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Description
Mind Map by Maya Casares Mendez, updated more than 1 year ago
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Created by Maya Casares Mendez
over 5 years ago
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EL ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN
DE DOCUMENTOS
- El archivo: concepto y finalidad
- Razón de ser de la labor
de archivo
- El archivo permite recuperar y consultar
documentos con información que puede ser
de vital importancia para la empresa. El
archivo debe adaptarse a las características
de la empresa y configurarse al servicio de
todos sus departamentos.
- El archivo permite recuperar y consultar
documentos con información que puede ser
de vital importancia para la empresa. El
archivo debe adaptarse a las características
de la empresa y configurarse al servicio de
todos sus departamentos.
- Objetivos de la labor de archivo
- Evitar la pérdida o el extravío de
información. Por ello, los documentos
deben guardarse y conservarse
correctamente. Cualquier archivo debe
garantizar la fácil y rápida localización
- Evitar la pérdida o el extravío de
información. Por ello, los documentos
deben guardarse y conservarse
correctamente. Cualquier archivo debe
garantizar la fácil y rápida localización
- Razón de ser de la labor
de archivo
- Tipos de archivos
empresariales
- ACTIVOS: suelen dominarse archivos de
oficina o archivos de gestión
- SEMIACTIVOS: reciben el nombre
de archivos centrales.
- INACTIVOS: conocidos como archivos
pasivos, históricos o definitivos
- Tipos de archivos según su
localización física
- Gestión centralizada del archivo
- La empresa que gestiona sus archivos de esta
forma guarda toda su documentación
empresarial en un mismo lugar.
- Ahorro en espacios y recursos.
Mayor control sobre la información,
que se archiva siempre de la
misma forma
- Ahorro en espacios y recursos.
Mayor control sobre la información,
que se archiva siempre de la
misma forma
- Gestión descentralizada del archivo
- Cada departamento tiene su propio archivo, en el
que se guarda y almacena la documentación
surgida del desarrollo de sus actividades.
- Rápido acceso a los documentos, ya que se
conservan cerca del usuario.
- Rápido acceso a los documentos, ya que se
conservan cerca del usuario.
- Gestión mixta del archivo
- Los archivos activos y semiactivos están
descentralizados en los distintos departamentos
empresariales
- Mayor control sobre la documentación.
- Mayor control sobre la documentación.
- Los archivos activos y semiactivos están
descentralizados en los distintos departamentos
empresariales
- Cada departamento tiene su propio archivo, en el
que se guarda y almacena la documentación
surgida del desarrollo de sus actividades.
- La empresa que gestiona sus archivos de esta
forma guarda toda su documentación
empresarial en un mismo lugar.
- Gestión centralizada del archivo
- ACTIVOS: suelen dominarse archivos de
oficina o archivos de gestión
- Sistemas de clasificación de documentos
- Cualquier archivo debe establecer un criterio de ordenación de los
documentos que se incluyen en él, y se preferirá uno u otro en función de
las características de los documentos que son objeto de archivo
- Sistema alfabético
- El sistema alfabético clasifica los documentos según el orden
establecido por el alfabeto. A cada documento se le asigna una
palabra clave que sirve como referencia de archivo
- El sistema alfabético clasifica los documentos según el orden
establecido por el alfabeto. A cada documento se le asigna una
palabra clave que sirve como referencia de archivo
- Sistema alfabético
- Sistema numérico
- El sistema numérico ordena los
documentos del archivo según un
número natural previamente asignado
- El sistema numérico ordena los
documentos del archivo según un
número natural previamente asignado
- Sistema cronológico
- El sistema cronológico de clasificación de documentos
ordena y archiva estos en función de una
determinada fecha relacionada
- El sistema cronológico de clasificación de documentos
ordena y archiva estos en función de una
determinada fecha relacionada
- Sistema geográfico
- Este sistema de clasificación permite ordenar la
documentación en función de un determinado
lugar o dirección
- Este sistema de clasificación permite ordenar la
documentación en función de un determinado
lugar o dirección
- Cualquier archivo debe establecer un criterio de ordenación de los
documentos que se incluyen en él, y se preferirá uno u otro en función de
las características de los documentos que son objeto de archivo
- Archivo de documentos en formato papel
- El archivo en formato papel es el
sistema tradicional de conservación de
la información
- Entrada de la documentación en el archivo
- 1.- Hay que determinar el valor de los documetos 2.-se
realiza copias de seguridad de los documentos 3.- Se
procederá a referenciarlo 4.-Se prearchiva
- 1.- Hay que determinar el valor de los documetos 2.-se
realiza copias de seguridad de los documentos 3.- Se
procederá a referenciarlo 4.-Se prearchiva
- El archivo en formato papel es el
sistema tradicional de conservación de
la información
- Archivo informático de datos
- Archivo informático de
documentos
- Mediante un ordenador, una empresa es capaz de
guardar múltiples documentos en carpetas y archivos.
Incluso puede digitalizar
- Mediante un ordenador, una empresa es capaz de
guardar múltiples documentos en carpetas y archivos.
Incluso puede digitalizar
- Sistema de gestión
de datos
- Gracias a su uso, una empresa puede establecer
relaciones entre los distintos datos que posee y
obtener información válida para tomar decisiones.
- Archivo
informático de
documentos
- Un archivo de documentos en soporte
informático está formado por un conjunto
de datos elaborados o recibidos en formato
electrónico que son ordenados, clasificados y
conservados para su posterior consulta.
- Sistemas de gestión de datos
- Un sistema de gestión de bases
de datos es un programa o
aplicación informática capaz de
gestionar el acceso, la consulta y
la eliminación de los datos
alojados y organizados en una
base de datos.
- Un sistema de gestión de bases
de datos es un programa o
aplicación informática capaz de
gestionar el acceso, la consulta y
la eliminación de los datos
alojados y organizados en una
base de datos.
- Un archivo de documentos en soporte
informático está formado por un conjunto
de datos elaborados o recibidos en formato
electrónico que son ordenados, clasificados y
conservados para su posterior consulta.
- Archivo
informático de
documentos
- Gracias a su uso, una empresa puede establecer
relaciones entre los distintos datos que posee y
obtener información válida para tomar decisiones.
- Archivo informático de
documentos
- Soportes y materiales de archivo
- 1.-Carpetas simples 2.-Carpetas
clasificadoras 3.-Carpetas colgantes
4.-Carpetas archivadoras 5.-Cajas simples
- 1.-Carpetas simples 2.-Carpetas
clasificadoras 3.-Carpetas colgantes
4.-Carpetas archivadoras 5.-Cajas simples
- La protección de la
información: la LOPD
- Para documentos escritos
- Crear un procedimiento. Establecer un sistema de
archivo protegido Elaborar un plan de actuación
Nombrar un responsable de seguridad Exigir secreto
y confidencialidad
- Crear un procedimiento. Establecer un sistema de
archivo protegido Elaborar un plan de actuación
Nombrar un responsable de seguridad Exigir secreto
y confidencialidad
- Para documentos electrónicos
- Deberá realizar copias de seguridad. Establecerá
accesos restringidos. establecer programas de
cifrado y encriptación
- Deberá realizar copias de seguridad. Establecerá
accesos restringidos. establecer programas de
cifrado y encriptación
- Para documentos escritos
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