CONTROLE (parte 2)

CONTROLE (parte 2)

1. TIPOS DE CONTROLE

   • CONTROLE PREVENTIVO: Consiste na antecipação dos problemas que poderão ocorrer, em vez de resolvê-los depois de acontecerem. Dessa forma, seu foco está em garantir que todos os recursos e condições necessários à execução das atividades cumpram um conjunto de requisitos de forma a evitar problemas durante o desempenho dessas atividades. Controle proativo. Os exemplos típicos desse tipo de controle são os testes de seleção de recursos humanos, a inspeção de matérias-primas ou os programas de manutenção preventiva utilizados por companhias de aviação. Políticas, procedimentos e regras são outros exemplos de controles preventivos.
     • CONTROLE SIMULTÂNEO: Consiste no monitoramento contínuo das atividades de forma a garantir que estejam sendo executadas de acordo com os padrões de desempenho definidos. Esse tipo de controle enfatiza o processo, corrigindo os problemas à medida que vão ocorrendo. Considerado controle reativo. Os exemplos típicos de controle simultâneo são a supervisão direta e os controles estatísticos do processo produtivo. Hoje em dia, os avanços tecnológicos têm permitido desenvolver sistemas de controle sofisticados que monitoram quase todos os processos organizacionais.
     • CONTROLE POSTERIOR: Tem como objetivo avaliar o desempenho de uma atividade ou processo após sua realização. Também chamado de controle por feedback. Seu foco está na comparação dos resultados obtidos com os parâmetros de desempenho previamente estabelecidos. O controle posterior não tem como objetivo corrigir o desempenho, mas sim identificar as causas dos desvios. Isso permite a correção de problemas futuros na execução da mesma atividade. Exemplos: avaliação de desempenho, demonstrativos financeiros, controle da qualidade de bens produzidos.
     • FATOR HUMANO NO PROCESSO DE CONTROLE
       • As organizações são compostas por pessoas, e os sistemas de controle são desenhados para restringir o comportamento delas. No entanto, controlar o comportamento dos membros organizacionais gera problemas, resistências e controvérsias que também devem ser consideradas pelos gestores. Um dos requisitos de um sistema eficaz de controle é sua aceitabilidade por parte das pessoas que estão sendo avaliadas.
       • Abordagens estratégicas ao controle comportamental • Estratégia de controle via imposição externa: pressupõe que os funcionários sejam motivados pelas recompensas e punições externas que receberão como consequência de seu desempenho, e que precisam ser controlados por supervisores. Nesse caso, os objetivos devem ser impostos pelos superiores e devem ser difíceis de alcançar para não gerar acomodação por parte dos funcionários. • Estratégia de controle por meio da motivação interna: pressupõe que os subordinados são motivados por seu comprometimento com os objetivos organizacionais. Os dirigentes que utilizam essa abordagem presumem que os empregados sejam motivados pelo sentimento de realização, pelo reconhecimento e pela auto-estima que advém da realização de bom desempenho.

2. SISTEMAS DE CONTROLE

   • Os sistemas de controle podem ser definidos como conjuntos coordenados de regras, princípios e práticas que interagem de forma regular e previsível, buscando coletar informações essenciais ao processo de controle. São sistemas formais, orientados por objetivos, que monitoram, avaliam e fornecem feedback acerca do desempenho organizacional. Além disso, podem gerar e transmitir informações relativas a questões financeiras, contábeis, gerenciais, comerciais, operacionais, entre outras.
     • DESENHO DE SISTEMAS DE CONTROLE: Consiste na definição dos procedimentos e ferramentas para a coleta, processamento e apresentação de informações sobre o andamento das atividades organizacionais. Para que sejam eficazes, devem apresentar as seguintes características: • Precisão: diz respeito à confiabilidade das informações geradas pelos sistemas de controle. • Rapidez: o sistema deve proporcionar informações com rapidez. • Economia: implementação adequada ao orçamento da empresa e manutenção não onerosa. • Flexibilidade: mecanismos de controle ajustáveis às mudanças ambientais. • Inteligibilidade: facilidade de compreensão que o sistema proporciona a seus usuários. • Aceitação. • Critérios múltiplos e razoabilidade: dificilmente a organização poderá se basear em um único parâmetro para mensurar seu desempenho. • Foco estratégico: definir quais são as atividades ou os processos estratégicos que serão controlados. • Ênfase nas exceções: não perder tempo com informações desnecessárias. •

3. INSTRUMENTOS DE CONTROLE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL

   • Nenhum sistema de controle consegue abordar, de forma integrada, todas as atividades e operações de uma organização, pois essas atividades são diversificadas em sua natureza para que um único sistema possa dar conta. Assim, os administradores usam diferentes instrumentos e métodos de controle para lidar com as diversas atividades e elementos da organização, na busca para se atingir os objetivos institucionais.
     • CONTROLE FINANCEIRO: É a mais tradicional forma de controle do desempenho organizacional. Isso porque, além de os recursos financeiros serem um parâmetro de fácil mensuração e controle, o objetivo final da maioria das organizações é a geração de lucros. Entre os instrumentos de controle financeiro mais utilizados estão:  demonstrativos financeiros: usados para registrar o valor monetário da movimentação de bens e serviços na organização.  análise de índices: ferramenta auxiliar de controle que ressalta determinados aspectos de desempenho da organização e do ambiente externo.  orçamento: instrumento de planejamento que indica atividades organizacionais importantes e os recursos alocados para cada atividade.
       • SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG): Os sistemas de informação gerencial (SIGs) são sistemas computadorizados que processam os dados e disponibilizam informações aos gestores, de forma regular e contínua. Os SIGs também têm a função de monitorar a informação e selecionar apenas aquela com potencial para se tornar uma informação gerencial. A função dos SIGs torna-se mais relevante na atualidade, em virtude da enorme quantidade de informação à qual todo gestor está sujeito em seu dia-a-dia. Dessa forma, torna-se imprescindível a utilização de ferramentas que organizem e provejam informações de forma útil e rápida, inclusive em tempo real, para verificar o que foi planejado e executado.
         • BENCHMARKING: Processo contínuo e sistemático que busca comparar práticas e métodos de trabalho de uma organização com os de outras empresas, de forma a identificar fatores que conduzam a um desempenho superior. Tem como propósito promover o aperfeiçoamento de processos organizacionais por meio de comparações de desempenho com outras organizações consideradas excelentes na execução de suas atividades. Existem três modalidades de benchmarking: • Benchmarking organizacional. • Benchmarking de desempenho. • Benchmarking de processo.
           • AUDITORIA: O termo auditoria diz respeito ao exame pericial, sistemático e independente que tem como objetivo avaliar a eficiência e a eficácia dos vários sistemas de uma organização. A atividade de auditoria não se limita apenas a evitar fraudes e manipulações contábeis. Pode ser: • Interna: consiste em um processo de verificação e avaliação dos sistemas e procedimentos realizada pela própria organização, com o objetivo de examinar e avaliar a adequação e a eficácia dos controles internos organizacionais, a fim de minimizar as probabilidades de fraudes, erros ou práticas ineficazes. É independente e se reporta à alta administração. • Externa: realizada por auditores externos contratados especificamente para desempenhar essa função. Nesse caso, os auditores são mais isentos e têm menos conflitos de interesses.