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Description
Mind Map by joht estevan bravo ordoñez, updated more than 1 year ago
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Created by joht estevan bravo ordoñez
about 5 years ago
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SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
- Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo es básicamente una aplicación para la gestión de documentos electrónicos, aunque también se
puede utilizar para la gestión de documentos físicos
- La gestión de documentos electrónicos es compleja y para poder ser implementada correctamente
requiere un amplio campo de funcionalidades que cubran las actividades necesarias. Normalmente, un
sistema que cumpla estos propósitos-un SGDEA o ERMS- requiere un software especializado, aunque
cada vez más se incluyen funciones de gestión documental en los sistemas operativos y en otras
aplicaciones.
- En el caso de Colombia, cada entidad es responsable de establecer y documentar estas políticas de
gestión documental en el Programa de Gestión Documental–PGD. En estas políticas se definirá el modelo
de gestión, las características del sistema, las funcionalidades que debe cumplir, los lineamientos, los
principios, las políticas y la normativa, así como los requerimientos funcionales de las aplicaciones de
gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), que garanticen la normalización y correcta
gestión y preservación de los documentos electrónicos de archivo durante los plazos establecidos en las
Tablas de Retención Documental – TRD.
- análisis especializado en empresas y aplicaciones, en las que recomienda tener en cuenta las siguentes
consideraciones cuando se piensa implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo
- seleccionar un
proveedor
apropiado, un
programa de
gestión
documental
requiere un
compromiso a
largo plazo. El
producto debe
estar a la par con
la estrategia
general de
gestión de
información del
organismo.
- evaluar las
capacidades del
producto para
integrar y ampliar
la politica de
documentos de
archivo en otros
formatos, sistemas
de correo
electrónico,
archivos de
documentos y
almacén de
expedientes, así
como sus
capacidades de
búsqueda y
recuperación
electrónicas.
- considerar los
productos de gestion
documental como
iniciativas para aplicar
políticas de retención
y validez jurídica para
diferentes tipos de
contenido y medios de
comunicación
-documentos físicos-,
que pueden ser
distribuidos en los
centros de archivo,
documentos
electrónicos, que
pueden archivarse en
múltiples sitios, e-mail,
que pueden existir en
el sistema de correo
electrónico. Tener en
cuenta que el sistema
de archivos de correo
electrónico y el
contenido de los
medios de
comunicación social
- seleccionar un
proveedor
apropiado, un
programa de
gestión
documental
requiere un
compromiso a
largo plazo. El
producto debe
estar a la par con
la estrategia
general de
gestión de
información del
organismo.
- análisis especializado en empresas y aplicaciones, en las que recomienda tener en cuenta las siguentes
consideraciones cuando se piensa implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo
- Adicionalmente para el caso de diseño y desarrollo de soluciones tecnológicas orientadas a la gestión
documental, se recomienda adoptar una metodología de desarrollo de software
- Para la gestión de documentos en su etapa de trámite, el conjunto de soluciones de tecnología
agrupados como Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos - SGDE deberán tener definidas las
políticas y procedimientos en los que se evidencie su relación con los sistemas de gestión de
documentos electrónicos de archivo, así como las competencias (funciones, responsabilidades,
etcétera) de las personas y dependencias involucradas
- Representación
general de los
sistemas
involucrados en la
gestión de
documentos
- unidad de correspondencia
- registro
- tramite
- sgde
- archivo
- sgda
- sgda
- sgde
- registro
- unidad de correspondencia
- Para la gestión de documentos en su etapa de trámite, el conjunto de soluciones de tecnología
agrupados como Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos - SGDE deberán tener definidas las
políticas y procedimientos en los que se evidencie su relación con los sistemas de gestión de
documentos electrónicos de archivo, así como las competencias (funciones, responsabilidades,
etcétera) de las personas y dependencias involucradas
- Esquema de los requerimientos funcionales obligatorios
según MoReq 2.
- Requerimientos Funcionales Obligatorios
- controles y seguridad
- conservacion y eliminacion
- captura y registro de documentos
- referenciacion
- busquedas,recuperacion,presentacion.
- administracion
- controles y seguridad
- cuadro de clasificacion
- Requerimientos Funcionales Obligatorios
- La gestión de documentos electrónicos es compleja y para poder ser implementada correctamente
requiere un amplio campo de funcionalidades que cubran las actividades necesarias. Normalmente, un
sistema que cumpla estos propósitos-un SGDEA o ERMS- requiere un software especializado, aunque
cada vez más se incluyen funciones de gestión documental en los sistemas operativos y en otras
aplicaciones.
- Cuadro de Clasificación Documental-CCD
- Requisito Descripción 1 Soportar el CCD El SGDEA tiene que soportar el
CCD de la organización y ser compatible con él. 2 CCD jerárquico El
SGDEA permitirá la utilización de un CCD en el que los expedientes se
puedan organizar, como mínimo, una jerarquía de tres niveles. 3
Enunciar Cuando se configure el sistema, se deberían definir los
mecanismos para nombrar los distintos elementos del CCD. 4 Creación
previa del CCD Crear un cuadro de clasificación en el momento de la
configuración, de forma que sea posible proceder a la captura o la
importación de documentos electrónicos de archivo. 5 Creación de
elementos Creación de nuevas clases7 en cualquier posición del CCD
(cuando no existan previamente expedientes). 6 Interfaz gráfica
Navegación y exploración de los expedientes y de la estructura del CCD,
así como la selección, la recuperación y la presentación de los
expedientes electrónicos y su contenido por medio de tal mecanismo. 7
Reubicar Permitir la reubicación de un expediente en un lugar
- Requisito Descripción 1 Soportar el CCD El SGDEA tiene que soportar el
CCD de la organización y ser compatible con él. 2 CCD jerárquico El
SGDEA permitirá la utilización de un CCD en el que los expedientes se
puedan organizar, como mínimo, una jerarquía de tres niveles. 3
Enunciar Cuando se configure el sistema, se deberían definir los
mecanismos para nombrar los distintos elementos del CCD. 4 Creación
previa del CCD Crear un cuadro de clasificación en el momento de la
configuración, de forma que sea posible proceder a la captura o la
importación de documentos electrónicos de archivo. 5 Creación de
elementos Creación de nuevas clases7 en cualquier posición del CCD
(cuando no existan previamente expedientes). 6 Interfaz gráfica
Navegación y exploración de los expedientes y de la estructura del CCD,
así como la selección, la recuperación y la presentación de los
expedientes electrónicos y su contenido por medio de tal mecanismo. 7
Reubicar Permitir la reubicación de un expediente en un lugar
- Referenciación
- Auditoría
- Registro de la
auditoría realizada
al archivo e
identificación de
creación de nuevos
elementos en el
cuadro de
clasificación.
- Registro de la
auditoría realizada
al archivo e
identificación de
creación de nuevos
elementos en el
cuadro de
clasificación.
- Inventario
- Creación y
mantenimiento
automático del
inventario de
expedientes.
- Creación y
mantenimiento
automático del
inventario de
expedientes.
- Auditoría
- REQUERIMIENTOS DE PRESERVACIÓN (OAIS)
- la norma iso propone el marco
reglamentario de archivos para la
conservación y acceso a la
información electrónica a largo plazo,
planteando el modelo para el
tratamiento de los objetos digitales
producidos durante la fase de gestión
para su conversión en documento de
archivo, esto es la preparación para
su transferencia, la captura, el
almacenamiento, el acceso a la
información y la conservación a largo
plazo: Este documento no es
exhaustivo en relación con los
requerimientos para preservación
- la norma iso propone el marco
reglamentario de archivos para la
conservación y acceso a la
información electrónica a largo plazo,
planteando el modelo para el
tratamiento de los objetos digitales
producidos durante la fase de gestión
para su conversión en documento de
archivo, esto es la preparación para
su transferencia, la captura, el
almacenamiento, el acceso a la
información y la conservación a largo
plazo: Este documento no es
exhaustivo en relación con los
requerimientos para preservación
- Definimos a continuación las Entidades Funcionales que intervienen en el Sistema: Captura: por
medio de esta entidad se facilitan los servicios y funciones para aceptar e ingresar en el SGDEA los
Paquetes de Información de Transferencia (PIT) enviados desde las unidades de trámite: se recibe el
PIT, se analiza y comprueba la calidad de los datos, se produce el Paquete de Información de Archivo
(PIA) de acuerdo con el modelo de metadatos y los estándares que se adopten, se incorpora la
información descriptiva a la Base de Datos y el PIA al sistema de almacenamiento
- sistema de almacenamiento
- mediante esta entidad se facilitarán los servicios y funciones para el almacenamiento, mantenimiento y
recuperación de los documentos; se gestionará la jerarquía de clasificación de los PIA en el sistema de
almacenamiento, se actualizarán o se moverán los soportes en que se guarda la información, se realizarán los
chequeos de rutina para comprobar la calidad de los datos y la detección de posibles errores, y se facilitará la
recuperación de datos ante desastres. Asimismo, facilitará los PIA para consulta, 16 PÁG. adaptándolos a los
requerimientos de los distintos tipos de usuarios, convirtiéndolos en Paquetes de Información de Consulta (PIC).
- mediante esta entidad se facilitarán los servicios y funciones para el almacenamiento, mantenimiento y
recuperación de los documentos; se gestionará la jerarquía de clasificación de los PIA en el sistema de
almacenamiento, se actualizarán o se moverán los soportes en que se guarda la información, se realizarán los
chequeos de rutina para comprobar la calidad de los datos y la detección de posibles errores, y se facilitará la
recuperación de datos ante desastres. Asimismo, facilitará los PIA para consulta, 16 PÁG. adaptándolos a los
requerimientos de los distintos tipos de usuarios, convirtiéndolos en Paquetes de Información de Consulta (PIC).
- gestion de base de datos
- por medio de esta entidad se proporcionan los servicios y funciones para completar, actualizar y
acceder a la información descriptiva, la gestión y mantenimiento de la base de datos, las búsquedas,
la generación de informes y la información administrativa para la gestión del archivo
- por medio de esta entidad se proporcionan los servicios y funciones para completar, actualizar y
acceder a la información descriptiva, la gestión y mantenimiento de la base de datos, las búsquedas,
la generación de informes y la información administrativa para la gestión del archivo
- sistema de almacenamiento
- administracion
- a través de esta entidad se realizará la operación y gestión del sistema de archivo: gestión y revisión
de transferencias, mantenimiento de la configuración del sistema, movimiento de archivos,
mantenimiento y actualización del contenido
- a través de esta entidad se realizará la operación y gestión del sistema de archivo: gestión y revisión
de transferencias, mantenimiento de la configuración del sistema, movimiento de archivos,
mantenimiento y actualización del contenido
- plan de preservacion
- el plan establece las funciones y rutinas para estar al
tanto del entorno del sistema y garantizar el acceso a los
datos que se esperan conservar por un plazo frente a los
avances tecnológicos que requieran nuevos programas
para su lectura, mediante la evaluación del contenido del
archivo y recomendar la actualización y realización de
planes de cambio de los datos a nuevos formatos y la
adopción de nuevos estándares. Asimismo diseña
nuevos modelos de paquetes de información y su
adaptación a PIT, PIA y PIC.
- el plan establece las funciones y rutinas para estar al
tanto del entorno del sistema y garantizar el acceso a los
datos que se esperan conservar por un plazo frente a los
avances tecnológicos que requieran nuevos programas
para su lectura, mediante la evaluación del contenido del
archivo y recomendar la actualización y realización de
planes de cambio de los datos a nuevos formatos y la
adopción de nuevos estándares. Asimismo diseña
nuevos modelos de paquetes de información y su
adaptación a PIT, PIA y PIC.
- acceso
- facilita los servicios y funciones que permiten a los usuarios realizar búsquedas, identificar, localizar y solicitar
información almacenada en el SGDEA, al tiempo que establece y controla los derechos de acceso a la información a
usuarios y grupos de usuarios, y da respuesta a la solicitud de información de acuerdo al tipo de permiso que
tenga cada persona para acceder a los archivos.
- facilita los servicios y funciones que permiten a los usuarios realizar búsquedas, identificar, localizar y solicitar
información almacenada en el SGDEA, al tiempo que establece y controla los derechos de acceso a la información a
usuarios y grupos de usuarios, y da respuesta a la solicitud de información de acuerdo al tipo de permiso que
tenga cada persona para acceder a los archivos.
- copias de seguridad y recuperacion
- La normativa existente, tanto legal como por la propia actividad de la entidad, debe exigir una política y
mecanismos de copias de seguridad para poder recuperar en cualquier momento toda la información existente en
el SGDEA. Estas funciones pueden estar gestionadas desde el área de sistemas de las entidades.
- La normativa existente, tanto legal como por la propia actividad de la entidad, debe exigir una política y
mecanismos de copias de seguridad para poder recuperar en cualquier momento toda la información existente en
el SGDEA. Estas funciones pueden estar gestionadas desde el área de sistemas de las entidades.
- acronimos
- CCD: Cuadro de
Clasificación
Documental. OAIS:
Open Archive
Information
System. PIA:
Paquetes de
Información de
Archivo. PIC:
Paquetes de
Información de
Consulta. PIT:
Paquetes de
Información de
Transferencia.
TRD: Tabla de
Retención
Documental. TVD:
Tabla de
Valoración
Documental.
- CCD: Cuadro de
Clasificación
Documental. OAIS:
Open Archive
Information
System. PIA:
Paquetes de
Información de
Archivo. PIC:
Paquetes de
Información de
Consulta. PIT:
Paquetes de
Información de
Transferencia.
TRD: Tabla de
Retención
Documental. TVD:
Tabla de
Valoración
Documental.
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