Capítulo 4. Elementos esenciales de la planeación y la administración por objetivos.

PLANEACIÓN
1. Definición
  1. La base de todas las funciones gerenciales. Consiste en seleccionar misiones y objetivos, y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos. Requiere elegir una acción entre varias alternativas.
2. Siameses de la planeación
  1. Planeación y control. Primero hay que saber a dónde ir (planeación) para poder saber si se va en la dirección correcta (control).
TIPOS DE PLANES
1. 1. Misiones y propósitos
  1. Función o tareas básicas de las partes de una empresa o dependencia. Todo tipo de operación organizada.
  2. Ejemplo: el propósito de una universidad es enseñar, investigar y proporcionar servicios a la comunidad.
  3. Ejemplo: la misión de la National Aeronautics Space Administration (NASA) fue levar a una persona a la Luna antes que la Agencia Espacial Federal Rusa (AEFR).
2. 2. Objetivos o metas
  1. Fines hacia los cuales se dirige la actividad. El fin al que se dirige la organización, la integración de personal, la dirección y control.
3. 3. Estrategias
  1. La forma en que se determinan los objetivos básicos a largo plazo en una empresa, la instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
4. 4. Políticas
  1. Declaraciones o interpretaciones generales que orientan las reflexiones para la toma de decisiones.
  2. Definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión. Aseguran un objetivo y contribuya a su logro.
  3. Ejemplo: sólo contratar ingenieros con una capacitación universitaria.
5. 5. Procedimientos
  1. Planes que establecen un método de actuación necesario para soportar actividades futuras. Secuencias cronológicas de acciones requeridas.
  2. Los tres pasos que sugiere la Case Western University
    1. Establecer los objetivos de desempeño.
    2. Realizar una revisión de los objetivos a medio año.
    3. Realizar un análisis del desempeño al final del periodo.
6. 6. Reglas
  1. Establecen las acciones específicas necesarias para evitar que existan desviaciones de un curso de acción establecido.
7. 7. Programas
  1. Complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado.
  2. Tienen un presupuesto asignado.
  3. Ejemplo: el programa de una aerolínea para adquirir una flotilla de jets con valor de 400 millones de dólares.
8. 8. Presupuesto
  1. Informe expresado en términos numéricos. Obliga a elaborar por adelantado una compilación numérica de los flujos de efectivo, gastos e ingresos, gastos de capital o utilización de mano de obra u horas máquina esperados.
  2. Dos tipos de planes
    1. Plan cuantificado: presupuesto financiero operativo.
    2. Plan de utilidades: expresado en términos financieros y de horas laborales, en unidades de producto u horas máquina.
PASOS DE LA PLANEACIÓN
1. Coordinación de planes a corto y largo plazo
  1. No debe hacerse un plan de corto plazo a menos que contribuya al logro de un plan a largo plazo.
2. 8 pasos
  1. 1. Estar atentos a las oportunidades
    1. Diagnóstico realista de la situación de oportunidad.
    2. Los gerentes deben echar un vistazo preliminar a las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y de manera integral.
  2. 2. Establecer objetivos
    1. Especifican los resultados esperados e indican el punto final de lo que debe hacerse.
    2. Primero para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinada. A corto y largo plazo.
  3. 3. Desarrollar premisas
    1. Supuestos sobre el ambiente en el que se desarrollará el plan.
    2. Ejemplos: ¿qué precios?, ¿qué productos?, ¿qué costos?, etc.
  4. 4. Determinar cursos alternativos
    1. Buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son muy evidentes.
    2. El planeador debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades más productivas.
  5. 5. Evaluar cursos alternativos
    1. Seleccionar el que pueda adecuarse mejor a los objetivos a largo plazo de la compañía
  6. 6. Seleccionar un curso
    1. Es cuando se adopta el plan. El paso en el que se toma la decisión.
  7. 7. Formular planes derivados
    1. Planes derivados para apoyar al plan básico.
  8. 8. Cuantificar los planes mediante presupuestos
    1. Ya que se tienen las decisiones y se hayan establecido los planes, es necesario cuantificarlos y convertirlos en presupuestos.
      1. Presupuesto general de una empresa: suma total de ingresos y egresos.
OBJETIVOS
1. Naturaleza de los objetivos
  1. Establecen los resultados finales.
  2. Van desde la meta amplia hasta objetivos individuales específicos. En el punto más alto está el propósito o dimensión, se divide en 2.
    1. 1. El propósito social: contribuir al bienestar de la gente proporcionando bienes y servicios a un precio razonable.
    2. 2. La misión o propósito de la empresa: puede ser proporcionar transportación conveniente y de bajo costo para la persona promedio.
  3. El siguiente nivel de la jerarquía: áreas de resultados clave. En ésta, el desempeño es esencial para el éxito de la empresa.
    1. Peter F. Drucker sugiere las siguientes áreas de resultado: posición en el mercado, innovación, productividad, recursos físicos y financieros, rentabilidad, desempeño y desarrollo del gerente, desempeño y actitud del trabajador, y responsabilidad pública.
2. Definición
  1. Los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. Principal interés en los objetivos verificables
    1. Objetivos verificables: cuando al final del periodo pueden determinarse si se han logrado.
3. Establecimiento de objetivos y jerarquía organizacional
  1. Los gerentes de diferentes niveles de la jerarquía organizacional se preocupan por distintos tipos de objetivos.
    1. Los gerente de nivel medio (vicepresidente, gerente de marketing o de producción) están involucrados en el establecimiento de los objetivos de las áreas de resultado clave, divisionales y departamentales.
    2. Los gerentes de nivel inferior establecen los objetivos de los departamentos, unidades y subordinados.
4. Multiplicidad de objetivos
  1. Objetivos generales
    1. 1. Atraer estudiantes de alta calidad.
    2. 2. Ofrecer capacitación básica en artes y ciencias, así como en ciertos campos profesionales.
    3. 3. Otorgar títulos de posgrado a candidatos calificados.
    4. 4. Atraer profesores de gran reconocimiento.
    5. 5. Descubrir y organizar nuevos conocimientos mediante la investigación.
    6. 6. Operar como escuela privada que se apoye en colegiaturas y donativos de ex alumnos y amigos.
  2. Por cada nivel en la jerarquía de objetivos es probable que haya múltiples metas.
    1. Es importante establecer la importancia de cada objetivo para que las principales metas reciban más atención.
5. Cómo establecer objetivos
  1. Para ser medibles, los objetivos deben ser verificables.
    1. Ej: tu objetivo no verificable es mejorar las comunicaciones. El verificable sería, publicar un boletín mensual de dos páginas a partir de cierta fecha que involucre no más de 40 horas de trabajo en su preparación-
PAUTAS PARA ESTABLECER OBJETIVOS
1. Ayudan a los gerentes a establecer sus objetivos.
  1. Los objetivos deben plantear un reto, establecer prioridades y promover el crecimiento profesional y desarrollo del personal.
2. Ejemplos de preguntas para evaluar mis objetivos
  1. Las principales características de mi puesto, ¿cubren los objetivos?
  2. ¿Es demasiado larga la lista de objetivos? ¿Puedo cambiar algunos?
CONCEPTOS EN EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
1. Ventajas y debilidades de la administración por objetivos.
  1. Se cuestiona la efectividad de la administración orientada
  2. Puede aplicarse como una técnica mecánica que se enfoca en determinados aspectos del proceso gerencial sin integrarlos en un sistema.
2. Administración por objetivos (APO)
  1. Sistema administrativo que integra muchas actividades gerenciales clave de manera sistemática y está conscientemente dirigido hacia el logro efectivo, eficiente y eficaz de objetivos organizacionales e individuales.
3. Subsistemas gerenciales utilizados para la evaluación del desempeño y en la planeación estratégica:
  1. Planeación y desarrollo de recursos humanos.
  2. Planeación del desarrollo profesional. (Fortalezas individuales y superar debilidades)
  3. Sistema de recompensas. (Pagar por el desempeño)
  4. Presupuesto. (Planeación y control)
VENTAJAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
1. Ventajas
  1. 1. Perfeccionamiento de la administración mediante la planeación orientada a resultados.
  2. 2. Precisión en las funciones, estructuras y delegación de autoridad según los resultados esperados de las personas que desempeñan las funciones.
  3. 3. Fomento al compromiso con las metas personales y las de la organización.
  4. 4. Desarrollo de controles efectivos que miden los resultados y conducen a acciones correctivas.
2. Desventajas y recomendaciones
  1. 1. Fracaso en la enseñanza de la filosofía. Los gerentes deben explicar qué es a sus subordinados, de manera detallada.
  2. 2. No orientar a quienes establecen las metas verificables con el grado correcto de flexibilidad.
  3. 3. Darle más importancia a las metas de corto plazo que a las de largo plazo.
  4. 4. Uso excesivo de metas cuantitativas y usar cifras en áreas en las que no son aplicables.

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