EL ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

EL ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

1. El archivo: concepto y finalidad

   • Razón de ser de la labor de archivo
     • El archivo permite recuperar y consultar documentos con información que puede ser de vital importancia para la empresa. El archivo debe adaptarse a las características de la empresa y configurarse al servicio de todos sus departamentos.
   • Objetivos de la labor de archivo
     • Evitar la pérdida o el extravío de información. Por ello, los documentos deben guardarse y conservarse correctamente. Cualquier archivo debe garantizar la fácil y rápida localización

2. Tipos de archivos empresariales

   • ACTIVOS: suelen dominarse archivos de oficina o archivos de gestión
   • SEMIACTIVOS: reciben el nombre de archivos centrales.
   • INACTIVOS: conocidos como archivos pasivos, históricos o definitivos
   • Tipos de archivos según su localización física
     • Gestión centralizada del archivo
       • La empresa que gestiona sus archivos de esta forma guarda toda su documentación empresarial en un mismo lugar.
         • Ahorro en espacios y recursos. Mayor control sobre la información, que se archiva siempre de la misma forma
       • Gestión descentralizada del archivo
         • Cada departamento tiene su propio archivo, en el que se guarda y almacena la documentación surgida del desarrollo de sus actividades.
           • Rápido acceso a los documentos, ya que se conservan cerca del usuario.
         • Gestión mixta del archivo
           • Los archivos activos y semiactivos están descentralizados en los distintos departamentos empresariales
             • Mayor control sobre la documentación.

3. Sistemas de clasificación de documentos

   • Cualquier archivo debe establecer un criterio de ordenación de los documentos que se incluyen en él, y se preferirá uno u otro en función de las características de los documentos que son objeto de archivo
     • Sistema alfabético
       • El sistema alfabético clasifica los documentos según el orden establecido por el alfabeto. A cada documento se le asigna una palabra clave que sirve como referencia de archivo
   • Sistema numérico
     • El sistema numérico ordena los documentos del archivo según un número natural previamente asignado
   • Sistema cronológico
     • El sistema cronológico de clasificación de documentos ordena y archiva estos en función de una determinada fecha relacionada
   • Sistema geográfico
     • Este sistema de clasificación permite ordenar la documentación en función de un determinado lugar o dirección

4. Archivo de documentos en formato papel

   • El archivo en formato papel es el sistema tradicional de conservación de la información
   • Entrada de la documentación en el archivo
     • 1.- Hay que determinar el valor de los documetos 2.-se realiza copias de seguridad de los documentos 3.- Se procederá a referenciarlo 4.-Se prearchiva

5. Archivo informático de datos

   • Archivo informático de documentos
     • Mediante un ordenador, una empresa es capaz de guardar múltiples documentos en carpetas y archivos. Incluso puede digitalizar
   • Sistema de gestión de datos
     • Gracias a su uso, una empresa puede establecer relaciones entre los distintos datos que posee y obtener información válida para tomar decisiones.
       • Archivo informático de documentos
         • Un archivo de documentos en soporte informático está formado por un conjunto de datos elaborados o recibidos en formato electrónico que son ordenados, clasificados y conservados para su posterior consulta.
         • Sistemas de gestión de datos
           • Un sistema de gestión de bases de datos es un programa o aplicación informática capaz de gestionar el acceso, la consulta y la eliminación de los datos alojados y organizados en una base de datos.

6. Soportes y materiales de archivo

   • 1.-Carpetas simples 2.-Carpetas clasificadoras 3.-Carpetas colgantes 4.-Carpetas archivadoras 5.-Cajas simples

7. La protección de la información: la LOPD

   • Para documentos escritos
     • Crear un procedimiento. Establecer un sistema de archivo protegido Elaborar un plan de actuación Nombrar un responsable de seguridad Exigir secreto y confidencialidad
   • Para documentos electrónicos
     • Deberá realizar copias de seguridad. Establecerá accesos restringidos. establecer programas de cifrado y encriptación

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