua del proceso; monitorea los resultados de la gestión del proceso y lidera
las acciones para la apropiación de la política y los objetivos de calidad.
- ARTICULO 10. ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIÓN CON EL
CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL. Es ineludible la responsabilidad
que sobre el control interno, recae en cada una de las unidades
policiales; el principio de autocontrol que es la capacidad que deben
desarrollar los funcionarios de la Institución, para evaluar y
controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de
manera oportuna, es fiel ejemplo de ello, por tanto, se requiere del
compromiso efectivo de todos los integrantes de la Institución para
el éxito del proceso “Control Interno” y por ende del Sistema de
Gestión Integral, como eje fundamental para brindar a los clientes
y partes interesadas de la Institución, una seguridad razonable de
que los objetivos y metas Institucionales se alcanzarán.
- ARTÍCULO 7°. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO. La Ley 87 del 29 de
noviembre 1993 en su artículo 1 define control interno: “Se entiende por
control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el
fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la administración de la información y los recursos, se realicen de
acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las
políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos”.
- CAPITULO III HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL
- ARTÍCULO 11. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL. El Mando Institucional dispuso la expedición
del manual del Sistema de Gestión Integral, que
describe de manera detallada todas las características
de este sistema, indicando los diferentes elementos
que lo componen, la forma en que interactúan, las
reglas básicas para su adecuado funcionamiento, sus
principios y en general, cada uno de los métodos
considerados como fundamentales para alcanzar una
gestión coherente del talento humano, los procesos y
la estrategia para lograr con éxito, la labor de brindar
percepción de seguridad a los residentes dentro del
territorio nacional.
- ARTÍCULO 12. CONTROLES. Los procesos cuentan en su
estructura y caracterización con varios apartes que sirven
para ejercer control, como son las entradas (Documentos de
origen interno y externo) y salidas (Proceso(s),
procedimiento(s), formatos, guías, etc.), las herramientas de
medición, las actividades de verificar de la caracterización, los
puntos de control de los procedimientos y los mapas de
riesgos; pueden incluirse también documentos como la
matriz de servicios, características y estándares, así como la
matriz de productos, usuarios y clientes, puesto que se
convierten en criterios que al compararlos y tomar
decisiones, permiten ejercer adecuadamente el autocontrol.
- ARTÍCULO 13. PROCEDIMIENTOS. Además de las definiciones que
emita el proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral
sobre el particular, los procedimientos se convierten en otra
herramienta para el ejercicio del control, puesto que detallan la
forma como se desarrolla una actividad crítica de un proceso, es
decir, especifican las tareas y el método o secuencia lógica, con la
que deben trabajar los servidores públicos de la Institución que los
ejecutan. Esto los cataloga como criterio de control, que al
verificarlos o compararlos contra la forma en la que se aplican en la
realidad, son punto de partida para la toma de decisiones hacia la
mejora de los mismos y de los procesos de los que hacen parte.
- ARTÍCULO 14. INDICADORES. Los indicadores son
expresiones cuantitativas de las variables que intervienen
en un proceso y de los atributos de los resultados del
mismo. Permiten analizar el desarrollo de la gestión, las
tendencias, comportamientos y el cumplimiento de las
metas respecto al objetivo trazado por la organización. Para
realizar un mejor control del resultado de los indicadores se
les debe realizar seguimiento, medición y análisis.
- ARTÍCULO 15. PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS
COMPONENTES. El proceso de control interno se considera
como una herramienta especial de control, toda vez que
además de cumplir con las características anteriores, es el
proceso que permite verificar el cumplimiento de lo
planeado en el Sistema de Gestión Integral y emite
directrices para el correcto ejercicio de dicho control en la
institución y en cada proceso que la compone. Busca
garantizar un examen autónomo y objetivo y contiene los
procedimientos y guías necesarios para dinamizar el control
como insumo para la mejora continua institucional.
- 4. Informe de control interno contable. Se realiza de manera paralela y
complementaria al informe ejecutivo anual, a partir de una evaluación
independiente a los estados contables y a la información soporte que los
genera, permitiendo emitir un concepto sobre la efectividad de los controles
que posee la Institución para garantizar una información contable veraz,
oportuna y que contribuya a la acertada toma de decisiones.
- 3. Informe ejecutivo anual. Es una de las herramientas establecidas por el
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) para evaluar el Sistema
de Gestión Integral, en la actualidad se le incorporaron algunos elementos para
verificar los aspectos clave del Sistema de Gestión de la Calidad. Esto permite
identificar las oportunidades de mejora de los dos sistemas, que de manera
estructural se aplicarán para contribuir al aseguramiento del cumplimiento de los
objetivos de la Institución.
- 1. Programa anual de auditorías. Que compila y agenda los ejercicios de
evaluación independiente que en la Institución se van a realizar durante
cada vigencia, generando con ello un orden en el control que se ejercerá
sobre muchos de los componentes del Sistema de Gestión Integral, para
detectar oportunamente las debilidades y oportunidades de mejora que
permitirán al sistema madurar y adquirir solidez, contribuyendo con ello a
la estabilidad de la Policía Nacional. Para el inicio de cada vigencia se genera
un acto administrativo que expide el programa anual de auditorías.
- 2. Auditoría interna. Es un procedimiento sistemático,
independiente y documentado para obtener evidencias que,
al compararse de manera objetiva con los criterios
existentes, permiten determinar la conformidad del Sistema
de Gestión Integral demostrando que se ha implementado y
se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
- 1. Auditoría Interna Integral
- 2. Auditoría Interna Específica
- 3. Auditoría Interna de Sistemas de Gestión
- 4. Auditoría Interna Combinada
- 5. Auditoría Interna de Seguimiento
- 1. Auditoría Interna Integral
- 5. Autoevaluación Institucional. La autoevaluación Institucional es uno de los seis
componentes del Modelo Estándar de Control Interno que permite a cada dueño de
proceso y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de
la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los
resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el
cumplimiento de los objetivos previstos por la Institución.
- 6. Subcomités de Mejoramiento Gerencial. Adicional a lo establecido en la
resolución que se encuentre vigente sobre el particular que regule el
funcionamiento de los subcomités de mejoramiento gerencial, éstos se
constituyen en una de las herramientas vitales para el control en la
institución. Deben ser los escenarios para verificar, revisar, evaluar, medir,
realizar seguimiento y monitoreo a cualquier tema del ámbito institucional
para identificar oportunamente las debilidades y promover la toma de
decisiones, a través de la formulación de acciones de mejoramiento que
permitan reencausar en los niveles estratégico, táctico y operacional, el normal
desarrollo de los procesos, e incrementar el desempeño de los mismos.
- 1. Subcomité central de mejoramiento gerencial
- 2. Subcomités regionales de mejoramiento gerencial
- 3. Subcomités locales de mejoramiento gerencial
- 1. Subcomité central de mejoramiento gerencial
- 4. Informe de control interno contable. Se realiza de manera paralela y
complementaria al informe ejecutivo anual, a partir de una evaluación
independiente a los estados contables y a la información soporte que los
genera, permitiendo emitir un concepto sobre la efectividad de los controles
que posee la Institución para garantizar una información contable veraz,
oportuna y que contribuya a la acertada toma de decisiones.
- ARTÍCULO 11. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL. El Mando Institucional dispuso la expedición
del manual del Sistema de Gestión Integral, que
describe de manera detallada todas las características
de este sistema, indicando los diferentes elementos
que lo componen, la forma en que interactúan, las
reglas básicas para su adecuado funcionamiento, sus
principios y en general, cada uno de los métodos
considerados como fundamentales para alcanzar una
gestión coherente del talento humano, los procesos y
la estrategia para lograr con éxito, la labor de brindar
percepción de seguridad a los residentes dentro del
territorio nacional.
- CAPITULO IV ASPECTOS A CONTROLAR
- ARTÍCULO 16. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. El control al
Sistema de Gestión Integral, es el más complejo a realizar por cuanto
encierra todos los aspectos que dinamizan la Institución, sin embargo la
forma de abordarlo comienza por sus componentes principales:
- 1. Control al direccionamiento estratégico
- 2. Control a la gerencia de procesos
- 3. Control a la gestión del talento humano
- 1. Control al direccionamiento estratégico
- ARTÍCULO 17. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Este control se realiza por
medio de la evaluación al cumplimiento de los 242 requisitos, de los 10 principios, los 6
procedimientos obligatorios y los registros obligatorios, de la Norma Técnica de Calidad para
la Gestión Pública NTCGP 1000 o la NTC- ISO 9001 en sus respectivas versiones. El control a
este Sistema en la Institución se realizará a través de la autoevaluación del control, de las
auditorías internas de calidad y de las auditorías realizadas por el ente certificador.
- ARTÍCULO 18. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Que
corresponde a la evaluación del sistema de Control Interno en sus 13
elementos de control que componen el Modelo Estándar de Control Interno.
- ARTÍCULO 19. AUTOEVALUACIÓN. Los resultados de la autoevaluación en
cualquiera de sus modalidades, deberán aplicar el procedimiento “Ejecutar
acción correctiva, preventiva y corrección” con código 1MC-PR-0005 y
demás lineamientos provenientes del proceso Mejora Continua.
- 1. Autoevaluación del Control
- 2. Autoevaluación de la gestión
- 1. Autoevaluación del Control
- ARTÍCULO 20. OTRAS HERRAMIENTAS DE AUTOEVALUACIÓN. La evaluación de la rendición de
cuentas; quejas, reclamos y sugerencias; satisfacción del cliente; administración del riesgo;
control del producto o servicio no conforme (a la unidad que aplique); información relativa a la
percepción del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos; la deben realizar todas las
unidades policiales, la herramienta diseñada para esto es el informe de autoevaluación de la
gestión y del control, que se encuentre publicado en la Suite Visión Empresarial (SVE).
- 2. Evaluación de las quejas, reclamos y sugerencias
- 1. Evaluación de la rendición de cuentas
- 3. Evaluación de la satisfacción del cliente
- 4. Evaluación y seguimiento a la administración del riesgo
- 5. Evaluación y seguimiento del control del producto o servicio no conforme
- 6. Seguimiento información relativa a la percepción del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos
- 7. Revisión por la Dirección
- 2. Evaluación de las quejas, reclamos y sugerencias
- ARTÍCULO 16. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. El control al
Sistema de Gestión Integral, es el más complejo a realizar por cuanto
encierra todos los aspectos que dinamizan la Institución, sin embargo la
forma de abordarlo comienza por sus componentes principales:
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